轻量化项目管理思路

在项目管理过程中，我们多以剪裁 PMP 的项目管理方法在实际项目管理中进行应用。笔者认为，从项目核心的内容来看，我们可以围绕需求管理、问题管理、任务管理进行轻量化的项目管理，在此基础上再对利益干系人、风险、成本、质量、进度进行管理。

在项目管理过程中，我们容易混淆需求和问题。简单的来说，需求是有和无、好与差的范畴，也就是说这个需求要么有，要么没有，要么有了不够满意，满足需求的过程主要是让用户更满意。需求具有模糊性，满足到什么程度算是满意，有时会受到主观评价的影响。

问题则是对与错、是与非的范畴，也就是说问题一定是有错误发生了，修正错误的过程是解决问题的过程。解决问题是为了消除用户的不满意。问题通常是确定、明确的，解决了就是解决了，没解决就是没解决。

所以，在项目进行过程中，我们很有必要要界定清楚用户提出的是需求还是问题。需求和问题如果混在一起，我们就不容易梳理出事情处理的优先级，也不容易界定项目范围。

那么在项目过程中如何让项目成员包括用户方便的区分是需求还是问题，以便分别进行管理呢？

笔者认为可以这样来进行说明，我们以前分析过，需求后面一定带着一个 Why（为什么），也就是目的，需求一定是用来实现某个目的的，那么我们可以要求用户在提需求的时候必须输入目的（也可以写明如果不满足会产生什么影响）。

同样的，对于问题，既然是错误，那么就一定有正确的是什么，我们可以要求用户在提问题的时候描述正确的应该是什么，这样就比较容易进行区分了。我们可以用图做如下表示：

备注：我们也可以更为简单的区分需求和问题，需求一般可以描述为我想要什么，而问题可以反过来描述成我不想要什么。

项目的本质就是满足需求和解决问题的过程（前提是项目范围内的需求和问题，所以项目的范围界定是非常重要的，范围蔓延的项目，是很难做好的），因此我们围绕需求和问题来做项目管理的思路是没问题的，我们也讨论了如何界定是需求还是问题，我们就解决了项目管理中结果管理（需求的满足和问题的解决都是结果导向的）的问题。

项目管理除了结果管理外，我们还得关注过程（笔者认为从人生角度来说，更应该关注和重视过程，因为人的生命的结果都一样，也就是更应该重视生命体验），那么过程管理的载体是什么呢？笔者认为我们可以把任务管理作为载体，任务来源就是需求和问题，因此我们第三个项目管理的载体就是任务，任务可以理解为工作计划的具体化。完成任务的目的是满足需求和解决问题。

这样的话，基于项目管理的三个载体：需求、问题、任务，我们就可以搭建起一个轻量化项目管理的体系，为了便于理解，我们图示如下：

有了这个轻量化的项目管理体系，我们就可以用想用的工具具体去执行了。不管是 Excel 还是专用的画板类的工具，都是可以的。

这个思路其实可以扩展到任何一个事情的处理上，因为我们在工作和生活中遇到的各类事情，要么是满足需求，要么是处理问题，有必要先界定清楚到底是满足需求还是处理问题。

因为界定不同，处理方式是不同的，如果是需求，那么第一步就要弄清楚需求到底是什么，要挖掘背后的目的，如果是问题，那么第一步就要了解正确的是怎么样的，这样的话，我们在处理事情的时候，第一步就没有走错，处理事情的效率和正确率就会得到提高。

最后，还有重要的一点需要说明。处理问题，往往是一方的责任，压力就会转移到解决问题的一方，因为大家通常的认知是谁造成了问题，谁解决问题。这是信息化项目中体现的比较明显，只要是问题，往往是乙方负主要责任去解决，压力也主要在乙方，相信做乙方顾问的朋友都有比较深的体会。如果是满足需求，则往往是甲乙双方合作一起完成，因为甲方也会认为需求满足是需要双方配合的，本来项目组就包括双方人员呀。这样责任和压力由双方一起承担，更有利于项目目标的达成。

所以，笔者认为，在项目管理过程中，有必要尽可能的把问题转换为需求，凡是无法明确正确的应该是怎样的事项，都应界定为需求，从而尽量把双方的力量聚集在一起，更有利于项目目标的达成。

这一点，当然对乙方是有利的，因为这会使甲方更谨慎的提出的需求，提出的需求也更为合理。因为如果界定为问题，则甲方通常会感觉无任何责任和压力，就会非常轻易提出，而一旦转换为需要双方都要承担和投入的需求，提出方本身也会变得谨慎，这无疑对项目范围的管理是非常有利的。其实这对甲方也是有利的，如果一个项目需求无边无际，问题无穷无尽，最终对项目整体也是不利的，其实最终损害的是甲乙双方。