电子文档管理软件选购指南：9 款产品深度对比

这篇文章介绍了以下工具：PingCode、亿方云、Worktile、中兴云文档、绿云文档管理、彩云文档、SharePoint、Alfresco、DocuWare。

在如今这个信息爆炸的时代，管理文档变得愈发棘手。无论是企业内部的合同、报告，还是客户的资料，繁杂的文件往往让人感到无从下手。如果不能有效管理这些文档，工作效率就会大打折扣，甚至可能导致重要信息的丢失。本文深入研究了市场上不同的电子文档管理软件，发现了 9 款各具特色的工具。每一款都有自己的优点，能够满足不同企业的需求，帮助企业找到最适合自己团队的解决方案。

一、9 款电子文档管理软件介绍

1.Pingcode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI 智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为 25 人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及 SaaS 等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是 360 集团旗下的专业企业网盘服务。一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达 65 万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持 Office/WPS 等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI 文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如 PDF 转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了 ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA 权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次 AES CTR 256 算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。

【官网：https://sc.pingcode.com/x9168】

3.Worktile

Worktile 是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile 提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile 在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4.中兴云文档

中兴云文档是中兴通讯推出的一款文档管理解决方案，致力于为企业提供安全、灵活、高效的文档管理服务。作为国内知名的通信设备和解决方案提供商，中兴通讯在技术研发和市场推广方面具备强大的实力，凭借多年的行业经验和技术积累，中兴云文档在市场上占有一定的份额，受到许多企业用户的认可。

中兴云文档提供多种核心功能，包括文档创建、编辑、分享、权限管理和版本控制等。它支持多种文件格式，允许用户在不同设备上实时协作，极大地方便了团队的日常工作。此外，系统还集成了强大的搜索功能，用户能够快速找到所需文件，提升工作效率。

中兴云文档的优势在于其强大的安全性和稳定性。它采用多层次的数据加密和权限控制机制，确保企业文档的安全存储和访问。同时，中兴的技术团队提供稳定的技术支持，帮助用户快速解决使用中的问题，增强了客户的信任感。

该文档管理系统适合各种类型的企业，尤其是对数据安全性和协作效率有高要求的中大型企业。无论是需要管理大量文件的企业，还是需要多个部门协同工作的团队，中兴云文档都能提供有效的支持，帮助企业提高管理效率和信息安全。

【官网：https://cloud.zte.com.cn】

5.绿云文档管理

绿云文档管理是一款功能强大的文档管理系统，致力于为企业提供高效、安全的文件存储与管理解决方案。作为行业内的领先者，绿云凭借其先进的技术与丰富的经验，在国内市场占据了一定的份额，赢得了众多企业用户的信赖和支持。其团队拥有深厚的技术背景，致力于推动文档管理领域的创新与发展。

该系统具备多种主要功能，包括文档的在线编辑、版本管理、权限控制、智能搜索以及文档共享等。用户可以通过灵活的权限设置，确保只有授权人员才能访问敏感文档。此外，绿云支持多种文件格式，方便用户进行多样化的文档处理，并能与其他系统实现无缝对接，提升工作效率。

绿云文档管理的优势在于其强大的安全性与灵活性。系统采用先进的加密技术，确保用户数据的安全性。此外，绿云提供便捷的用户体验，简单易用的界面设计使得用户能快速上手，减少了培训成本。系统的灵活配置也能满足不同企业的特定需求，具备高度的可定制性。

适用的用户场景广泛，绿云文档管理非常适合需要处理大量文件的中小型企业及大型企业。无论是在日常的文件存储与共享，还是在项目管理中的文档协作，绿云都能提供有效的解决方案。特别是在远程办公和团队协作日益增多的背景下，绿云为企业提供了可靠的支持。

【官网：https://www.lvcloud.com】

6.彩云文档

彩云文档是一款专注于文档管理与协作的云端工具，隶属于北京彩云科技有限公司。该公司在国内市场上具有较强的竞争力，凭借其创新的技术和优质的服务，迅速赢得了用户的信任。彩云文档的市场定位主要面向中小企业及团队，提供高效、安全的文档管理解决方案。

彩云文档的主要功能包括文档创建、在线编辑、实时协作、版本控制和权限管理等。用户可以轻松地创建和共享文档，支持多种文件格式，并且可以通过云端实时编辑和更新。同时，系统自动保存历史版本，方便用户随时回溯和查看文档变更，确保信息安全与完整。

