高效管理，让工作事半功倍

今天继续分享邱良军老师高效管理的心法。

团队越大，团队工作越多且越复杂。为了更好地应对管理工作，我们需要学习一些管理技巧。

分类管理

分类相当于把事情拆细，是一个很好的管理工具。比如，把团队成员分为四类：优秀员工、普通员工、问题员工、新员工。

管人要差异化，差异化不是不公平，做好了反而更能体现公平。差异化不仅仅表现在平时投入的精力上，还表现在对不同类型员工的管理上。

从付出精力的维度看：

• 新员工：平均占我 15%的精力（和离职率相关，参考 10%的离职率）。在团队扩张或者新组建团队时，花费的精力会更多，新员工管理的好坏直接影响到后面的团队管理。

• 问题员工：平均占 2%，在新接手项目和团队扩展时，花费精力也比较多，占 30%。

• 普通员工：团队进入平稳期阶段，平均占 8%。

• 优秀员工，团队进入平稳期阶段，平均占 5%。

这里有个关键点是，招聘和新员工阶段投入的时间足够多，才能有效地预防问题员工的出现。

管理方式的差异化

根据分类，我们还需要使用差异化的方法来管理这四类员工，这里有四个关键字：“管理”、“处理”、“激励”、“服务”，具体如下：

1. 管理好新员工

提升新员工的满意度，激发新员工的潜力，从第一天入职就可以开始准备：高调介绍新员工给所有人，并指定一名靠谱的导师，中午一起吃个饭拉近彼此的距离。紧接着，明确试用期的目标：和他一起制定详细的目标任务分解，细化到第一周、第一个月、第一个季度试用期阶段需要达成的目标，并且定期检查和反馈，留与不留一定要在试用期结束前做出决定。

2. 处理好问题员工

这里可以借鉴京东对问题人员的定义以及处理方式

对于问题员工要果断处理，你要记住：不要试图去改变一个人，这是一件非常难做到的事情。

3. 激励好普通员工

一个团队一定会有能力一般的员工，这是现实，也是规律。作为管理者要时刻鼓励大家向标杆学习，依靠流程制度来管理。在日常管理中，向团队多提问题，抛出有挑战性的问题，不要急于给出结果，让团队自己找答案，技术团队的特点是喜欢接受挑战，作为技术团队的 leader，发现问题、提出问题比解决问题更重要。

4. 服务好优秀员工

先说说我心目中优秀员工的特点：

• 工作有干劲、有热情，总是积极主动，是天然的自然型人才。

• 总是能够尽快完成安排的任务，并思考是否有遗漏或者有不完善的地方，有能力及责任心。

• 有好奇心，能够主动学习。

• 热心帮助过别人，乐于分享。

优秀员工是公司最核心的资产，通常公司里有 80%的价值是他们创造的，并且他们也是整个团队学习的榜样。公司也应该把他们树为标杆，并及时奖励他们的付出。作为管理者，我们的首要任务就是利用一切条件服务好他们，给他们创造好的工作环境，充分信任他们，从内心激发他们的潜能。正如 GE 杰克韦尔奇说过的，“失去最优秀的前 20% 人才，是领导者的失败，留住最差的 10% 也是一种过错”。

管理方式的标准化

管人要做到差异化，而管事则需要做到标准化。标准化中要尽量做到流程化和定量化，让数字来说话。关键是要控制好每件事的阶段、节点和方法，做到有据可查、可追溯。传统的方式就是增加检查点和审批点，工作量巨大还容易出错。如果没有工具来辅助的话很难落地。这里说的工具就是指的系统，尽量做到事事线上化/系统化管理。一些共享协作文档和办公软件，可以协助我们解决一些标准化的问题。

除了标准化之外，还需要将事情分类管理。我们可以使用 WBS 方法分解事项，然后把事情交给专业且适合的人做。

工作分解结构（WBS）是把一个项目分解成任务，任务再分解成一项项工作，再把一项项工作分配到每个人的日常活动中，直到分解不下去为止。

细分过后的各类任务，我们可以通过重要、紧急两个维度贴上不同的标签。也就是我们经常说的重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急 4 种类型的任务。在这里，我们再加一个复杂维度。这样就变成了 8 个象限。

前面 1-4 项是重要的事情，必须确保不出问题且按时完成，通常由自己、优秀员工、专业骨干主导完成。后面 4 项不重要的事情，在结果可控的情况下，可以利用这些事情来识别、锻炼和培养各类员工，并以此做出合理的工作调整，或者淘汰优化的决定。

这里需要注意的是，不要让所有事情都变成紧急的事情，也不要让紧急的事情变得特别紧急以至于处理它的人没有足够的时间来应对，最后导致应对过程中产生技术变形。特别是复杂的事情，在保证质量的前提下，需要从容地计划、研究、执行和检查。

避免事情变紧急的一个小技巧：提前做计划，处理事情安排适当的提前量，尤其是复杂的、有难度的事情，这样可以大幅度提升成功率，降低风险。

这里是做提前量是指，提前准备、提前了解情况、提前开始等等，凡事赶在计划之前，给自己留有余地。在管人上也可以做提前量，比如提前养成新员工的工作习惯、提前识别优秀骨干和问题员工，这样在安排事情指挥团队时，就会游刃有余，从容应对。所以事事做提前量也是高效管理的秘诀之一。

我的心得

在做分类管理时，如果你感觉好像有些人/任务既属于这个象限，也属于那个象限。可以尝试使用升维的方式来解决。比如我们在给人员分类的时候，最常见的两个维度是：能力、意愿。但如果是同样能力一般，意愿强的人，你要 2 选 1 怎么办？那就加一个维度，学习能力。这样就解决了这个问题。

在管理里还有一个经常拿出来被讨论的问题，那就是是管理过程还是管理结果？我一直认为管理更偏向过程，结果是做对行为后的自然结果。只盯着结果反而容易走偏，当然如果你的工作是完全可量化的，而且不存在作弊的可能，那么更适合管理结果。至于说管理是管事还是管人，我认为管事就是“管人”，事情背后还是人。当然管人并不是约束人，更多是激励人。

最后，说说我对优秀员工的理解。

第一，看他做事的结果。结果最难，也最直接。交代他一件事情，他会交付一个什么样的结果，一目了然。优秀的员工总能给你确定性，这样的员工就要多给机会，多给资源。

第二，看他的勤奋度。一个人是勤奋还是懒惰是完成不同的。一个勤奋的人一般是自燃型的，能抗压的。勤奋表面看是一种习惯，实际上是一种系统性作业的结果。

第三，看学习能力。我认为一个员工最重要的能力就是学习能力。

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