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项目管理流程及各环节要点

作者:PingCode
  • 2022 年 8 月 08 日
  • 本文字数:2122 字

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很多人对项目管理的全流程都没有清晰的了解,甚至只知道有启动、规划、执行、监控、收尾这五大过程组。但是这五大过程组之间的关系是怎样的?项目管理的全流程又是什么样的?在每个流程中有什么核心工作是项目经理需要重点关注的?

下面本文就围绕以上问题进行介绍:

一、项目的基本流程

项目的基本流程是一个可循环的流程,它虽然建立在项目管理的流程之上,但还是存在一定差异:

二、项目管理流程的详细介绍

1、项目启动:制定项目章程并确定初步范围

启动阶段,该启动内容有哪些?

在启动阶段,项目团队要完成的工作有:1、明确项目需求;2、确定项目目标;3、定义项目相关方的期望值;4、描述基本的项目范围;5、选择基本的项目组成员;6、明确项目经理;7、确认要交付的文档;8、由管理层、委员会、项目经理确认。

启动阶段,不同项目角色的职责有哪些?

项目经理的责任:

  • 与客户沟通协商,明确项目需求和所需资源等

  • 在项目实施过程中不断了解客户需求

  • 保证与项目相关方的沟通并汇报项目进程

  • 挑选项目组成员,得到项目组的支持服务

  • 在项目计划过程中领导和指导项目组成员服务

  • 监控项目进程,保证项目按时间计划执行

项目组成员的责任:

  • 参与项目计划的制定

  • 服从项目经理的指挥,执行计划分配的任务

  • 保持与项目经理的沟通

  • 配合其他小组成员的工作

  • 项目核心成员对项目经理负责,保证项目的完成

启动阶段有哪些关键点与常见问题?

项目启动阶段的关键点包括:1、与客户、高层间的沟通,明确需求并获得相关支持;2、明确项目需求和目标;3、开会讨论,明确团队并执行相关要求。

启动阶段需要注意的问题:1、需求不明确及需求沟通不够;2、项目组成员选择;3、为促成项目,过于乐观地分析项目可行性。

2、项目计划:制定项目管理计划

计划阶段的内容和目标?

1、在质量,时间和资源中取得平衡,从而进一步明确范围;2、具体阶段及时间进度表;3、管理计划(时间、范围、风险、沟通等);4、具体工作任务和执行次序(优先级);5、风险分析;6、得到相应的项目相关方批准的项目计划;

计划阶段主要任务:

  • 工作任务分解:

  • 任务工期估算;

  • 时间进度安排;

  • 风险与沟通计划;

  • 项目整体计划

计划阶段的主要成果:

  • 任务分配计划:精细化任务分解,责任到人,能够估算工期和工作量;

  • 时间进度计划:根据项目任务的执行顺序、时间计划及所需资源等进行分析,制定计划;

  • 风险计划:风险等级评估规则、明确风险响应计划、假设所列计划中有可能出现的风险、分析执行中哪里有可能出现的风险、回顾以往项目中曾出现的问题;

  • 沟通计划:制定好项目会议制度,如利益干系人、所需信息、频率、方法、责任人等;保证计划执行所需资源,化解冲突;

计划阶段用到的文档:填写项目统计表、项目基本信息表、项目进程表计划阶段用到的工具:甘特图、里程碑图、网络图、思维导图

计划阶段的三个关键点:1、明确项日范围及具体任务;2、全面的风险认识;3、各关键人员的识别与沟通计划。

计划阶段常见问题:对工作任务分解不充分;风险意识不强及没有沟通计划;计划常由个人指定,项目组没有达成共识。

3、实施:指导和管理项目的执行活动

这一阶段通常是通过沟通、会议来指导和管理项目的执行活动,如与项目成员:项目讨论会、成员进度汇报、项目例会等。

如果是面向高层,就需要想清楚以下问题:“谁,为什么需要信息?”、“他们需要什么类型的信息?何种相近程度、频率?”、“当你和高层及客户沟通时,你的目标是什么?采用什么样的方法完成沟通?”

会前:

  • 明确为什么开会,以及预期获得什么效果

  • 考虑是否可以取消会议

  • 确定要参加的最少人数

  • 确认会议室

  • 和关键与会者就会议议题及持续时间进行沟通

会中:

  • 做好准备,按时开始,首先说明会议目的和议题议程

  • 每位与会者都有发言机会

  • 对会议内容进行口头总结

会后:

  • 会后发布会议纪要给每位参与者

  • 会议必须产生明确的决定

  • 所有决定必须立即付诸行动

4、监控:监控项目执行并进行整体变更控制,即监控计划和实施

监控内容与目的?

  • 识别计划的偏离

  • 采取矫正措施,使实际进展与计划保持一致

  • 接受和评估相关方的项目变更请求

  • 必要时重新凋整项目活动

  • 必要时调整资源水平

  • 得到授权者批准后,变更项目范围、调整项目目标并记录

  • 监控项目进展,把控项目实施进程

监控的要点:高风险任务;资源和费用;项目进度;人员表现。

监控的常用工具软件:几个人的小项目一般是通用工具,如 Excel、Office 全家桶等。如果是十人以上项目使用如:

  • 软件项目管理第一的工具 PingCode(官网

  • 国内最知名的通用项目管理工具 Worktile(官网

  • 国外知名软件项目管理 Jira(官网:Atlassian.com)

  • 通用项目管理 Clickup(官网:Clickup.com)

以上软件能够大大降低监控难度,提升协作效率,除监控阶段外,计划阶段、文档管理等项目全流程管理都基本都可实现。

监控过程中发现进度延迟怎么办?

投入更多的人;现有的人投入更多时间(加班);换工作效率更高的人去做;改进方法和工具,提高效率;缩小项目范围或降低活动质量要求。

5、收尾:项目收尾和结束

收尾流程:评估与验收——领导审核并确认——项目总结——文档归档。

归档文档:项目结果文档、项目评审验收报告、项目总结报告、项目交付的其他文档。

当然,理清了项目管理全流程还远远不够,项目经理还需要通过不断的实践,在实际做项目的过程中加深理解,积累经验,这样才能真正掌握项目管理的精髓。

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