这是 Trello 发布的一份提升个人工作效率的指南，介绍了 Trello 推荐的一些关于个人生产力的方法论、技巧、工具等，从理论到实践指导个人提升生产力与工作、生活效率。帮助提升工作效率、优化工作流程的书有很多，比方说《清单革命》、《Get Things Done》等，基本上都是围绕某一方面展开论述。这篇文章将这些常用的工具和技巧组合在一起，提供了一份关于个人生产力的相对完整的总结，可以作为简易待查手册，在有需要的时候提供一定的线索和指导。原文链接：How To Boost Your Personal Productivity: A Complete Guide

到底什么是生产力？

工作效率不仅仅是检查待办事项清单，而是要确保我们在正确的时间内以成功和有效的方式完成正确的事情。

拥有一个有序的高效的工作流程，不仅对我们的工作有价值，对我们的个人生活也有价值。

首先要设定现实的目标，然后把这些目标分解成可执行的任务，最后问自己，“我完成了什么有意义的、有可量化的收益的事情了吗？”

在这本文中，我们将通过建立一个合适的工作流程来提高工作效率。我们将讨论:

• 如何设定效率目标；

• 如何设定任务的优先，从而更有效地利用时间；

• 提升个人生产力的最佳实践；

• 提升个人生产力的工具

让我们开始吧……

怎样设定（真正有用的）目标

提高效率的第一步是设定想要实现的目标。

如果不知道自己工作的最终结果，怎么能够确定自己的工作效率?

一旦我们设立了目标，就能更有效地对任务进行优先排序，并制定时间管理规则。

让我们花点时间来探索正在进行的项目的真正意义。在理想情况下，这是我们真正热爱的工作。以适合自己的方式组织想法，你可能想把它们写下来，也可能不想，但是遵循这个过程(即使是在你的脑海中)是有帮助的。

下面是个例子：

项目：写一份团队月报。

目标:通过数据化的演示展示我的团队的成就，并向团队展示我们已经取得的成就，以及我们未来应该如何改进。

一旦心中有了目标，就在设定的目标后面写一份任务或目的声明。

不管你对一个项目是否有激情，提醒自己做这个项目的原因是保持专注的一种有效方式。

一旦你心中有了项目的目标和使命，为完成项目所需的每一项任务（无论大小）列出待办事项清单，包括任何“理想的”任务（可能不是项目的关键任务，但同样是项目的一部分）。

下面是一个基于目标的任务使命宣言和任务清单的例子:

使命宣言：我正在通过制作月报来证明我的团队的价值，这份报告既展示了我们的成绩，也展示了我们可以改进的地方。这样做可以激励我、我的团队成员和其他利益相关者支持我的团队。

项目中需要完成的任务清单：

• 研究团队报告的例子以获得灵感

• 授权对我们团队的指标进行数据分析

• 用关键的见解和数据创建演示文稿

• 练习演讲

• 向团队提交报告

当你设定了一个目标，但是在没有明确任务的情况下就开始工作，你会很快忘记当初想要达成的目标。

我们需要确保你有时间退后一步，反思一下，要明白即使是看起来很乏味的任务也是一个更大的项目（无论这个项目是公司的还是个人的）的一部分。

不断进步也是很重要的。这不仅意味着改善实现目标的步骤，也意味着改善你的个人生产力体系，甚至仅仅是你自己。在这个过程中，不断磨砺你的工作流程，将帮助你比最初预期的工作更有效率，这意味着可以完成更多的目标！

在你的目标和任务建立之后，是时候分解需要优先处理的项目任务的步骤了。

怎样对（正确的）任务制定优先级

许多效率系统失败的一个原因是你经常有太多的事情要做。

对正确的事情说“是”，对碍事的东西说“不”，这在区分任务优先级时很重要。

指定优先级意味着需要按照目标驱动的路径工作：你知道你需要做什么，有能力做，知道如何委派其他需要帮助的事情。记住，对“为什么”有一个清晰的理解意味着你可以轻易放弃任何不符合你的使命宣言的任务。

