企业如何建设知识管理系统

知识管理系统有着明显优势：传承企业宝贵的知识财富；提升企业运行效率；增加企业核心竞争力，帮助企业占尽先机......企业该如何搭建知识管理系统，其中也是有经验门道的。

老板想做知识管理的目的，总结一句话就是：靠系统、靠平台、不靠个人。打造学习型组织，也就是希望经验可以复用。公司的运作不依靠特定的人来运作，而是依靠一个成熟的系统或者平台来沉淀知识和经验，包括各种成果、案例等等。这样对于后来者，就可以快速融入到这个系统或者平台当中。

我们首先来看传统的知识管理系统是什么样的：传统的知识管理平台做的事情是把知识存起来了，在建设初期也有分类梳理，而使用者在这些海量的数据中去查找他想要的知识，还是一件非常不容易的事情。

那理想中的知识管理是什么样的？笔者及其团队在多方调研和实际项目实践中发现，认为理想的知识管理系统是基于公司业务价值流程、场景化的、可进化的、可开放的一个生态运营系统。

下面我们来看如何建设这样的生态运营系统。

首先企业需要梳理公司有哪些业务板块，每个板块对应的一级流程、二级流程、三级流程是哪些。然后对其中的流程节点，具体落位到详细的知识点。包括配套制度、具体标准、审批流程、主责职能、系统支撑、成果案例等。

当然，除了业务流程之外，还有支持流程，例如：人力、财务、行政、数字化、品牌文化等等，均可按此方法进行梳理落位。

如何将知识场景化？

所有的知识只有在实际的业务场景中才会有价值，这些需知识平台有强大的场景化能力，实现知识找人，而不是人找知识。这一点需要结合岗位角色，而岗位落位到具体部门职能上，这样将相关知识点与岗位进行绑定，再看这个岗位日常的核心工作场景是什么。从而实现真正意义上的场景化知识。

举个数字化项目建设的场景，其中一个重要的角色是项目经理，那项目经理所对应的场景是需求评估、立项、供应商选型、系统开发、实施、培训、上线、运营。在每一个事项场景下，都有对应的相关的知识点，包括制度、流程、标准、模板、工具、考核要求等等。在一家公司里面，这样场景会很多，在建设初期，需要花大量的时间进行梳理，这就需要相关领域的专家一同参与梳理，各部门职能负责人可设置为第一责任人。以保证梳理的场景的是高质量的，可为后来者带来使用价值的。

系统可进化如何实现

一些常见的传统知识平台问题：

1. 分类过多，不够清晰，更新不及时；

2. 上传，更新不及时，发现困难，系统分类不统一；

3. 检索维度单一的知识搜索困难；

4. 质量问题，内容多而杂。

新的知识库搭建方式：

Baklib 是一款在线的帮问文档 &知识库制作的 SaaS 软件，帮助企业在线制作知识库，协助企业进行知识库管理，并且通过系统的知识管理体系，减少企业对员工的培训成本、劳动时间成本，提高工作效率，从而增强企业的竞争能力。

使用像 Baklib 这样的软件就可以帮助企业轻松搭建知识库，并且作为一个 SaaS 平台也更加符合未来行业的发展态势。

从知识的储存，到知识的更新，到知识的运用，最后到知识的废除，这些问题都体现了系统模型需要完善的操作机制，需要形成一个完整的闭环。知识库建立起来相对容易，管理起来更难，以下是一些实战经验供参考：

1、先人后事：有一定的组织来维护系统。这里可以是公司的培训部门，也可以是类似总裁办公室的部门，也可以是信息化建设组织，最好是合起来推进。

2、分层分级分结构的赋能平台：打细网络，不同层级，不同组织可独立运营。在大门户下面，有子门户，有子子门户。

3、从业务中来，到业务中去：例如一个新的制度产生，来源于 OA 系统流，流程审批后自动进入知识平台。同样，在该制度更新的时候，同样通过流程自动更新至知识平台。

4、具备完善的反馈更新机制：用户在使用的过程中，发现问题可以及时反馈。后台在收到反馈后有一个完整的跟踪流程，这样后续进行持续优化。

5，开放的知识服务系统：上游是知识来源的接入，下游是提供开放的知识服务接口。只有极致的开放，才有完美的用户体验。比如公司一个标准制度，下游 ERP 或者 BPM 系统可以直接引入此制度接口链接，此制度发生版本更新后，此接口也会同步更新推送至下游系统。知识服务系统会自动记录使用次数与时间，以方便进行数据分析以为了后续更好的知识服务改善。

最后，分享罗振宇 2021 跨年演讲中讲的一个故事：

他说有一位大学校长，问图书管理员如何才能管好图书？答案：不是把图书管理好，而是应该把图书送到教室去。如果仅仅只是把图书本身管理好就行，那最好是没有人来借。我们应该思考的是如何让图书真正地用起来，让学生和老师能够快速使用到自己想看的图书。如果按这样来想，就会发现要做好图书管理，还有很多事情要做。

文章来源：https://mp.weixin.qq.com/s/Ol016ZHHGfk1drQ9aWxWIA