彩云文档的优势在于其高效的团队协作能力和灵活的管理功能。用户可以根据团队需求自定义权限，确保敏感信息仅限特定人员访问。平台的界面友好，易于上手，支持多设备访问，用户可以随时随地处理文档，提高工作效率。此外，彩云文档还支持与其他工具的集成，帮助用户在不同工作环境中保持高效。

该软件适用于多种用户场景，包括项目管理、文档审批、团队协作和知识共享等。无论是小型创业团队还是大型企业，彩云文档都能满足不同层级用户的文档管理需求，帮助提升工作效率和团队协作能力。

【官网：https://caiyun.com】

7.SharePoint

SharePoint 是由微软开发的强大文档管理和协作平台，广泛应用于企业内部信息管理。作为全球领先的企业软件供应商，微软在市场上享有良好的声誉，SharePoint 成为众多大型企业和机构的信息共享与协作的首选解决方案。它不仅支持文档管理，还能够与微软的其他产品如 Office 365 和 Teams 无缝集成，进一步提升团队的协作效率。

SharePoint 提供丰富的功能，包括文档库、版本控制、权限管理、工作流自动化和网站建设等。用户可以创建团队网站，方便存储和共享文件，实现实时协作。同时，支持自定义列表和信息库，帮助企业根据自身需求构建独特的管理系统。它还允许用户通过强大的搜索功能快速找到所需信息，大大提高了工作效率。

使用 SharePoint 的优势在于其高度的灵活性和安全性。企业可以根据自身的需求和规模定制 SharePoint 的功能，满足特定的业务流程。同时，SharePoint 提供多层次的安全设置，确保敏感信息的保护。此外，它的强大社区支持和丰富的在线资源，使得用户在使用过程中能够快速解决问题，充分发挥软件的潜力。

SharePoint 适用于各种规模的企业，尤其是需要处理大量文档和复杂项目管理的组织。无论是中小型企业进行日常协作，还是大型企业实现跨部门的项目合作，SharePoint 都能提供灵活的解决方案，满足不同的用户需求。许多政府机构和教育机构也选择 SharePoint 来管理内部信息和文件，确保高效和安全的文档处理。

【官网：https://www.microsoft.com/sharepoint】

8.Alfresco

Alfresco 是一款领先的电子文档管理软件，以其强大的内容管理和协作能力而闻名。作为行业内的佼佼者，Alfresco 提供开源和企业版解决方案，广泛应用于金融、医疗、政府等多个领域，帮助组织有效管理文档和信息流。其灵活的架构使得企业能够根据自身需求进行定制，提升业务效率。

Alfresco 的主要功能包括文档存储与检索、版本控制、权限管理、工作流自动化以及集成多种第三方应用。它支持协同编辑和实时共享，帮助团队成员在不同地点高效合作。强大的搜索功能使用户能够快速找到所需文档，极大地提高了工作效率。

使用 Alfresco 的优势在于其灵活性和可扩展性。软件的开源特性允许企业根据自身需求进行二次开发，灵活适应各种业务场景。同时，Alfresco 提供强大的安全性和合规性，确保企业文档的安全存储与管理。

Alfresco 适用于需要高效文档管理和团队协作的用户场景，如企业内部文档管理、项目管理、合规管理以及跨部门协作等。无论是中小型企业，还是大型企业，都能通过 Alfresco 实现文档管理的高效化。

【官网：https://www.alfresco.com】

9.DocuWare

DocuWare 是一款领先的电子文档管理软件，专注于帮助企业实现数字化文档处理和信息管理。作为行业内的知名品牌，DocuWare 拥有超过 25 年的历史，服务于全球数千家企业。其强大的市场地位和成熟的解决方案，使其在数字化转型过程中备受青睐。

DocuWare 提供了一系列强大的功能，包括文档扫描和存储、自动化工作流、版本控制、权限管理和搜索功能。用户可以通过直观的界面轻松上传和管理文件，并利用高级搜索快速找到所需信息。此外，DocuWare 还支持与其他软件的集成，如 CRM 和 ERP 系统，提升了整体工作效率。

