项目管理如何有效进行

如果想成功地实施项目，需要三大部分的知识，一个是项目管理专业知识，二是一般管理的通用知识，最后需要项目相关应用领域的专业知识。

但由于“应用领域的专业知识”是根据你实际的项目而定，外人经验无法有效借鉴外，其他两个我们都可以进行学习借鉴，所以下面我们将从这两个方面，结合：1、掌握项目管理必备的两大核心技能；2、项目管理三要素；3、项目管理 5 大过程 49 个子过程；4、常用工具；展开进行分享。

一、掌握项目管理必备的两大核心技能

1、SMART 原则

Smart 原则强调目标必须是具体的、可以衡量的、可以达到的、具有相关性的、具有时效性的；通过这个原则我们可以有效制定合理目标，清楚地定义项目范围、时间、成本和质量等等，从而为项目成功助力。

2、PDCA 循环

PDCA 循环是项目管理中经常用到的另一个工具，通过计划、执行、检查和处理将项目管理过程中产生的各项活动带入循环，并通过闭环管理不断提高项目质量。

以上两大核心技能将贯穿应用于整个项目管理的过程中，其中就包含了下面要讲到的三要素、5 大过程等管理。

二、做好项目三要素的管理

项目管理的三要素，是质量、成本和时间。

三要素的意义在于，他们作为衡量一个项目的成功失败的关键指标，将贯穿一个项目的始终来指导我们的工作。他们三者的关系经常是三角关系，密不可分。三个要素在一个项目管理进行中也经常发生冲突。

一般来讲，人们总希望在非常短的时间内，以尽可能低的成本获得最好的质量结果。然而，这三种要素中的任何一个都可能成为重中之重，一旦确定其中一点，那么另外两点就需要相应进行调整。大部分项目都被迫要服从至少一个要素，所以你必须知道你的重点。

例如，假如你要在 2000 年前给你所有的 IT 系统打上千年虫补丁，你的考虑重点可能是：

• 时间：要在 1999 年 12 月 31 日前完成;

• 质量：要在新年来到时做到零错误;

• 成本：不计成本的让全部电脑系统在 2000 年 1 月 1 日运行正常。

当你设计一个新项目，要考虑这三种关系，明白重点所在。还要记住，在所有的项目管理案例中，你需要有效的完成项目。三个组成部分与三个要素的结合表明，一个项目管理具有一定的生命周期，需要产生一个专门，可以衡量的结果，它还包含了一套相应的实现目标的行动，并且将有限的资源最大化运用。

为了完成项目管理，你也需要一个适当的组织——一种让所有人参与进来，具有各自角色与职责的结构。 每个人都需要知道做什么，为什么做，如何做，以及他们的任务何时完成。项目管理是有限制的，他们都有一个明确的开始和结束。如果时间段不明确，或者你的目标不明确，这不是一个项目管理。

三、项目管理的五大过程和 49 个子过程的细节管理

1、启动过程

• 制定项目章程：授权 PM 启动项目

• 识别相关方：搞清楚谁与项目相关

2、规划过程

• 制定项目管理计划：编制项目执行的蓝图

• 规划范围管理：为范围管理提供指南

• 收集需求：了解客户想要什么

• 定义范围：定义项目要提供什么

• 创建 WBS：确定项目要做什么

• 规划进度管理：为进度管理提供指南

• 定义活动：确定采取哪些活动

• 排列活动顺序：确定工作执行的先后顺序

• 估算活动持续时间：估算行动所需时间

• 制定进度计划：制定行动指南

• 规划成本管理：为成本管理提供指南

• 估算成本：估算需要多少钱

• 制定预算：批准该给多少钱

• 规划质量管理：做计划、定标准

• 规划资源管理：规划需要什么资源、多少资源以及如何获取资源

• 估算活动资源：估算所需人、财、物

• 规划沟通管理：规划如何流转信息

• 规划风险管理：定义如何对待风险

• 识别风险：搞清楚风险是什么

• 实施定性风险分析：搞清楚哪些风险更重要

• 实施定量风险分析：搞清楚风险有多大

• 规划风险应对：确定如何回避威胁抓住机会

• 规划采购管理：规划采购什么，如何采购

• 规划相关方参与：规划如何更好让项目相关方积极参与项目

3、执行过程

• 指导与管理项目工作：按图索骥

• 管理项目知识：利用知识、生成知识、分享知识

• 管理质量：查过程、保质量

• 获取资源：获取所需人、财、物

• 建设团队：搞好氛围、提高绩效

• 管理团队：解决问题、优化绩效

• 管理沟通：保证双方的有效信息流动

• 实施风险应对：依照计划处置信息

• 实施采购：买卖谈判、签订合同

• 管理相关方参与：提升支持、降低抵制

4、监控过程

• 监控项目工作：全面监控项目偏差

• 实施整体变更控制：全面控制项目变更

• 确认范围：核实可交付成果有没有、对不对

• 控制范围：控制范围不能做多、做 少、做错

• 控制进展：控制进度的快慢

• 控制成本：控制成本的俭奢

• 控制质量：控制质量的好坏

• 控制资源：控制资源的分配和使用

• 监督沟通：监督沟通的效果

• 监督风险：监督老风险、识别新风险

• 控制采购：管好合同、控好采购

• 监督相关方参与：监督相关方关系，提升相关方参与的效果和效率

5、收尾过程

• 结束项目或阶段：验收成果、保存知识、释放资源

四、项目经理常用的辅助工具

项目管理涉及有效的计划和对工作的系统管理，它包括定义项目目标，制定行程和安排任务，以达到特定的目标。有很多图形工具可以使项目管理更有效、更高效。对于项目经理而言，这些都是十分有用的工具，可以对项目范围进行可视化。

