如何低成本快速搭建企业知识库?
企业知识库不仅包括企业的宏观发展规划、企业文化等,也包含微观的各个部门的一切知识内容。
如:培训资料、学习资料、客户资料、市场资料等等很多方面,是一个企业内部信息的汇总,建立知识库,对这些知识进行统一管理能够有效帮助企业提高工作效率,降低运营成本,增强企业竞争力。
为什么需要企业知识管理
关于企业的知识管理,更细致一点说就是团队的知识管理,似乎一直以来都是一个难题。
对于大部分团队来说,他们有进行团队知识管理的意识,但却很难执行下去。
所以,在知识管理方面,团队中的每一员,都像是一名独行侠,自己的知识,满足自己的需要,这其中,就造成了很多无意义的精力消耗。
比如,一名员工撰写一 QA 文档,并没有将它分享给团队中的其他人,那么,其他人在遇到同样问题时,可能需要再次总结整理。
所以,恰到好处的团队知识管理,有着这两个非常明显的好处:
第一,沉淀团队的知识。如果所有人员的知识和经验,都集中沉淀到统一的文档系统中,那么,久而久之,会形成一个丰富的知识和经验库,并且,这其中,也能够体现出团队知识沉淀的过程,以及其变迁过程。
第二,有利于团队之间的信息共享。在团队中,只有将大部分知识透明化,才能提升团队本身的效率。所以,当拥有一个丰富的知识库之后,团队中的每一员,在遇到问题时,都能从知识库中快速获取到有用的信息和知识。
由此可知,搭建知识库对于企业来说是必要的,但是由于近两年受疫情的影响,或多或少的企业发展都受到了影响,所以对于企业来说,能够以低成本搭建知识库是最好的选择。那么,我们应该如何低成本且有效地建立企业的知识库呢?
知识库创建要点
1. 建立一劳永逸的知识管理结构
对于建立知识库这件事,最重要的任务在于:建立知识管理的结构。并且,考虑到转移或重建的成本,这个结构,应该是一劳永逸的——在这个结构建立好之后,它应该能满足未来很长一段时间的需要,而不需要经对这个结构进行调整。
值得说明的是,知识结构一定是出于事先有目的的规划,而不是随着后期使用而逐步完善。如果是后者,那么,结构混乱,只是时间问题。
有了这样的知识管理结构之后,接下来的,就是填充内容了。
2. 导入或新建文档
第二个步骤,是把现有的,或新建的文件,存储在规划好的结构中。
3. 为文档编写规范和说明
对于程序员来说,未编写注释的代码,绝对是一场噩梦。
而团队知识库对于知识工作者来说,未编写规范和说明的文档,同样也是噩梦。
因为,团队知识库,通常由团队中的多人完成。
4. 建立模板
对于一个团队来说,有很多复杂的任务或项目,是需要重复执行的。
比如,对于我们来说,开发一门新课程、发起一次共读活动,都属于此列。
在这样的项目中,我们需要的文档框架,是一致的,只是内容会有所不同。
那么,如何做到一次活动之后,文档依然可以为后期所用?
这就需要为这样的项目,建立一份文档模板。
比如,我们的一次共读活动,通常会有一份供同学们回顾的“学员手册”,以及一份记录我们组织活动全过程的“运营手册”这两份文档,那么,我可以为这两份文档,都建立一个模板。
5. 建立索引
作为团队知识库,如果要让团队中的每一个人都能更方便的使用,那么,尽量为知识库编制一份索引,把重要的文档罗列出来,以方便查阅。
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四步搭建知识库:
知识管理,对于每一位知识工作者来说,都是一件重要且并不简单的事。而对于涉及到多人协同的团队知识管理,更是如此。
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