【干货】知识共享的障碍及解决方法

由于企业中各个部门和员工之前在工作内容及工作性质上都会存在差异，因此在实施知识管理的时候难免会出现一些问题，本文会将可能出现的问题进行梳理。

知识共享的障碍

不乏证据表明知识共享对于健康和成功的工作环境是不可或缺的。鼓励知识共享和实施有利于促进这种环境的政策和提升您的公司文化是非常必要的。

然而，伴随着巨大潜力而​​来的是必须克服的重大障碍。为了制定创建您设想的知识共享网络的计划，您必须首先了解这些计划与现实之间的障碍。

1. 知识孤岛

知识或信息的孤立对您的组织构成重大威胁。

那么，这些信息孤岛是什么，它们为何如此具有破坏性？

想象一下你回到了高中。每个人都被自己独特的派系所吸引。在这些小圈子里，事情是好的——人们相处得很好，他们合作得很好，而且大多是一帆风顺的。然而，当被迫一起工作时，各个社会群体几乎完全不相容。

公司内部也可以存在同样的动态。但是，您的组织内有各个部门，每个部门都有自己的文化、知识和心态。当您尝试融合不同部门（这是知识共享的必要条件）时，摩擦是显而易见的，并且由于这些知识孤岛，工作效率还会大幅降低。

当然，这种孤立主义的心态几乎不是个人主观故意的。相反，当部门专注于他们不同的目标时，它自然而然地就会产生，由于知识孤岛是自然发生的，因此采取有意识的步骤来抵消它们就显得尤为重要。

2.知识囤积

虽然知识孤岛通常是无意形成的，但知识囤积却完全相反。当组织内的员工故意不共享关键信息时，就会出现这种知识共享障碍。

这听起来可能是一种罕见或不寻常的情况，但事实是，这是许多公司遇到的相对正常的现象。因此，了解员工为何将重要信息保密的根源至关重要。

员工倾向于囤积知识的主要原因有三个——竞争、恐惧和影响力。通常，这些动机可以追溯到你的组织文化中无意中鼓励这种行为的东西。

例如，员工可能希望在同龄人中获得优势以取得个人胜利。他们可能害怕对他们在工作场所的贡献做出负面反应。他们甚至可能会保留信息，以使自己在自己的位置上不可替代。

3. 缺乏机会

随着远程工作变得越来越普遍，知识共享的新障碍出现了——由于社交互动有限，严重缺乏机会。传统上，员工有机会在休闲和专业的基础上打成一片、聊天和交换信息。从论坛到官方会议空间，社交互动无处不在，有利于分享。

现在由于疫情，越来越多的团队成员在家工作。默认情况下，这意味着更少的偶遇、社交互动和有增无减的知识共享。并不是他们在囤积知识，也不是信息孤岛随机出现；相反，他们根本没有机会像在传统办公室环境中那样自由地与同事们进行交谈。

如何鼓励企业员工进行知识共享

鼓励知识共享的好处应该是显而易见的。知识共享对于一家成功的公司至关重要。问题在于克服我们上面提到的障碍，这些障碍对释放公司和团队的全部潜力构成了一些非常现实的挑战。

那么，您将如何促进知识共享和释放组织的全部潜力？

每家公司都是不同的，您的方法应该适合您独特的组织环境。话虽如此，有一些简单的方法可以在您的工作场所内启动知识共享。

1. 建立促进知识共享的文化

 通常，我们无法认识到通过分享这些专业知识和经验可以在多大程度上以及以何种方式相互帮助

那么，您如何创建一种促进知识共享的公司文化呢？

您必须为您的公司制定明确的使命和愿景，以此为重点，在整个组织中建立共同的成长心态，并在您的员工中灌输共享意识。

此外，重要的是要记住，知识共享是为了关于建立关系和促进人与人之间的合作。当分享知识的文化被接受并融入您公司的 DNA 时，让员工不断分享他们所知道的变得更加容易，因为这成为了您的业务的一种方式。

