数字化工具是数字化转型很好的切入点，但是千万不要只见树木不见森林|DBT How

在数字化转型的过程中，越来越多的组织开始注重员工赋能的重要性，而员工赋能一个非常好的切入点就是打造员工使用的数字化工具。但是，在实践数字化工具的时候，也发现了一些认识上的常见误区，容易导致为了工具而工具，使得数字化工具的效果大打折扣。

一、为什么需要数字化工具？

在数字化转型的流程驱动阶段，流程的重构是线上化非常关键的工作之一。但是拉通了主干流程后，我们会发现还有一些行为和数据是缺失的，而这些缺失的环节一般都是过去信息化建设阶段所忽视的末端。如果我们分析后认为这些行为和数据是需要收集或规范的，那么就需要设计一些数字化工具供员工使用，以便将相应的业务行为和数据记录下来。

到了数据驱动阶段，要做到“有数、用数、治数”一个很重要的原则是以用促建，我们需要把已有的数据提供给员工用，帮他更好地展业，提高他的工作效率。与此同时，在用的过程中，他也会丰富数据的维度、核对数据的正确性、并反哺一些新的数据，这样才能形成一个“养数据”的正向循环。

因此，数字化工具是为了让我们能够更好地连接员工，之前讲的比较多的是连接客户，但是连接员工也同等重要，客户在线了，不连接员工如何实现服务在线呢？不连接员工，数据怎么收集，靠行政命令去定期收集然后批量导入吗？

之前，我在总结城市数字化转型经验时曾提出数字城市三要素的概念，其中一点就是数字化用户连接，对应到组织里就是客户和员工。

因此，数字化工具是打通流程末端和使用/收集数据的一个重要手段及切入点，目的是达到全业务在线。《华为数字化转型》一书将数字化企业总结为四个关键特征：连接、在线、共享和智能，数字化工具可以看作是支持连接、在线这两个特征达成的重要手段。

二、常见误区

那我们应该如何来设计和使用数字化工具呢？

在这之前，我们可以先来看看数字化工具建设过程中常见的几个问题，误区解决了，自然而然也就有了正确的打开方式。

1、为了设计工具而工具

很多人一看数字化工具很好，也恨不得立马设计几个工具出来，好像这样数字化转型的问题就都给解决了。这就有点东施效颦，没有真正弄明白数字化工具是为流程和数据服务的，所以在你启动每个数字化工具之前，请回答一下以下这些问题：这个工具将在哪个流程中，被谁（用户角色）用，应用场景是什么，希望记录什么关键行为和数据？

2、不要设计“妈妈觉得你冷”的工具

很多工具，都是领导拍脑袋想出来的，觉得这个员工应该需要，所以设计工具一定要服务员工，不要盯着领导，一定是员工实际需要，愿意使用的。

3、片面追求高大上，忽略实用性

在工具的设计上，过分追求高大上，觉得数据越多、界面越酷炫越好，但是却忽略了实用性。请问，这个工具设计出来到底是为了汇报好看，还是真正想给员工使用？其实，在员工日常工作中，有很多很基础、使用频率非常高的基础功能，这些功能（比如 OA 中很多功能）做好了也都是功劳一件。试想一下，如果员工订个会议室还得在一个本子上手填，你告诉他要给他开发多么牛逼的工具，你告诉我你要是员工你心理活动是什么。

4、忽视制度保障

前面说了，数字化工具是为了打通流程末端和使用/收集数据，很多时候难免会涉及到对员工行为的规范和引导，比如之前我见客户，就喝喝咖啡、侃侃大山，你现在让我要使用一个工具，那么凭什么？这些问题，不是数字化工具能解决的，是需要同步配套的组织管理制度，如果制度不到位，最好还是别推数字化工具。制度解决不了的问题，单凭 IT 肯定也无能无力。

5、以为工具很好做

数字化工具这个名字取得不好，会让人误以为是工具（所以，称之为数字化界面应该更好一些），相对容易开发，其实不然。它就好比冰山露出水面的部分，只是冰山一角，背后需要考虑如何和主流程及数据中台进行有机衔接。而且，数字化工具设计出来后是希望业务人员能在实际工作场景中频繁使用的，所以对用户体验的要求是非常高的。如果一个工具一个月用一次，不好用我能忍，但是一个要求天天用的工具不好用，我不能忍。

因此，数字化工具的开发不仅仅只是一个 IT 工具的开发，需要懂业务，要紧贴业务人员实际工作场景的。

三、应该怎么设计和使用数字化工具？

1、数字化工具是流程的一个有机组成部分

对于数字化工具，一定要牢记的一点是：数字化工具是流程的一个有机组成部分，就好比神经末梢一样，是连着中枢神经的，而不只是一副好看的手套而已。

记得多年前，为了方便大家日常记账，有一些个人记账软件，有很多软件都设计得很好，用户体验也做得不错，但是无论怎么设计，它始终是脱离于个人日常消费的，也就是我必须每天在消费之余，再额外将当天的消费情况记录进软件。可是到了现在，有了微信或支付宝，在消费的时候就直接使用它，然后每天、每月的消费明细就自然而然地记录下来了。

因此，对于数字化工具一定要全局规划，数字化工具的建设一定要基于流程的梳理，看梳理下来，有哪些缺失的行为和数据是一定要记录和收集的，那么就应该提供相应的数据化工具让员工的行为和数据在线化，千万不要“只见树木不见森林”，为了工具而工具。

数字化工具一定是要嵌入到流程中的，不是离散的，可以按照角色细化其行为和使用需求。

2、赋能、赋能、赋能

在设计数字化工具时，一定不要只想着管控、规范员工的行为，而要本着赋能的想法。任何工具，必须首先能让员工高兴用 ，最好还有爽点，这样才能顺利地把需要的数据、行为记录下来。

3、先打通主干流程，再考虑末端数字化工具

末端的数字化工具是服务于主流程的，因此在建设的顺序上，一定要先打通主干流程，再考虑末端数字化工具。任正非对此曾有非常精辟的思考：“我们在流程化建设上的思路是很清晰的。高速铁路、高速公路一定要标准化，而上下车方式或者接入方式可以千变万化。所以，我们强调在主干平台、主干系统中一定要简单、清晰、快捷、安全。但是在接入系统的那一部分，我们允许灵活机动。主流程要为大流量服务，而不是为小流量服务。”

4、做一个，用一个

前面提到工具要服务于员工，那如何去知道某个工具是不是员工真正所需要的，有一个小技巧：因为对于一些强需求的工具，员工肯定是已经在使用各种各样的方法进行满足，比如是否已经有人在用 Excel 整理数据等等。所以，如果是真正员工需要的工具，可以采取“小步快跑”的策略，实现一个，就上线一个，让员工尽快使用起来。

5、组织保障先行

不管是什么类型的数字化工具，也不管其用户体验有多好，在使用的过程中，特别是切换初期，一定会涉及到员工行为的转变，也一定存在不适应的地方甚至反对的声音。另外，数字化工具还承载着行为的记录和数据的收集，那么这些数据的质量如何保障，肯定会涉及对相关行为的规范，而这些都是需要配套的组织机制来进行保障的。

最后，数字化工具只是数字化转型的一个好的切入点，不能代表数字化的全部，不能过于陷入到数字化工具的建设过程中，出现“只见树木不见森林”的情况。比如主干流程的梳理和持续优化、数据中台的建设、商业模式的创新、业务变革，这些数字化转型最核心的事情一定要持续不断地去做。