如何让项目准时上线 - 续篇

上次写如何让项目准时上线时，提出了一个问题，是不是做到文章里说到的这些就能保证项目能准时上线？

其实，并不一定。因为导致项目延期的除了上次讲的那些，还有很多，今天再讲两个非常常见的问题

一、老板在项目开发过程中修改需求。

老板频繁改需求意味着老板并没有把需求想明白，所以才会想到一件事就改一下。我遇到的很多频繁修改的老板需求，需求还是那个需求，只是实现的细节一直在变。所以如果公司老板已经养成随意改需求的习惯了，那管理者一定要注意沟通方式，直接拒绝肯定是不妥的，更好的处理方式是引导老板去确认需求细节。

这个确认的过程主要还是靠项目负责人去想细节，老板只是做确认。我的应对方法分为三步：

1、理清楚项目需求。

首先搞明白需求的目的，然后要弄明白需求的细节。越细越好。如果老板没有让你当场答复能不能做，那就不要回复，回去后先把细节写出来。再来评估。

在评估的过程中，你可能会发现需求的很多不合理之处，这个时候一定要把自己的想法反馈出来。可能在反馈的过程中，老板自己会放弃项目。

有时候你会遇到一种情况，那就是你觉得不可行的一个需求，老板却坚持要做。这种情况，只要不违法，那就是一定要做的。公司是老板的，老板会承担项目的结果。所以他有权决定做什么，不做什么。身为项目负责人，在未决定做之前，你的职责是帮助老板想清楚。决定做之后，你的职责就是贯彻执行老板安排的任务。除非你准备放弃这份工作。

2、评审确认需求。

临时插入的需求，那么因为涉及到原来的项目计划变动。所以这个时候要把原来的项目进度反馈老板。

在反馈之前，项目负责人先找需求相关人员先简单过一下需求。然后准备两套方案。一套是完全按照老板的需求功能去实现。另一套是需求的简化版本，完成能达成需求目的的一个点或几个点。我们要想办法说服老板使用第二套简化版本。插入的需求越复杂，时间越不可控。反之，这个版本做完后，后期还可以做迭代再完善。

3、变更项目计划

老板确认需求后，再开一个项目变动会议，把新插入的需求计划同步到组内。有条件的可以安排老板参加需求评审。参加评审的目的是想让老板真实的看到因为一个临时需求的变动，我们需要改变多少个地方。一定要在会议上把所有需要更改到的计划都明确好，项目整体计划，研发计划、设计计划、测试计划、转测试时间、上线时间、重要里程碑完成时间等

特殊情况

这是正常插入或变更需求的流程。有时候也有一些非正常的情况。比如加了需求，上线时间还是要求不变。

这种情况作为项目负责人一定要心里有数，对项目有清晰的认识，如果只是加一两天班到还可以接受，如果工作量很大，需要连续加很久的班，那肯定要拒绝。要有意识地让老板明白一个道理，长期加班不仅不能提升工作效率，反而会因为连续加班导致项目出错率更高。

如果确实项目很紧急，可以选择砍掉一些不重要的需求。同时可以想办法争取更多的资源。比如其他项目组里调人，或者看看手头上能不能外包出一部分简单的工作。另外就是从节省现有项目组成员时间入手。申请一些项目津贴，买零食、下午茶、晚上提供更好的加班餐、晚上打车报销等。

二、大家都很忙，产出却很少。

项目管理经常遇到一个问题：为什么大家都这么忙，产出却那么少？这主要是员工的工作效率太低了。

员工效率低有两方面原因：

一、公司组织层面有问题

比如因为公司组织问题导致工作效率低，每个公司的问题并不一样，比如：频繁的开会。时间都浪费在了会议上；频繁的加班，导致工作效率变低；这类公司组织问题，个人很难解决。以后有机会再写。

二、个人时间管理出了问题。

这个忙，可能只是看起来忙。时间大多数都被浪费了。

时间管理

你真的很忙吗？

先问一个很扎心的问题，你真的很忙吗？现在手机和电脑都有记录使用时间的应用，记录你在每个软件里花费的时间长短。如果你的时间都用于工作，那大部分使用时间应该在程序编辑的软件里。你可以看看，自己的时间到底花在哪里。

