时间管理：不要让时间偷走你的饼干

未来已来，只是不均衡地分布在当下

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有的人，从忙中走向事业的成功、家庭的幸福；而有的人，从忙中走向碌碌无为。抛开天赋的微小差别，最关键是我们如何对待时间，如何管理时间，进而管理自己的人生。

--- 《小强升职记：时间管理故事书》读后小结

有人说这世上分为两种人，一种是很忙的人，另一种是假装很忙的人。时间去哪了？无非两个结果，一个是被自己浪费了，一个是被他人浪费了。很多人每天都声称自己很忙，忙的不可开交，忙的晕头转向。确实，身边很多朋友日常的生活工作看的我都压力很大，怎么会这么忙？我常常在想。大多数人都不知道自己为什么而忙碌，更加可怕的是，他们已经深陷这种忙碌的状态，而逐渐习惯。这种盲目是如何产生的？我从网上和生活中逐步探索，直到这几个原因浮出水面：

1. 在人生的某个关键时期，被迫完成角色的转变。

2. 来不及构建自己的职业规划和人生目标

3. 不具备平衡工作和生活的能力

4. 没有养成良好的习惯

5. 逐步放弃生活的追求，完全躺平 GTD 开头我们先引入一个核心的概念： GTD（Getting Things Done） ，这是一种个人效率方法，由 David Allen 于 2001 年提出。该方法的目的是帮助人们有效地组织和管理自己的任务和工作，从而提高生产力和减少压力。GTD 方法的核心理念是将所有的任务、想法、项目等都记录下来，然后根据重要性和紧急程度进行分类和安排，以便有效地完成任务和实现目标。该方法强调清晰的思考、有序的组织和高效的执行，以帮助人们更好地掌控自己的时间和工作。看到这里，先不着急反复理解，暂时忘却这段话。

一）时间都去哪了

我们要管理时间，我们就先清楚我们的时间去哪了？这样才能从某个地方去赎回自己的时间。开头便已提出，存在着两种人，一种是 确实很忙 的人，一种是 假装很忙 的人。很多时候我们会突然间想要自律，但却是间歇性自律，我们可能会在纸上写满了日程待办项，我们期望日程待办项能将我们的一天过得充实，但却往往陷入了 时间黑洞。时间黑洞只要一直存在，便会永无止境地吞噬自我宝贵的时间，而让你无法将每一项都标记完成。最常见的便是 网络时间黑洞，无分页的设计，让你深陷其中 一直滚动，10 分钟的休闲放松时间往往会扩展成 2 小时+，而你却忘乎其然。时间黑洞比比皆是，它们共同的特点便是提供很多相互关联的信息吸引我们的注意力，使消耗的时间在不知不觉中膨胀。你要知道，这款应用的背后可能是数十上百个产品在争夺你的时间，在这场时间拔河中，你却是孤身一人！自白：开始有点恍然，我该怎么办？我不禁在想

⑴ 时间日志

日志是个好东西，可以追溯任何事件的起止当我们规划好自己的时间后，我们可以利用日志的方式来记录下自己一天所做的事情，然后重点分析自己在哪些时间段可以投入较多的注意力。时间日志的作用：

时间的运用可以分为 主动时间 和 被动时间做事之前有预期，并且追求预期的结果，这就是主动运行时间，否则就是被动运用时间，而时间黑洞就是指被动时间的集合。那么揪出时间黑洞的最好方法就可以利用日志来进行分析。

时间黑洞以时间块为单位，它们聚集起来就类似于雪球效应，一点一点聚集起来就形成了庞大的雪球。而时间块之间则存在时间碎片，当你的注意力被打断之后，如果想要重新集中注意力至少需要 15 分钟的时间（某个实验表明）。因此我们急需需要找出自己最高效的时间段进行利用。

管理时间，得先知道它是怎么花出去的。时间日志就像是我们记录自己的支出一样，忠实地记录我们的时间都花费在什么地方。

⑵ 四步整理法

• 第一步：将所有的任务放入工作篮，不论是谁在什么时候交给自己的任务，统统放进工作篮

• 第二步：将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或必须转交别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟内完成的任务立即完成

• 第三步：将需要在特定日期处理的事情写进日程表；将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒；将需要现在处理的事情摆在办公桌上

• 第四步：在自己最高效时段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排问题来了，什么是最重要的事？当多件事情需要你来进行协调的时候，每件事对于每个人来说都是最重要的！自白：此刻，我又进入为难的时刻，我甚至开始想放弃了！