2. 让分享和保存知识变得容易

文化只是一个概念，除非它成为被赋予付诸行动的工具。如果没有适当的资源，这些计划在很大程度上仍是梦想。

因此，您需要使您的员工能够有效和高效地分享他们所拥有的知识。这意味着需要为他们提供促进日常知识共享的渠道、平台和空间。通过建立多种知识共享途径，您可以为员工提供没有任何障碍的灵活性和交流机会。在远程工作变得越来越普遍的社会中，多种通信渠道的可用性更加重要。

知识共享应该能够以自由和有组织的方式进行。虽然您的员工应该全天随时交换信息，但安排时间通过签到、每周会议等方式分享知识，但与这种交流相伴的应该是保存所共享的知识。通常被称为知识资产，存储可以随时间访问和共享的信息对于公司的寿命和知识的持久性至关重要。

在促进和保存知识共享方面，新兴技术占据中心位置。当这些工具在组织层面实施时，信息传输和存储的便利性进一步鼓励员工接受知识共享。

3. 集中你的知识创造单一的真理来源

以一种所有团队成员随时都可以访问的方式集中组织积累的知识，同时确保知识是准确的、组织良好的和最新的，这就是技术和创建知识共享系统发挥作用的地方。

虽然有几种类型的知识管理工具可用于您的单一事实来源，但如果您想让个人真正轻松地共享知识，那么使用知识库软件创建内部知识库将是最有益的. 

借助知识库，您还可以：

• 限制对某些员工的控制访问，以确保只有具有适当权限的人员才能访问或编辑知识内容

• 由于卓越的搜索功能和知识库的结构，用户可以在需要时轻松找到所需的信息

• 可以访问详细的分析，这将使您更好地了解知识是如何共享的以及您可以做出哪些改进

正如我们在本节开头提到的那样，有效地共享知识意味着所有知识资产都需要随时可供需要它的人轻松访问。这样做的第一步是创建一个单一的数字空间来容纳流经您组织的所有知识。

如何将内部知识库用于知识共享系统的一个示例包括共享显式知识，例如培训手册、标准操作程序、流程文档和解释性概念文章。您还可以使用知识库以视频格式共享隐性知识，以显示有关如何完成特定任务的分步教程。 

4. 定义角色

当每位员工积极参与时，知识共享文化就会蓬勃发展。默认情况下，每个团队成员都有一个角色，而这个角色就是不断寻求分享和接受知识。

但是，有时必须使用更有意、更有针对性的方法来推动这些努力。无论是解决需求领域还是创建特定的学习计划，有时都会出现在您的知识共享计划中定义角色的需求。

当实施更多有意的知识共享计划时，需要定义角色。这只是继续和加强您正在努力建立的知识共享文化的另一种方式。

5. 知识共享工作流程的标准化

通过多种渠道促进知识共享是鼓励思想和信息在整个公司内自由流动的关键。文档、交付、接收、演示和知识改进都是更广泛文化中的关键过程。

然而，如果这些步骤以杂乱无章的方式进行，那么确实发生的知识共享就不会得到优化。为确保团队的努力不会白费，每次分享知识时都必须采用一致的战略方法。

标准化工作场所共享知识的流程可以消除任何差异和随之而来的混乱。每家公司的工作流程都是独一无二的，但有一些重要的指导方针可以指导您创建标准操作程序。例如：

• 明确需要和应该分享哪些知识。

• 了解谁参与了共享过程以及他们的角色是什么。

• 标准化知识的共享和接收方式。

• 明确如何确认知识的成功接收。

• 定义知识未成功传播时的程序。

请记住，虽然标准化流程很重要，但您不应该创造一个僵化的工作环境——这只会扼杀新想法并阻碍信息的自由流动。相反，目标应该是将某些指导方针和意图整合到知识的自然流动中。

6. 鼓励和奖励努力

实现知识共享是一回事。鼓励员工积极参与，完全是另一回事。虽然许多团队成员会纯粹基于他们对公司文化的投资以及在工作环境中成长和繁荣的愿望而付出努力，但创建一个认可、承认和庆祝知识共享努力的生态系统将为一些和对他人的启发。

换句话说，您希望通过奖励员工出色的工作来培养内在动力。不过，有时也可能需要外在动机。您可以通过向那些表现出色或努力改善公司文化的人提供切实的奖励来激励进一步的知识共享和更多的努力。从小礼物到经济奖励，外在动机通常是内在动机的绝佳补充。

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