如：没有计划的做事；经常被一些小事情打断；上班荒废时间，习惯性地把工作安排到加班等；

最常见的一种就是时间浪费了。比如你计划上午完成 xx 工作，但在做之前刷了个娱乐圈的新闻，刷着刷着就到了下午。就好像有个时间黑洞，一直在消耗你的时间。时间黑洞的产生来源于人的大脑天性喜欢做简单的事情，所以在工作和刷朋友圈之间，它天然会下意识的选择刷朋友圈。而想要改变，需要人为的控制。很多人做事不主动，走出不了舒适区也是这个原因。

要解决个人时间管理问题，总的来说有三步：

第一步，记录时间。

分析时间都花到哪里去了。

第二步，制定计划

今天要在什么时间完成哪几件事情，实际上是在什么时间完成了哪些任务。对比一下计划和实际情况，找差异原因。哪些任务为什么能准时完成？另一些为什么不能？

在复盘的过程中，我们还可以得到几个关键指标：

• 什么时间段做事的效率最高？比如：上午 9-11 点，晚上 10-12 点。

• 什么时间段做事效率最低？比如：下午 3-4 点

• 有效工作时间为几小时（在做工作相关事宜的时间）？比如：4 小时

• 关键任务花费的时间占有效工作时间比有多高？比如：40%

• 不在计划内的事情占用了多长时间？比如：5 小时

第三步，制定改进计划

根据关键指标制定改进计划。

• 制作每日清单。把关键任务的占比时间提高，且安排在最高效的时间段里去做。

• 在效率最低的阶段做非关键任务。比如沟通需求、做简单重复的事情。

• 减少闲杂事打扰，比如 关闭 QQ、微信的提示音。非工作群设置为勿打扰。

• 对新插入的工作，先记录后在统一安排时间做。
  

• 最后，就是多做复盘，一个好的时间使用习惯，需要持续不断的刻意练习，最终才能变成生活习惯。

时间管理除了提升时间的效率外，还得提升时间的使用质量。毕竟，在公司里，老板最终看的是你创造了多少价值，而不是做了多少件事。我们可以借助“时间管理象限”来弄清楚做什么与不做什么。

时间管理四象限法则

时间管理四象限法则就是把事情按重要、紧急二个维度分为四个象限：

重要而且紧急：安抚愤怒的客户、线上出现的 bug、到了截止日期还未完成的任务等。这类问题要立即去处理，但解决问题后，还要去解决问题背后的原因。

重要但不紧急：制定工作计划、制定编码规范、产品相关文档、对产品测试、需要重构的代码、过几天要交付的任务、培训等。这类任务要集中精力、在最高效的时间段里处理。

不重要但紧急：骚扰电话、无关紧要的活动、修电脑打印机等。这类事情直接拒接或交给其他人去做。除非你把它当做放松。

不重要而且不紧急：无聊的事、无关紧要的事、闲聊、消遣活动等。这类事情适当的做，因为人的精力有限，需要适当的放松。但要严格控制时间。

注意事项

• 在使用四象限法则时，要先制定待办清单，从清单里把所有任务按重要、紧急放到对应象限里。

• 重要紧急的事情一般都是由于重要不紧急的事情做的不好导致。多做重要的事情，就会减少紧急的事情。

• 任务的紧急与重要程度，是根据需求目的和项目整体计划进度来的。新人可以让上级来安排优先级。

• 为了应对突发的重要紧急的任务，在安排项目任务时，不要排的太紧，需要预留一部分时间。

• 即时更新代办任务，不管是新增还是完成任务，都要及时更新。推荐使用 teambition、worktile、tower 之类的项目管理软件。

• 如果只是整体待办任务，区别优先级时间也不会变少。关键是整理后，把不重要的任务剔除掉。要学会拒绝 + 授权。

最后，如果时间还不够，还是得从源头解决。比起正确的做事，做正确的事更重要。尤其对于项目管理者来说，需求是无限的，如何筛选出最”正确“的需求是非常难的一种能力。