⑶ 找到价值观

什么是价值观，为什么扯到了这东西？价值观是指一个人对周围的客观事物（人、事、物）的意义、重要性的总评价和总看法。举个🌰，职业价值观通常会体现在以下几个方面：

1. 管理：工作的目的和价值在于获得他人或某事物的管理支配权，能指挥和调遣一定范围内的人或事物

2. 成就感：工作的目的和价值在于不断创新，不断取得成就，不断得到领导与同事的赞扬，或不断实现自己想要做的事

3. 社会交际：工作的目的和价值在于能和各种人交往，建立比较广泛的社会联系和关系，甚至能和知名人物结识找到了以上三种价值观的体现，那么当某件事情来临的时候我们就可以进行优先级分类。比如：第一件事情是解决项目上的技术难题，第二件事情是主持新项目的管理工作。那么既然 管理 属性在价值观的首位，因此会选择第二件事先入手。当然了，不同阶段的价值观体现有可能不一样，首当其要的便是找到目前阶段的价值观体现。

二）几个工作术

❶ 四象限法则

这个实在太耳熟能详了，所谓 四象限法则，是由著名管理学家史蒂芬·科维(Stephen R.Covey)提出的一个时间管理理论，该理论把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急

根据 重要性 和 紧迫程度 我们可以将事情进行归类，也许并不轻松，毕竟每件事情都在互相拉扯，总在提升自己的优先级，但是并非不实现归类，难道不是吗？在我看来，容易陷入误区的是我们处理 四象限事务的原则：

• 第一象限：这些任务需要立即完成，因为它们对你的目标和价值观至关重要。第一象限就是一片雷区，我们进入这个象限的次数越少越好。这片区域是我们压力和危机的诞生地，但值得注意的是，这片区域大部分都来自第二象限！

• 第二象限：有计划去做，这些任务也和你的目标与价值观密切相关，但它们不需要立即完成，但我们反而值得将时间分配到这个区域，不能因为它是不紧急就不去处理，我们应该将其拆解，否则但期限到来之时，这片区域的事项就会毫不留情地跑到第一象限。

• 第三象限：尽可能地减少这些任务的数量，或者将它们交给别人来处理。

• 第四象限：尽量别去做。这是一个用于缓冲调整的象限，当你疲惫的时候，可以通过做一些不重要且不紧急的事情来调整一下心态和身体。

❷ 猴子法则

威廉姆·翁肯(William Oncken)曾经提出一个理论，叫‘背上的猴子’。翁肯教授有一次偶然发现，自己在忙于加班的时候，下属竟然在优哉游哉地打高尔夫。这让他突然领悟到，主管人员之所以时间不够用，一个很重要的原因在于没有做好授权分责，将太多本该下属去做的工作招揽到了自己身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。

试想一下这样的情况：你在打水的路上碰到一位同事，他说：‘我遇到了一些问题，能不能和你谈谈？’于是你开始听他讲述。结果发现这个问题果然很麻烦，你听了半个小时才弄清楚是怎么回事，而且还没法立刻给出建议，于是你说：‘这个问题很复杂，让我仔细想想，回头咱们再谈谈。’让我们用猴子理论来分析一下这个过程。首先，你和同事偶遇之前，谁的背上有猴子？显然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有这只猴子存在。接着，你开始倾听同事的讲述，这时同事背上的猴子悄悄向你的背上跨过来一只脚。然后，听完同事的讲述，你表示要仔细想想再和同事讨论。这时，猴子便完全转移到了你背上。你接过了同事背上的猴子，而同事则变成了监督者。此后，他会不时跑来问你：‘那件事你想得怎么样了？’‘我们什么时候再谈谈？’……我们虽然应该帮助遇到问题的同事，但是也应该避免这样的情况：让他们把你当作他们自己的猴子的收容站，你收的愈多，他们给的愈多，到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率，可这值得你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么样呢？这就是猴子法则，应用它的前提是你要明确自己的责任边界。”自白：有点意思了，代入感很强

❸ 衣柜整理法

做事靠系统，不是靠感觉。衣柜整理法是一种帮助人们更好地管理时间和任务的方法。这个方法的核心思想是：像整理衣柜一样整理你的任务清单，将任务按照重要性和紧急程度进行分类和排序，以便更好地管理和完成它们。

整理衣柜的五个步骤对应着时间管理的五个流程：捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动，这种时间管理方法称为衣柜整理法（注：就是 David Allen 的 GTD 方法），这些流程是一个开放式循环。

1. 捕捉： 将所有任务列出来，将所有需要完成的任务列在一个列表上，包括重要的和不重要的、紧急的和不紧急的任务。

2. 明确意义： 确定任务的重要性和紧急程度。对于每个任务，评估它的重要性和紧急程度，并将它们分为以下四个象限中的一个：

3. 紧急且重要：优先处理这些任务，因为它们对你的目标和价值观至关重要。

4. 重要但不紧急：计划处理这些任务，以确保你的长期目标得到实现。

5. 紧急但不重要：尽量避免或降低这些任务的优先级，以减少它们对你的时间和精力的占用。

6. 不紧急也不重要：避免或减少这些任务，以节省时间和精力。

7. 组织整理： 为每个任务制定计划。为每个任务制定计划和时间表，确保你有足够的时间和资源来完成它们。重要的任务可能需要更多的时间和资源，而紧急的任务需要更快的处理速度。

