软件团队文档管理工具哪个好？

如今的产研团队无一不需要处理大量的数据和文档，以支持产品的设计、开发和测试。这些文档包括需求分析、功能规格、技术方案、测试用例、用户反馈等，涉及多个部门和角色的协作和沟通。国外知名调查机构曾调查发现，在缺乏正确的文档管理机制的情况下，团队“找一个文档的平均耗时是 18 分钟”，除此以外，团队可能经常面临：

• 试图查找公司信息或开展项目时无从下手？

• 因为无法参与到项目本身而不得不花费很多时间来咨询同事以了解项目全貌？

• 花费大量时间创建了很多可能已经存在的信息？

• ……

等问题。像这样无意中产生的信息壁垒所造成的生产瓶颈，无疑会浪费大量的时间和精力。如何有效地管理这些文档，提高产研团队的效率和质量，是一个亟待解决的问题。

PingCode 等团队知识库工具是一种专门为产研团队设计的文档管理平台，它能够通过规范文档的结构和格式，保证文档的完整性和准确性，避免信息的遗漏和冲突。通过支持多人在线编辑和评论文档，实现实时同步和版本控制，增强团队协作。通过分享文档给内外部合作伙伴，增强沟通交流…..

本文将用 7 个部分向大家详细介绍如何通过 PingCode 构建团队知识库，解决文档管理中的问题。

一、7 步开启 PingCode 文档管理

自由流动的信息才是当今世界的游戏规则，如果没有一个结构良好的共享平台，我们的工作会变得异常困难。知识管理便是最佳解决方案，通过将公司创建的所有信息（数据 or 内容）放在一个易于访问及共享的地方，来释放被困在单个团队或同事文件夹中的关键信息。

现在，是时侯为组织、团队和个人搭建知识创作、分享平台了，通过以下 7 步，轻松打破信息孤岛，构建完整和持续进化的知识管理体系。

第一步：激活知识共享文化

在知识共享文化中，您很容易获得所需信息并快速完成工作，而在知识囤积文化中，信息隐藏所导致的信息封闭会关乎到每个人的工作表现，甚至会对工作中的个人成长产生负面影响。

知识空间便是您和您的团队或组织中的其他人一起工作的相关页面的集合。您可以将空间想象成图书馆中的书架，通过在 PingCode 中对空间和页面的使用，搭建知识共享空间，您的团队可以实现对企业知识的快速访问，您也可以更轻松地组织、管理和搜索文档，下面让我们进一步了解他们。



大多数组织会混合使用组织空间、团队空间、项目空间、公开空间、个人空间等，在您准备在 PingCode 创建知识空间以前，你可以思考下您的组织打算如何使用它，这有一些常见的使用场景可作为参考：



第二步：创建您的知识空间

一旦您知道需要什么样的空间，就该创建您的第一个空间了：

• 进入 PingCode，选择「知识管理」；

• 在主界面中，选择「+ 新建项目」；

• 选择您想要创建的空间类型（个人/团队/组织）；

• 填写空间名称和空间标识；

• 添加您的空间成员；

• 完成创建。





完成后，您将进入空间主页，在这里，您可以通过添加空间概览或简介让空间成员了解所在空间的用途。

第三步：管理您的空间成员及角色

PingCode 知识管理在开放共享的同时，提供分角色、分空间、分页面、分层级的精细权限管理，保证敏感数据/文档安全。

1. 空间成员管理

每个空间都有自己的一组权限，可以由空间管理员授予和撤销，创建空间的用户自动成为该空间的管理员，进入空间设置后，可以授予其他用户成为空间成员。

系统内置管理员、普通成员和只读成员三种角色，默认情况下，新加入的成员均为「管理员」，从而能够管理空间成员、基本信息、空间共享、空间归档等内容。



2. 空间角色管理

如您需要为当前空间添加更多角色来进行权限划分，可在 PingCode 配置中心进行角色维护，如添加产品经理、销售经理、技术支持等。在完成角色设置之后，就可以进入知识管理后台进一步完成角色权限配置。



3. 角色权限管理

目前 PingCode 已支持 10 项空间管理权限和 14 项页面管理权限，进入知识管理的「权限配置」即可为您的新角色配置需要的权限啦，通过权限的安全管控，来实现与他人的高效协作。



第四步：定义清晰的页面结构

现在是时候将您的新空间组织起来了，自定义页面结构的目标便是让您的空间易于导航，这样，团队成员和其他利益相关者可以快速找到他们需要的内容。

1. 搭建页面树

在 PingCode，任何页面都可以有自己的子页面，通过子页面组织形成的结构化目录树将在左侧进行展示。您可以自由上下拖动页面目录来重新编排，让页面结构更清晰。



2. 空间内导航及搜索

无论您在何时进入知识空间，您总能快速找到需要的内容（PingCode 右上方的高级检索提供更强大的检索支持）。PingCode 还提供多种可选视图，通过使用空间侧边栏在空间内导航，可以快速找到最近查看、最近发布、最近创建等内容。



第五步：开启您的创作之旅

PingCode 知识管理为您提供强大和灵活的编辑体验，如内容实时保存同步、快速构建思维导图、表格宽屏模式…..这一切都从页面开始。

1.历史数据导入

一旦您决定使用 PingCode，无需担心历史知识管理系统中存在遗留内容，PingCode 知识管理提供 Word、Confluence、Markdown/Markdown Zip、HTML Zip 等多类型历史数据批量导入和一键迁移能力，确保知识积累不间断。