使用 DocuWare 的优势在于其灵活性和可扩展性。软件支持云端和本地部署，适应不同企业的需求。同时，DocuWare 的安全性非常高，提供了严格的用户权限和数据加密，确保企业文档的安全性。此外，用户界面友好，易于上手，帮助团队快速适应。

DocuWare 适用于各种用户场景，尤其是需要处理大量文档的行业，如金融、医疗、法律和制造等。企业可以利用 DocuWare 实现合同管理、客户档案管理和内部审批流程等，提高效率，降低纸质文档的使用。

【官网：https://www.docuware.com】

二、企业如何根据规模和需求选择合适的软件

企业规模和具体需求直接影响电子文档管理软件的选择。小型企业通常需要功能简单、易于上手的软件，如 Google Drive 或 Zoho Docs。这些工具不仅费用低廉，而且提供基础的文档存储和共享功能。

中型企业可能需要更复杂的解决方案，如 SharePoint 或 Alfresco。这些软件支持更强大的协作功能，能够处理更大量的文档，适合团队共同工作。根据调研，中型企业在使用这些软件后，效率提升约 30%。

大型企业则需要定制化的解决方案，以满足特定的合规和安全要求。选择像 Box 这样的高端软件，可以提供更强大的安全性和集成能力，确保数据保护和业务连续性。在选择软件时，企业应仔细分析自身规模和需求，确保找到最适合的解决方案。

三、用户评价和案例分析能带来什么启示

用户评价是选择电子文档管理软件时的重要参考。许多企业在选择软件前，都会查看其他用户的反馈。这些评价提供了真实的使用体验和建议，帮助企业避免潜在的问题。

案例分析也同样重要。通过分析类似企业的成功案例，可以获得启示。例如，一家金融公司使用 Evernote Business 进行文档管理，成功提高了团队的协作效率。他们的案例显示，文档处理时间减少了 40%。这样的成功故事能够为其他企业提供宝贵的参考。

此外，借助行业专家的评论也能帮助决策。许多科技网站和行业博客定期发布软件评测，这些评测往往会深入分析软件的优缺点。参考这些信息，可以更全面地了解市场上的选项。

四、如何评估电子文档管理软件的性价比

• 功能与性能的平衡至关重要。考虑到企业的实际需求，选择那些提供最关键功能的软件，可以避免为不必要的功能支付额外费用。

• 用户支持和服务也是评估性价比的重要方面。很多软件在价格上看似低廉，但缺乏足够的技术支持可能导致后续成本增加。调查显示，约 40%的企业在使用软件时遇到过技术问题。因此，选择那些提供良好客户服务的软件将更加明智。

• 使用者的反馈也是评估的重要依据。查看其他用户的评价和使用案例，了解他们的真实体验。这能帮助判断软件是否值得投资。通过综合考虑这些因素，可以更准确地评估软件的性价比。

总结

在选择合适的电子文档管理软件时，了解市场上不同选项的特点至关重要。每款软件都有其独特的功能和优势，适合不同规模和需求的企业。通过深入分析这些工具，不仅能提升工作效率，还能加强团队协作和信息安全。希望这篇对比分析能帮助企业找到最符合企业需求的文档管理解决方案，助力团队在日常工作中更加高效、便捷。

常见问答（FAQ）

1. 使用电子文档管理软件是否安全？答案：可靠的电子文档管理软件通常具备多层安全防护措施，如数据加密、权限设置和定期备份等，以保护企业的敏感信息。

2. 为什么企业需要电子文档管理软件？答案：企业需要电子文档管理软件来简化文档管理流程，减少纸质文档使用，提高信息检索速度，增强团队协作能力，同时确保文档的安全性和可追溯性。

3. 如何选择合适的电子文档管理软件？答案：选择合适的软件时，需考虑企业的具体需求、预算、软件功能、用户体验以及客户支持等因素。同时，查看其他用户的评价和案例也非常重要。

4. 电子文档管理软件的主要功能有哪些？答案：主要功能包括文档存储与分类、版本控制、权限管理、在线协作、搜索与检索、工作流管理等，部分软件还提供数据分析和报告功能。

5. 是否可以将电子文档管理软件与其他应用集成？答案：大多数现代电子文档管理软件支持与其他工具和应用集成，如项目管理软件、云存储服务等，以提高工作效率和协作效果。