8. 深思： 定期检查和更新任务清单：定期检查和更新你的任务清单，以确保它们仍然符合你的目标和价值观，并根据需要进行调整。

9. 行动： 选择最佳方案。按照任务清单和计划行动，积极地处理任务，确保它们按时完成，并实现你的目标和价值观。

三）破开行动上的阻塞

❶ 臣服与拖延

拖延就像发烧一样，是对你的提醒。发烧提醒你体内有病毒感染，而拖延这是提醒你要用正确的方式和自己沟通。

很多人为了战胜拖延，而进行硬刚，最终败于拖延。而正确的做法应该是 臣服。没错，就是臣服。就像大禹治水，不能哪里有水就往哪里堵，这样子只会扩大事态的严重性，而是学会疏通，哪里有水，我们就进行疏通。对拖延进行臣服，并不表示我们无所作为。人的精力是有限的，一种错误的做法就是 跟自己做对，想着逼自己一把，总能多做一些事。但每个人就像是一把弓，你要学会松紧，不能一直硬绷。在持续的工作的工作之下，精力会越来越差，这就是 工作效率曲线，在经济学上称为 边际效益递减规律。

这里说个大家都很熟悉的工作法：番茄工作法 。

番茄工作法是一种简单而有效的时间管理技术，旨在帮助人们更好地管理时间和提高工作效率。该方法的基本思想是将工作划分为一系列 25 分钟的工作时间块，每个工作时间块称为“番茄”，在每个番茄时间内集中精力工作，然后休息 5 分钟，以便恢复精力，然后再进行下一个番茄时间块。

番茄时间块的作用是帮助人们集中精力工作，提高工作效率。25 分钟（因人而异）的工作时间块是一个很短的时间段，足够让你集中精力完成任务，又不会让你感到太累或太枯燥。在这个时间段内，你可以将自己完全投入到工作中，避免被干扰或分心，提高工作效率，完成更多的任务。番茄工作法包括以下步骤：

1. 列出需要完成的任务清单：将需要完成的任务列在一个清单上，并按照优先级排序。

2. 设置定时器：设置一个 25 分钟的定时器，开始第一个番茄时间块。

3. 集中精力工作：在这个番茄时间块内，集中精力工作，避免干扰，尽可能完成尽可能多的任务。

4. 休息 5 分钟：当定时器响铃时，停止工作，休息 5 分钟，以便恢复精力和放松身心。

5. 每四个番茄时间块休息长一点：当完成了四个番茄时间块后，可以休息长一些时间（一般建议休息 15 分钟），以便更好地放松身心和恢复精力。

6. 重复以上步骤：重复以上步骤，直到完成任务清单或工作日结束。但是在实际工作中，想要 ”吃完一个完整的番茄“ 总是没那么容易，免不了会被打断，并且有专家表示，当人们的专注状态被打断后，需要花大约 30 分钟才能重新集中注意力（个人认为并不需要这么久）。但终究我们要学会如何应对被打断的情况。打断分为两种，一种是内部打断，一种是外部打断

• 外部打断： 外部打断通常上就是发生在同事协作上，这些都是很正常并且很频繁的。我们遇到这种情况可以首先 结合自己的价值观 来考虑这件事情是不是必须要现在做？如果不是，将根据 衣柜整理法 ，将事情扔进收集篮中。如果是，那就接纳它，并想办法应对它，毕竟 CPU 都有上下文切换的时间，更何况我们。

• 内部打断： 这种常常发生于我们内部世界，突然想到某件事没做，就想着要马上去做。但往往很多事情并不需要立即处理，我们依然可以利用 衣柜整理法 的方式进行应对。

如果你的番茄时间确实经常被这样的事情打断，就可以考虑缩短番茄钟的时间，比如改成 15 分钟，这样被打断的概率就小很多。

➋ 要事第一

时间管理管理的其实是 承诺 ，履行承诺的能力就是时间管理的能力。

高效率省下来的时间都会被新冒出来的琐事吃掉了，这和你拼命往盆外舀水，却没有关住水龙头的效果是一样的。而琐事往往是源源不断的。

虽然琐事很多，我们往往却会 琐事优先。为什么？因为琐事具备以下几种特征：

1. 简单明确

2. 即时满足

3. 不愿改变三个特征都击中我们的本性。所以我们往往愿意被琐事所缠绕，也不愿去做复杂且麻烦的要事。总在找各种理由进行推脱，这也就是开头说到的，总是以 我很忙 为借口，避免了很多要事的处理。如果每天都做十分重要的事，就会成为十分重要的人；如果每天都做七分重要的事，只会成为七分重要的人。时间管理不是做什么事用多少时间，而是用时间做什么事

