安克创新每一个“五星好评”背后，有怎样的流程管理？

2022 年 8 月 10 日
浙江
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安克创新成立于 2011 年,是国内营收规模最大的跨地域消费电子品牌企业之一,专注于智能配件和智能硬件的设计、研发和销售。

从 2011 年初创时的几个人到如今的 4000 人,从最早的单一品类产品研发,发展为多品牌、多品类的系列产品矩阵,如今的安克创新面临着更为复杂的组织创新挑战,也对项目管理提出了更高的要求。2020 年 8 月,安克创新与飞书项目开启了共创合作,尝试通过飞书项目进行敏捷场景下的需求、项目管理。安克将项目流程管理从之前繁重的电子表格整体迁移到了飞书项目,极大地提高了工作流程运行的严谨性和效率。

在安克创新内部初尝飞书项目的是 IT 部门的软件研发场景,从一个简单的需求开始,经过小半年的不断实践、迭代,安克在飞书项目搭建起了「CIO 驾驶舱」, 将管理动作直接嵌入飞书项目,高效获取项目运行风险点和一线员工动态。同时,飞书项目也将安克创新敏捷且数字化的管理理念深度集成在系统中,提供了一整套的数字化敏捷 ROADS 体验。

每一个“五星好评”背后,有什么流程?

对于消费电子行业来说,在电商平台上每一个来自真实消费者的五星好评,都是公司最宝贵的财富。而除了五星好评,安克创新更关心的,是探索这些五星好评背后的组织方式:通过什么样的流程,才能管理出这样的结果?

某海外电商平台的安克消费者五星好评

安克创新认为,要持续不断地升级优化产品,必须要通过流程科学化迭代。因此安克创新在大量场景,都设置了缜密的流程。以输出一个产品的详情页为例,在这个过程中需要设计、运营等多个角色的协同合作。

安克创新一直尝试把优质产品背后的各种组织方式,通过一套流程和方法固化下来,进而让组织里不同角色的人,可以在一起合作发挥出更高的水平。

过去,安克创新使用电子表格来管理工作,通过不同的业务表单,手动记录有多少工作,谁在做,以及做到了什么阶段。但是,这样的记录方式非常分散固化 ,流程中的项目执行者无法了解自己上下游的工作,新人学习成本极高,要查看项目进度需要一个表格一个表格打开手动查数据,成功的项目管理经验也很难沉淀下来。

与飞书项目合作后,安克把项目管理全部搬上了飞书项目,并且把流程与角色一一对应起来。项目流程实现了可视化管理,成功的项目管理流程也可以在飞书项目中沉淀下来了。

此外,项目进度管理再也不需要再去表格里人工查找,而是在一个统一的项目管理视图直接查看,极大地提高了战略落地、项目流程运行的严谨性和效率。

项目管理「驾驶舱」,解决了哪些痛点?

将项目流程沉淀在飞书项目上之后,安克创新还通过视图管理,搭建起了项目管理的「驾驶舱」。

就像汽车和飞机的驾驶员会通过驾驶舱内的各类仪表盘观测机器运转健康情况和潜在风险,项目管理也需要一个类似的驾驶舱,把控整体项目进度和风险情况。管理「驾驶舱」一般会通过一系列量化指标反映企业运行状态,让企业高层能及时、准确把握企业发展方向,为管理层的决策提供依据。

安克创新建立了缜密的项目流程系统,但当流程和角色变得复杂时,流程进度和风险点很难追溯。在使用飞书项目之前,安克创新的 IT 部门只能通过周会/周报的形式获取重要项目进展,或者在表格中手动查询项目进度,但由于部门工作沉淀分散,没有可以度量全部门工作内容的系统,项目管理比较割裂,统计工作繁重,跟踪反馈也不够理想,具体来说:

·缺乏对项目推进的全局把控。部门没有搭建起全量工作看板, 对 120 多个员工的工作没有直观感受和概念 , 管理者也很难直接触及到一线员工的具体工作;

·周报颗粒度粗、项目追踪难。业务团队管理者填写周更新事项时,无连续性,不全面,比较随机,更无法追遡,周例会上一些团队讲到自己部分也会直接说,“没有特别要提的,过”;

·项目实施细节获取难,缺乏对具体实施人的感知。项目具体细节只能通过团队负责人在和部门很多员工一对一沟通获取,但是由于一对一的沟通形式比较正式,很难感知到详细的事项以及大家的真实心声。

管理动作嵌入飞书项目,周报质量提升 10 倍+

使用飞书项目后, 安克创新将部门大大小小数百个项目和日常运营都在飞书项目中积累了下来, 通过飞书项目的表视图中的筛选条件和分组字段,安克创新成功地搭建了 CIO Portal 的驾驶舱视图, 可视化整个开发链路的价值流动, 辅助风险点识别,优化过程中受阻环节,驱动团队目标完成。

管理层在需求管理过程中,可以根据周会、晨会等使用场景自定义团队视图显示内容,以跟进项目开发或团队项目处理进度。

通过飞书项目的视图,团队中的不同角色也可以根据实际使用偏好,自定义需求清单和显示条件,创建视图,与项目组成员分享协作,让团队真实提效。空间管理员可以根据不同的角色与场景,自定义设置表格列与视图条件,创建系统视图,默认放置到全空间成员的左侧导航栏,作为模版便于各角色便捷使用。