1、通用项目团队协作工具 Worktile

不同于 Microsoft project （更适合超大型团队），Worktile 是非常适合 500 人以下团队协作的项目管理工具，而且是国内项目管理工具总榜的 TOP1。

它主要用于进行项目团队的目标管理、项目和任务的进度跟踪、任务的指派等，具备 OKR 管理、看板式任务管理、项目管理、甘特图、网盘等功能。相比于其他工具来说，做到了项目从目标到结果沉淀的全生命周期管理。

无论是监控项目进度，还是掌控全局，Worktile 都能非常高的提升项目经理的效率，而且做到了开箱即用，不用花时间学习工具。(Worktile官网)

2、软件项目协作工具 PingCode

之所以还推荐另一款项目协作工具，是因为软件项目和其他项目有非常大的不同，一些通用型的项目工具无法完全满足这类项目的管理需求，而 PingCode 则是专门为软件项目协作打造的管理工具。

PingCode 有 7 大子产品，分别对应了项目管理、项目集管理、目标管理、测试管理、缺陷管理、知识文档管理、研发自动化管理，除此以外，它还通过应用市场与主流的开发工具打通，就比 GitHub 等，而且也可以在飞书、企微等使用。

和 Worktile 一样也是开箱即用的类型，2021 年获得了 36 氪-中国软件金榜-研发项目管理系列榜单第一。（PingCode 官网）

3、甘特图

甘特图有助于计划和管理项目，它把一个大型项目划分为几个小部分，并有条理地展示。每个任务都有预期完成时间，由水平的条形代表，左端代表开始日期，右边代表人物的完成日期。任务可能循序渐进，也可能并行，时间有重叠。

在项目过程中，重要的事项可以用一个小菱形标记为里程碑。 从一个甘特图中，你可以清晰地看出子任务是什么，以及每个任务何时开始何时结束。可视化地呈现一个项目还可以轻松地了解每个阶段会发生的事情，从而跟踪项目进程。

4、PERT 图

PERT 是项目评价和评估技巧 (project evaluation and review technique) 的英文缩写。这是用于计划和安排整个项目行程，跟踪实施阶段的主要项目管理工具之一。PERT 图也能展示任务划分，时间分配和开始、结束日期。

不像甘特图用条形代表任务，PERT 图用关系模型展示信息，用方框代表任务，箭头代表任务之间的关系。PERT 图的排版形式使得活动之间的关系比甘特图更加明显。但它的缺点是任务较难跟进，因为有太多的联系和任务。

5、日历

日历是基于时间，易于理解的项目管理工具。这对于个人时间管理更加合适，能帮助你更好地管理每天、每周或每个月的时间行程。这种工具的出色之处在于，它有很多空间添加待办事项列表。它将提醒你每天要做的事情，确保事情能在截止日期前完成。

6、时间线

时间线也是一种可视化的项目管理工具，有助于跟踪项目进程。通过时间线，你可以直观地看到某个任务需要在什么时间完成。这是了解任务时间更加有序的方法。但是，时间线没有甘特图那么受欢迎，因为它在展示任务联系和完成状态时有局限。

7、WBS 图

WBS 即工作分解结构，是一种常用的项目管理工具，通过把项目分解成能有效安排的组成部分，有助于把工作可视化。WBS 是一种树形结构，总任务在上方，往下分解为分项目，然后进一步分解为独立的任务。WBS 与流程图相似，各组成部分逻辑连接。任务的组成部分用文字或形状解释。

8、思维导图

思维导图对于项目管理也十分有用。和其它项目管理工具不同，思维导图没那么正式，也就更灵活。你可以用它把项目分解成小任务，管理待办事项清单或者分析问题。通过思维导图，你可以插入图片，链接文件，隐藏分支来聚焦于某个部分，这些是其他项目管理工具做不到的。

9、状态表

状态表用于跟踪项目进程时十分有效。它不包含项目持续时间和任务关系等细节，但是更注重于项目状态和完成的过程。项目状态表的极佳功能是，它也包含了任务的负责人，如此一来，项目负责人可以更好地评估员工的业绩，知晓问题发生时该由谁负责。

10、HOQ

HOQ (house of quality)是指质量屋，用于界定顾客需求和产品功能之间的关系。此工具用于质量功能配置，促进团队决策。

以上 10 种常用工具，可以根据项目管理的实际需求，有针对性的选择使用。在项目管理中，并不是选用的工具越多，管理效果越好。但如果工具选用合适，将对我们精益项目的管理起到助力作用。

以上就是总结的关于项目管理经验的分享，希望对你有所帮助。