全面解析项目基线及其制作工具

项目基线是记录下来的一个起点，用来建立项目的绩效指标，并将其与之前的基准进行比较。对于所有团队而言，基线是进行有效绩效测量的必需工具。

项目成功的每一步都要依赖于一个坚固的基线。研究表明，在 48 个大型项目中，73%的项目因为执行不力导致成本和时间超支，原因包括预算不足、设计不完整、范围不清晰、偷工减料，甚至是日程安排和风险评估的错误。

本文将详细解释基线的定义、它在应用生命周期管理（ALM）和项目管理中的重要性，以及如何在公司中实施高效的基线设置。

一、项目基线由什么构成

在项目管理中，基线是团队用来衡量他们向目标进展的一个起点。随着项目的发展，可以更新或添加新的基线。团队必须在规定的时间内、预算内，并且在特定的范围内完成项目。成本、时间和范围这三个因素相互依赖，共同构成了所谓的三重约束。

• 成本：所有项目都需要在一定的预算内完成。为了减少成本，可能需要增加时间或减少项目范围。

• 时间：所有项目都需要在特定的时间框架内完成以确保成功。为了缩短时间，可能需要减少项目范围或增加成本。

• 范围：所有项目都有一定的范围或一系列要求。定义和记录这个范围是确保项目成功的关键。为了扩大项目范围，可能需要增加项目的时间或成本。

在保证项目质量标准的同时，项目经理需要不断地平衡成本、时间和范围这三个方面。

基线公式表明基线是可以改变的。每次基线改变时，重要的是在创建新的基线时要展示这些变化。这与基线公式中的“批准变更”部分相关。这种对基线变化的识别和分析称为差异分析。

项目的范围、时间、成本或要求有时会变化。基线需要反映这些变化，这也会影响最终的产品。比较最终的项目成果和最初的项目预期，这个过程称为差异分析。

差异分析会针对创建基线时的三个因素——范围、成本和时间，为每一个因素设定一个基线，这样更容易计算和理解变化。在这个过程中，项目经理必须考虑到三重约束，并针对每一项制定出一个基线。

二、为什么基线设置如此重要？

在项目开始前，项目经理需要彻底定义和记录项目的细节。有效的基线作为项目的参考点，能够让相关方了解项目的绩效。这样，项目经理可以根据需要调整流程。这些好处可以分为以下几个方面：

1、评估绩效

建立基线允许在整个项目期间评估项目的表现。如果项目进度落后或者超出预算，就需要更改基线或者通过增加时间和成本来增加资源。

2、衡量绩效

基线设置也支持挣值管理的实施，这是一种项目经理用来衡量并比较项目绩效、基线和原始成本估算的技术。

挣值的计算需要以下指标：

• 计划值（PV）：是指为计划工作分配的预算成本。它代表团队计划在一定时间内完成的工作的总成本。

• 实际成本（AC）：是指到目前为止完成工作的实际成本。它是团队在一定时间内完成工作的总成本。

• 挣值（EV）= 总项目预算（PV）x 项目完成的百分比。这代表了团队到目前为止完成工作的价值。

• 进度偏差（SV）= EV – PV。这显示了原始预算和目前进度之间的差异。

• 成本偏差（CV）= EV – AC。这显示了原始预算和实际花费之间的差异。

这些基础指标帮助确定项目的表现，并可用于更详细的分析。

进度绩效指数（SPI）= EV/PV，用来衡量实际进度相对于计划进度的表现。

当 SPI<1 时，意味着实际完成的工作少于计划的工作。当 SPI>1 时，意味着实际完成的工作多于计划的工作。

成本绩效指数（CPI）= EV/AV，用来衡量完成的工作价值对比于计划的工作成本。

3、未来估算的准确性

基线设置有助于提高未来成本估算的准确性。保持对当前项目估算和实际结果的准确记录，有助于将这些估算应用到未来类似的项目。通过差异分析，可以计算误差范围，并将其应用到未来项目的估算中。

完工估算（EAC）是预测总项目成本的指标，有助于合理分配资源。

EAC =（总项目预算）/ CPI。

三、常见的项目基线问题/陷阱

基线设定在项目管理中非常关键，但在创建基线时，项目经理需要注意避免以下几个风险：

1、性能模糊

当项目的范围、成本或时间线发生变化时，项目基线也会随之变化。基线的变化可能导致项目实际绩效的不清晰。用来估计未来项目的范围、成本、时间线和质量的信息可能会变得不一致，随着时间推移，估算的准确性也会降低。

员工有时可能会使用组织数据库中未经核实的数据，这种缺乏验证的数据会影响准确性，并可能使基线失效。项目经理需要采取措施确保数据的完整性、准确性和一致性。

2、数据歧义

如果数据使用和映射不清晰，会导致选择和使用错误的数据。在项目开始之前，项目经理需要规划好要测量的变量、变量的目的以及如何计算变化的影响。

正确的数据映射可以避免重新评估和修正初始基线带来的问题，以及在不必要的变量上浪费时间。完成项目后，可以将基线作为指导未来项目的文档。

四、项目基线的最佳实践

高效的项目经理遵循以下最佳实践以确保项目按时完成并且预算得到控制：

1、使用最先进的需求管理工具

选择合适的基线工具对于优化性能、提高工作效率、确保结果准确性和可靠性、节约成本，并提高项目的适应性和可扩展性至关重要，从而在各个方面带来显著的差异。而具备基线的需求管理工具并不多，比如国内PingCode，以及国外的 Jama 等。（下图为PingCode基线示意图）

2、设定原始项目基线

在任何项目开始时，确定一个代表工作起点的基线是至关重要的。这是记录项目多种参数变化的有效方法。目标是在原有基线的基础上进行添加，避免重写基线的参数。

3、记录过去的基线

在项目进行过程中，可能需要做出改变。在做出任何更改之前，应保存过去基线的记录，这样可以在需要时用来进行比较或撤销更改。

4、维护项目基线

当管理层批准了项目范围、成本和时间线的更改后，应通过加入新的和已批准的范围、时间线和预算变化来更新基线。准确记录基线的更新和变更，有助于保持其与最新要求的一致性。

基线设定是良好项目管理的基础。如果做得不好，可能会导致公司为未能满足客户的项目支付大额费用。但理解基线、它们的影响、如何有效执行它们，并使用正确的工具，可以大幅提升项目成功的可能性。