同样重要的是，要认识到实现目标通常需要与他人合作，了解自己的长处和短处，然后把任务分配给其他可以帮助你实现更大愿景的人。

让我们回到项目示例，看看如何为目标确定任务的优先级。

确定优先级，并考虑每项任务所需要的时间和精力，这对你成为最有效率的自己至关重要。

不同的人喜欢按照不同的顺序来完成任务。无论你是喜欢先完成简单的任务还是先处理困难的任务，优先考虑细节，然后根据你自己的流程来组织这些任务。

提升个人生产力的最佳实践

如何定义优先级是个人问题，但这并不意味着你要从零开始。

有一些经过验证的技术可以帮助指导这一过程。通过组织优先顺序，可以设定界限，从而更好地限定那些对项目影响最大的任务。

80/20 法则

定义

你可能听说过商业销售中的 80/20 法则。其理念是，80%的利润来自于 20%的客户。因此，大部分时间应该花在培养那一小部分将公司提供更大利润的客户上。

同样的原则也适用于我们的工作效率，20%的任务可能会产生 80%的影响。我们需要优先考虑完成最具影响力的任务，可以中断其他没有影响力的任务，或者就简单地把它们委派给其他人去完成。

示例确定任务影响力的一种方法是考虑一个任务或项目将影响多少人。假设你是一名营销人员，你的任务之一是制作一段可能会触及 100 人的视频，但另一项任务是制作一份能够发送给 100 万用户的新闻稿。哪个任务影响更大？因为新闻稿总体上具有更大的市场影响力，所以根据 80/20 规则，确定新闻稿的优先级高于视频是比较合理的。

五项任务原则

定义 Trello 联合创始人兼 Stack Overflow 首席执行官 Joel Spolsky 提出了五项任务原则：在任何给定的时间内，待办事项清单上的任务应该不应该超过 5 个。

根据这个原则，在你的待办事项清单里，应该有两项任务是你现在正在做的，两项任务是你接下来将要做的，一项任务是人们可能期望你去做但实际上你不打算做的。

示例假设你正在管理一个团队项目，在其中负责计划和组织团队会议。

随着团队项目的进行，你已经开始执行清单中的前四项任务，并且你知道可能需要将团队会议推迟到最后一分钟。因为团队会议是你“实际上不会去做的某项任务”，所以把最后一项任务委派给一个团队成员会更容易，他们能够接手你现在不能优先考虑的任务。我们都很忙，但拖延不应该成为障碍!

一次只做两件事可以帮助你更好地利用有限的精力资源，防止你因待办事项清单而过度焦虑。

此外，如果待办事项中有太多的任务，你会不得不在任务之间来回切换。环境切换会让我们感到痛苦，并最终会因为缺乏工作重点而降低我们的工作效率和生产力。

艾森豪威尔矩阵（四象限）

定义美国第 34 任总统德怀特·D·艾森豪威尔发明了四象限任务矩阵，这个方法通过创建一个包含四个象限的矩阵来区分任务的优先级，这样它们就不会被突然出现的、意想不到的任务所打乱。

你可以这样构建这个矩阵：所有的任务都可以被划分到以“重要”和“紧急”区分的四个象限中，这四个象限根据它们的优先级被赋予从 1 到 4 的数值。

“重要”和“紧急”的任务优先级为 1，应该是你的重点。而在矩阵的另一端的任务被认为是“不重要”和“不紧急”的，应该放在一边。中间的任务可以安排为“下一个任务”，或者可以委托给其他人。

将任务划分到每个象限，可以帮助我们做出决策。就像艾森豪威尔一样，从流程中去除情感负担，保持高效，专注于最有价值的任务。

示例

怎样做好时间管理

*现在我们已经完成了待办事项清单，是时候考虑一下该如何管理好时间，去完成所有高优先级的工作了。

越来越多的研究表明，多任务处理对我们的工作效率很不利。虽然大脑可能认为我们完成了更多的工作，但科学研究发现，多任务处理实际上会降低我们的工作效率。如果我们想要提高效率，有一些方法可以让我们更好地安排时间。