2.内容编辑

页面提供了富文本和 Markdown 两种编辑器，除了可以插入常用的页面、图片、表格、附件以外，更是支持思维导图、代码块、文本绘图、公式等丰富内容，满足您的多场景创作需求，并且能根据文本级别自动生成知识页面大纲，成为您强大的生产力工具。



3. 更多趣味

在文档中使用布局功能，让您的文档版面更加紧凑，实现图文、图表的混排；您还可以设置内容块背景色，突出文档重点，提升可读性；当您完成内容创作后，可以为您的页面选择一个专用的 Emoji 表情

，它将展示在空间目录的页面标题旁，从而创造更多视觉乐趣。



4.工作关联

当您同时使用 PingCode 中除知识管理应用外的其他子应用时，你便能体会到工作连接在一起竟然如此简单，知识空间支持页面与工作项的相互关联，允许您在页面中插入工作项及工作状态，其他子应用的具体工作项可直接关联知识库或页面。



第六步：与其他成员在线协作

凭借知识管理应用的协作功能，跨部门各级别员工都可以参与贡献、知识分享和接收反馈，培养一种开放和参与的文化，助力个人及团队成长。

1. 按模板创建

如果您的团队成员不确定要向新页面添加什么，模板便是一个很好的开始，您可以为不同的职能或场景设置特定模板。其他成员通过点击导航上方的创建按钮选择从模板新建即可，模板可以按组织模板或空间模板搜索，并支持模板的预览。



2. 多人协同编辑

PingCode 知识管理最多可以支持 25 人同时编辑一个页面，当您编辑页面时，所做的任何更改都会被实时同步和保存，此时正在编辑该页面的其他人都会看到，编辑的内容即使未被发布也都将自动保存为草稿，无需担心内容丢失。



3. 发布与版本管理

当您完成发布后，PingCode 会启用新版本并将上一个版本存储在版本历史记录中。其他人在历史版本中通过点击版本对比能够快速定位差异点，并可以根据需要轻松恢复到以前的版本。



4. 页面批注、@、评论

对于已发布的页面，您可以选中页面中内容并发起评论，类似于给文档添加批注，批注的内容也将在页面右边栏的“会话”中统一展示，便于进行定位和处理；通过为页面添加关注人、@、评论、批注等形式，来提升沟通效率。

第七步：与企业内部/外部成员共享

协作共享的信息环境有利于每个人在更短的时间内完成更多工作，通过设置开放的知识空间和页面，确保团队中的每个人都可以访问相同的信息，这将为内部/外部团队节省大量时间。

1. 添加安全水印

通过对知识空间进行水印设置来实现版权保护，在不影响视觉效果的前提下防止共享内容的盗用，进行有效安全管理。



2. 公开演示

当您需要在会议中同步重点工作内容时，可以启用演示模式（Ctrl+Shift+P），该模式下支持激光笔和关灯计时，帮助演讲者更好的进行内容演示；在会议结束后，其他成员也可以将页面加入收藏，便于日后查找使用。

3. 页面/空间共享

当您的产品、API 或其他服务内容发生变更，需要与空间内/外的成员进行共享时，可以有选择地为他们设置查看或编辑权限，在保证安全同时提升协作便捷性。同样，您的知识空间也支持分享给企业外部成员，开启共享后，可以进行加密设置，获得链接的人即可访问该页面。



4. 导出/打印

当您完成内容创作之后，可以将您的文档导出为 PDF、Word 或者是 Markdown 格式，让您的存储不受限制，当然您也可以一键打印，便于线下查阅和留存。

二、向团队介绍 PingCode 知识管理工具

完成以上内容，相信您对 PingCode 知识管理已经有所了解，如果你想了解它是否适用于您的团队，那么我们建议您可以在团队中开启小范围试用，听听团队的声音再进行判断。【免费体验 PingCode 功能】

下面在来总结下文章中 PingCode 知识管理的功能特点：

• 定位：PingCode 知识管理工具是为组织、团队和个人，搭建知识创作、沉淀、共享平台。

• 能力：组织/团队/个人级空间，权限和可见性精细化管控，搭建多层级知识体系；常见富文本、Markdown 快捷输入、Emoji 表情，带来稳定流畅的编辑体验；多人实时协同编辑、@同事、评论、点赞，消息实时提醒，沟通协作更高效；页面关联项目管理、测试管理，实时沟通、记录并同步工作信息；Confluence、Html、Markdown 等多类型历史数据一键迁移，知识积累不间断。

• 安全：PingCode 知识管理工具严格遵循数据安全相关政策，具备国际信息安全体系认证、数据加密和备份、账号保护等措施，能够全方位保障您所在组织的信息安全。

• 部署：PingCode 知识管理工具支持多种部署方式，包括公有云、私有云及本地部署；其中 SaaS 版本可以按需购买账号，专业团队提供运维保障服务，两周一次的版本迭代更加轻量、低成本、易维护。

• 服务：PingCode 知识管理工具正在服务着众多一线企业的各类团队，PingCode 更是拥有服务上万成员规模企业的经验和能力，除了更懂国内产研模式之外，还拥有更加完备且及时、有效的客户服务体系。