➌ 突发事件的应对

生活总是很难一帆风顺，各种挑战在挑战着你的心态。很多人面临突发事件的事后总会在寻找怎么避免突发事件的发生！但这种方向一开始就是错的。既然都称为突发事件，重在 突发 二字。因此你要学习的是如何应对，并积累经验。突发事件的来临，第一个挑战的便是个人的情绪与心态，遇到临时突发事件的时候，没有其他的办法，只能紧急应对。首先，处理事情之前先处理好情绪，你要知道，不论多糟糕的事情，当它发生的时候就已经过去了，你再郁闷、烦躁都无法改变过去。反而沉稳的心态总能帮你在绝望的道路上看到星星之火。

四）想法是如何落地的

❶ S.M.A.R.T 法则

"SMART" 法则是一个目标设定的框架，通过指导目标设定的过程来确保目标是具体、可衡量、可达成、现实可行和有时限的。这个框架通常被用于个人和组织的目标设定。"SMART" 法则是一个缩写，表示以下五个关键要素：

1. 具体（Specific）：目标应该是明确具体的，而不是模糊不清的。目标应该回答以下问题：什么、为什么、如何、谁将参与以及何时。

2. 可衡量（Measurable）：目标应该是可衡量的，以便衡量进度和成功。这意味着目标应该有一些量化标准，可以用数字或其他方法来衡量。

3. 可达成（Achievable）：目标应该是合理的，可以实现的，而不是过于理想化或不切实际的。目标应该挑战性的同时也应该是可行的。

4. 现实可行（Realistic）：目标应该与现有资源和能力相一致。如果目标过于远大，而现有资源和能力无法支持，则目标不现实可行。

5. 有时限（Timely）：目标应该有明确的截止日期或时间表。这可以帮助确保目标得以实现，并促使人们在规定时间内采取必要的步骤。5 个关键点，我们如果每个关键点拆开来看的话都很好理解，但是把一件事从这 5 个点进行分析说明，却常常难以下手，我们不妨举个例子：假如我们要减肥。很简单的一段话，那我们该如何分解呢？

6. 具体（Specific）：我想减掉我目前体重的 10%，从现在的 80 公斤减到 72 公斤。我希望通过改变饮食习惯和增加锻炼来实现这个目标。

7. 可衡量（Measurable）：我将在每周三次锻炼并记录我的体重，以确保我能够衡量自己的进展。

8. 可达成（Achievable）：我将每周增加一次锻炼，以逐步增加我的锻炼强度。我也会慢慢改变我的饮食习惯，以确保我可以在减肥的同时保持健康。

9. 现实可行（Realistic）：我的减肥目标是现实可行的，因为我已经有了一些基础的健康饮食和锻炼习惯，并且我打算逐步改变它们，而不是一下子改变太多。

10. 有时限（Timely）：我将在接下来的三个月内实现这个目标，也就是到六月底之前。网上常常以长篇大论来证明 Samrt 法则的作用，然而我却觉得这不是一种 Smart 的做法。我们实际论证，通过 Smart 分解后减肥这个目标一下子变得清楚了，不再让人觉得这是一句空话！这就是最直观的感受，因此这也是为什么领导很喜欢员工能够利用 Smart 法则来作自己的 OKR 总结。

➋ 思维导图

实现目标的关键是将目标转变成计划思维导图是一种图形化的思考工具，用来组织和表达想法、信息和概念。它是一种用树状结构、关系图或其他视觉图形来展示信息的方式。思维导图的中心节点通常代表主题或主要概念，而分支则代表相关的想法、观点或信息。这是一个很好用的工具，但实际上用的人不多，用的好的人就更少了。下面是一些使用技巧和建议：

1. 确定主题：思维导图的核心是主题或中心点，因此在开始画思维导图之前，确保清楚明确地确定主题，这将帮助你更好地组织和分类信息。

2. 使用关键词：思维导图的分支应该是简短和有意义的关键词，这将有助于记忆和理解。使用颜色和符号来进一步区分不同类型的信息。

3. 保持简洁：思维导图应该简洁明了，尽可能避免使用过多的文字和详细的描述。可以使用简洁的短语、关键词和图标来代替详细的文本。

4. 组织结构清晰：思维导图应该具有清晰的结构，以便读者可以轻松地理解和跟随。使用树状结构或其他简单的视觉图形来组织信息。

5. 定期更新：思维导图不是一成不变的，它应该随着时间的推移而更新。当你获得新信息时，不要忘记将其添加到思维导图中。

6. 实践多次：思维导图需要实践才能掌握，因此不要害怕尝试。越多的练习，你就越能熟练和自如地使用思维导图。

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我是小菜，一个和你一起变强的男人。 💋

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