番茄工作法（Pomodoro Technique）

定义番茄工作法通过留出 25 分钟不受打扰的时间，然后休息 5 分钟，从而使时间效率最大化。

虽然这听起来很容易，但让自己连续 25 分钟完全集中注意力是一个挑战。实际一点，试着每天只专注于一个时间段。

番茄工作法的发明者弗朗西斯科·西里罗，将这个技巧分解成 5 个简单的步骤：

1. 选择一项需要完成的任务

2. 将计时器设定为 25 分钟

3. 做这个任务，直到番茄铃声响起，然后在纸上打个勾

4. 休息 5 分钟（这标志着一个番茄时间的完成）

5. 每完成四个番茄时间，就多休息一点时间

如果你想到了一个当前任务不相关的话题或其他需要完成的任务，确保自己记下来，稍后再处理。

示例选择一项你可以在 25 分钟内完成的任务，独自完成它，不让任何外部干扰潜入你的大脑。

如果你能成功地完成一个番茄任务，慢慢增加番茄任务，直到你能把你的一天变成一组专注的工作。

不要忘了，番茄工作法是建立在真正集中精力和休息的基础上的！所以当你的计时器停止时，必须让自己真正休息一下，让你的大脑休息一下。

时间盒（Time Boxing）

定义时间盒是另一种比番茄工作法规模更大的结构化时间管理工具。每周有那么多工作要做，填满 60 或 80 小时太容易了。用“时间盒”方法可以帮你给自己设限，使你保持工作与生活的健康平衡。

示例使用这种方法，你必须对自己说：“我每周只工作 35 或 40 个小时，我将在这段时间内完成我的任务。”或者你也许想要给睡前上网或周末看电视的时间设置时间盒。想象一下你可以用自己挣来的时间从事其他活动。通过在指定的时间框架内工作，同时受到个人和职业目标的激励，你迫使自己变得更有效率，并且允许自己享受乐趣。

批处理

定义批处理是一种非常简单的技巧，可以让我们一次完成很多类似的小任务。

通过把重复的、有规律的任务分配到集中的工作时段处理，我们可以把许多任务变成一个单一的任务，这样就可以一天中有更多不受打扰的时间段来完成更大的、需要更多时间的任务。它还可以让我们从简单的、可重复的任务开始，进入早晨的工作流程，或者让我们在一天工作结束时，当大脑已经在思考策略和解决问题上耗尽时，仍然保持高效。

示例例如，你可以每周花一个小时处理一周的所有社交媒体信息，或者每天花一小时处理所有电子邮件。

要使用批处理方法，只需考虑可以组合在一起的所有不同任务。可能是收发电子邮件，填写繁琐的表格或文件，将报销的费用和收据归档，或者安排所有的会议。立刻完成这些任务，这样你的思维就不会整天来回切换了。

超日节律（Ultradian Rhythm）

定义另一个可以尝试的重要技巧是跟随身体的超日节率。这种节律由 90 到 120 分钟的循环组成，在这个阶段我们的工作效率最高，然后是 20 分钟的休息。在效率最高的时间段专注于最困难的任务，然后在 20 分钟的休息时间完成不那么困难的任务。

示例足够简单，对吗？那么如何找到自己的超日节律呢？首先，创建一个日志或日记，在三周内每天醒着的每一个小时给你的注意力、精力和主动性打分(1-10 分)。

三周后回顾日志，根据分数的变化趋势，就能知道我们一天中哪段时间工作效率最高。

一旦你花时间去了解身体的自然节率，就可以利用这些个人数据为自己制定一个更有效率的计划。

同时，不要忘记记下感觉精力最缺乏或效率最低的日子或时间，并注意任何影响你效率的情况。

也许某天你感冒了，或者意识到你每天下午 1 点左右会感到昏昏欲睡。通过记录这些笔记，你可以在一天中安排适当的休息或喝咖啡的时间，让工作更有效率。

最后，利用你所有的发现，制定出你专属的终极效率计划。你可能会发现，现在的工作时间并不是典型的朝九晚五，或者你会发现自己是一个富有创造力的夜猫子。理想情况下，你可以根据工作效率的高峰时间找到一个最适合你的时间表。

接纳自己

当你试图有效管理自己的时间时，千万不要对自己太过苛刻。不是每个小时或每一天都是一样的，也不可能每个人都投入 100%的时间工作。你可能有一个非常高效的 60 分钟，但是接下来的一个小时可能什么都没做。