除了视图,飞书项目也通过原生集成的度量功能提供了丰富、灵活的图表,赋能项目对各项重要指标进行实时度量,并驱动项目持续完善,为管理层进行数据驱动的决策提供有力支撑。

新的“驾驶舱”上线后,基本解决了之前的问题,来听听安克创新团队负责人的心声:

·飞书项目的数字化敏捷运作,累计了部门大大小小 200 多个项目和日常运营 ,加强了对部门工作的认知,也走近了 IT 的每个小伙伴,“ Review 完所有(工作内容)后,才发现之前有一半的工作没有听过。”;

·抓大放小 :在 200 个项目基础上创建自己关注或重点项目的视图,现在的 CIO Portal 有 60 个项目每周重点跟进和 Review;

·现在团队管理者将管理动作嵌入飞书项目 ,更透明化, 相比之前的周报质量提升超过 10 倍,基本解决之前的管理痛点,还可根据风险高低来下钻留评管理;

·通过飞书项目中各个项目的实施人留评互动, 了解细节的同时,还能更好的关注到毎位同学的工作和成长。

PMO“再也不当人肉小闹钟”

不止团队负责人,安克创新负责组织周例会的 PMO 同学,也终于从繁重的“催周报”工作中解放了出来。

之前,PMO 需要在会议前一天疯狂跟催大家更新周报, 人肉小闹钟晚上 10 点还在确认大家的更新情况; 并且由于周报内容很多,分了五六个主题,每个主题的负责人需要提炼和汇总内容更新到周报中,之后再由团队管理者在周报中更新本周的重点总结,费时耗力, 且在周会上 Review 的程度不高。

目前安克创新的 IT 部门会议打开方式是这样的,飞书项目成为了大家日常工作、会议中必不可少的一环;

通过飞书项目的视图功能,现在在周会上就可以直接打开飞书项目, Review 各职能线的风险事项,会议上快速决策、给出建议和推进策略。

飞书项目可以通过子任务直接提交交付物,因此周会上重点事项的说明, 可以直接在飞书项目视图中打开关联文档,识别重点信息。

每周四部门各项目组和职能线可以在开周会的同时, 就在飞书项目上同步更新进展与风险 ,团队负责人也不需要再单独花时间重复更新周报内容了。

敏捷且数字化的管理理念

安克创新目前在 100 多个地区拥有 1 亿以上的忠实用户,核心理念是为用户创造价值。围绕于此,安克创新一直践行敏捷且数字化的管理理念,构筑极致用户体验-ROADS。

因此在项目管理工具的选择上,安克创新也非常重视极致的体验。在飞书项目的使用过程中,安克创新很认可飞书项目提供的一整套数字化敏捷 ROADS 体验。

信息时代的用户体验需求可归纳为五个特点:实时,按需定制,全在线,自助服务,以及社交分享,即:REAL TIME, ON DEMAND, ALL ONLINE, DIY, SOCIAL,将各首字母组合即为 ROADS。

R- Real time:实时

消费电子行业是一个“速生”“速死”的行业,安克创新广受欢迎的不少产品例如充电宝、耳机,都是竞争非常激烈的品类。因此,能够及时反馈用户的需求,把握关键工作的推进非常重要,重要工作节点需要及时流转更新,并一对一通知到相关责任人。

飞书项目能够完全满足安克创新项目管理中实时反馈与通知的需求。飞书项目与飞书 IM 深度集成,通过自动化通知的设置,所有项目的状态变更、进展同步、评论区回复,被点名 @等内容都会收到飞书消息提醒,真正实现了项目管理的“实时零距离”。

O- On demand:按需定制

对于安克创新这样一家企业,由于产业链条长,产品种类繁多,每个项目都需要众多参与者协同工作,才能给消费者交付真正满足他们需求的产品。因此,对于项目的每一位参与人来说,如何快速在众多协同项目中定位工作内容,把握工作优先级和风险点就显得异常重要。

飞书项目支持非常灵活的配置和使用,可以按需更新和管理进展,个性化定制项目风险反馈和进展视图;比如安克不同角色可以在视图中设置项目更新的单双周更机制,并且定制不同的 PDT 视图,按需管理,给每一位项目参与者都量身定制自己的工作看板。

A- All online:全在线

对于制造行业来说,数字化转型早已经是大势所趋。为了配合制造各环节的敏捷数字化转型,项目管理全流程也需要实现全在线的管理。

通过飞书项目,安克创新可以将繁重的线下的工作全部移到线上进行管理,目前 IT 部门 90%的项目都已经成功通过飞书项目跟进管理 ,部门墙被打破,每位项目参与者都可以看到流程上下游的工作是什么,看到二级部门在搞什么大事情,以及项目的具体进展;管理者也可以通过项目管理沉淀的数据进行项目健康度分析,真正实现数据驱动决策。

D- DIY:自助服务

安克创新一直非常注重用户体验,这就要求在业务开发优化的全流程中,都能够“以用户为核心”。因此,每一位员工的意见和工作反馈都对安克创新非常重要,安克创新也希望在项目管理的过程中,提升每位参与者的自主性。

飞书项目致力于让参与者参与项目,进行更自主地推进和管理,每个项目参与者都可以在负责的节点自主更新流程进度,真正做到了对自己的项目负责。安克也希望通过在飞书项目的使用中,逐渐培养员工对项目进度 Review 和更新的习惯,管理者则可以通过评论互动提供相关支持。