对这无聊的一个小时感到内疚只会让你把低效的感觉和坏心情带到下一个有潜力的工作时间里。

要明白你会有富有成效的时刻，也会有低效的时候。认识到自己处于良好状态，并利用它尽可能多地完成工作。接受慢节奏的时光，改变节奏，以某种方式给自己一些奖励。

小窍门给自己留有余地，与其制定一个不切实际、死板的时间表，不如为自己留出一些空间，这样你就能让自己富有成效的进入下一个时刻。太严格的计划会让自己筋疲力尽。

相反，休息一下，散散步，晚上看场电影，让自己沉浸在能让你放松的事情中，确保你不会精疲力竭。

提升个人生产力的工具

要想成为最高效的自己，利用好的工具和技术可以事半功倍。

幸运的是，现在有许多工具可以用来帮助提高我们的生产力，完成更多的工作，并更好地与他人合作。

生产力工具

Trello 我们需要通过好的图表来建立最好的个人效率计划。对于许多人来说，拥有目标、任务和项目范围的可视化图表可以让他们正确理解如何最好地管理时间和待办事项。

Trello 是一款视觉协作工具，它为我们以及与我们共事的每个人提供了需要完成的工作的视角。Trello 看板是灵活开放的，我们可以利用它把正在尝试的任何生产力框架应用到日常工作中。从创建强大的任务清单到组织所有文档和头脑风暴，Trello 是一个伟大的生产力工具，帮助我们有效地管理时间和项目。

One Tab 在检查任务清单上的任务时，专注是关键点。One Tab 帮助我们找到焦点的一个很棒的工具。这个 Chrome 扩展可以把浏览器中所有打开的页面都合并到一个页面里的列表中。

不要再做一个数字松鼠了，把自己从那些打开的页面中解脱出来。浏览器就像一个杂乱的房间，当你打开了一百万个页面时，你会不必要地对待办事项清单上的任务感到焦虑。

时间管理工具

人们平均每天看 150 次手机，其中一些可能是必要的，但无意识地查看手机会扼杀你的工作效率。

时间管理应用程序可以帮助你专注于工作而不是手机，以下是几种让你远离手机干扰的工具。

OfftimeOfftime 可以帮助你设置时间块，可以暂时关闭通知。如果需要的话，可以通过设置像“家庭”和“工作”这样的类别，仍然与生活的某些领域保持联系。Offtime 还会向你展示手机使用情况的分析，让你更好地了解手机可能会如何影响你的工作效率。

FlipdFlipd 和 Offtime 一样，允许你关闭通知。然而，它实际上也会启动一个带有计时器的自定义锁屏，以防止你打开手机。如果有一天，你的大脑被短信和社交媒体塞满了，那 Flipd 就是一款可以帮助你的工具。它能迫使你集中注意力，同时还能让你保存紧急联系人，以防有人迫切需要联系你。Flipd 还提供社交功能，将你与 Flipd 用户社区的其他成员联系起来。你甚至可以和别人一起完成生产力挑战，从而激励自己保持高效生产力!

MomentMoment 可以提供手机的日常使用数据。感觉需要限制自己使用手机吗？Moment 可以做到这一点。这款应用程序会在超过了你自己设定的时间限制之后，让你的手机屏幕变黑，提醒你在现实世界中放下手机，放松一下。根据你的手机使用时间，它会有绿、黄、红不同的状态，当你在红色区域时，它会提醒你。

Harvest 当你与客户打交道时，Harvest 是特别适合你的工具。Harvest 可以帮助你追踪时间，记录你在每个任务上花了多长时间。

你可以使用 Harvest 作为生产力工具，可以设置可重复的任务，通过记录每次完成它们的时间，可以收集关于你完成这些任务的真实、一致的数据。事实上，Harvest 这样的时间记录应用可以帮助我们找到超日节律！Harvest 提供了 Trello 插件，我们可以在 Trello 看板里直接启动 Harvest 计时器。

自动化工具

我们都需要完成重复的任务，这些任务只占用很少的时间，却会极大地降低我们的效率。

无论是在电子表格中添加数据，还是定时发送 twitter，使用技术手段来处理这些任务有助于你保持高效。Zapier 和 If This Then That (IFTTT)是我们可以用来自动化这些任务的两个有效工具。

它们可以以各种方式连接应用程序，让我们的生活更轻松。在你的 Fitbit 上设置日历提醒，从你的 iPhone 中自动添加新联系人到你的 Gmail 或保存你喜欢的 tweet 到谷歌表格。你可以让 Siri 和你的 Trello 看板交流，把 Gmail 里的“带星星的”电子邮件变成 Trello 卡片，然后同步给其他生产力应用（比如 Evernote）。

关键是想想那些你手工做的简单重复的任务（比如用电子邮件或日历邀请来做待办事项），然后建立一个自动化网络来完成它们。

把控自己的人生

生产力是个人的事情，要想提高工作效率，你需要关注自己的日常事务和习惯（包括那些拖延症倾向！）

下一步由你自己决定。开始使用本指南提到的工具、技术和专业技巧来提高你的工作效率。

从现在开始，你就是自己的老板。把这些策略制定成最适合你的计划，让你的人生更有效率。