什么是采购管理？如何做好采购管理？

在日常生活中，采购似乎是一个无处不在的活动。无论是家庭中每周的超市购物，还是企业为生产和运营所做的物资采购，都在我们周围发生着。对于家庭来说，采购是为了确保生活的基本需求；而对于企业来说，采购更是保证生产和运营顺利进行的关键环节。

无论是个人购买家电、食品，还是企业采购原材料、设备，采购管理的合理与否，直接影响着成本控制、供应保障和产品质量的优劣。那么，什么是采购管理？又该如何做好采购管理呢？

采购管理是什么？

采购管理可以被比作企业的“大管家”，它负责将企业所需要的物资、服务等，以合理的价格、合适的时间、优良的质量买到手，并与供应商建立良好的合作关系。以制造业为例，采购管理就像是一个桥梁，连接着企业和外部供应商。比如，一家电脑制造公司要生产出高性能的笔记本电脑，采购管理部门就要寻找合适的零部件供应商，谈判价格，确保及时交货，让生产线能够顺利运转。通过精确的采购管理，企业能够确保生产所需的原材料、配件等及时到位，避免因短缺而导致生产延误。

采购管理的目标

保障供应：就像家里的厨房不能没有食材，企业的采购管理也必须确保原材料和产品服务不断档。例如，服装制造企业必须确保面料供应不间断，以免生产线停工。

节省成本：企业采购就像购物时的“货比三家”，通过选择性价比高的供应商，确保以最少的资金获取最需要的物资。例如，企业在采购办公用品时，通过供应商比较，找到既有质量保证，又能提供折扣优惠的供应商，从而节约开支，提升利润。

保证质量：就像购买商品时，消费者看重商品的质量，采购管理同样需要确保采购的物资质量合格。假如一个食品公司采购的原料质量不过关，这些原料最终进入产品中，不仅会影响消费者体验，还会影响公司的品牌形象。因此，确保采购物品符合质量要求，是采购管理的关键目标。

合作共赢：与供应商建立长期的合作关系，达到双赢的局面。采购不仅是交易，更是合作。企业与供应商通过建立稳定、长期的合作关系，能够获取更好的价格、更高的服务质量，同时供应商也能享受企业的稳定订单，实现共赢。

采购管理都管些啥？

弄清楚企业需要啥（采购需求管理）

提前看需求：企业需要提前了解生产或运营所需的原材料、设备等。企业的采购需求往往和其生产计划或销售计划密切相关。以手机制造为例，如果市场预期需要生产 100 万部手机，采购部门就要根据生产计划，提前与供应商确认所需的零部件数量。

申请与批准：在很多企业中，员工需要通过提交采购需求申请的方式，提出需要采购的物品。部门经理或负责人审核后，采购部门才能开始工作。只有确认需求的合理性和必要性，采购部门才能确保采购流程的顺利进行。

找对的供应商（供应商管理）

挑靠谱的供应商：企业在寻找供应商时，像是在市场上挑选最合适的产品一样，必须从众多潜在供应商中挑选出质量好、价格合理、交货及时的供应商。采购部门需要对潜在供应商进行调研，包括查看其历史业绩、工厂状况、产品质量等，确保能够提供符合企业需求的物资。

考察供应商表现：和供应商的合作并非一成不变，采购部门需要定期对供应商的表现进行评估，包括交货情况、产品质量等，并根据考核结果进行奖励或惩罚。优秀的供应商可以获得更多合作机会，而表现不佳的供应商则可能被替换。

和供应商处好关系：供应商是企业的重要合作伙伴，建立良好的合作关系对于采购管理至关重要。通过与供应商建立信任关系，企业可以在价格、交货期、质量等方面获得更好的条件。

跟供应商讨价还价（采购谈判）

谈判前做好准备：在和供应商谈判前，采购部门需要充分了解市场价格、产品质量等信息，以确保能够获得最优的采购条件。了解市场行情，可以帮助企业在谈判时占据有利位置。

谈判技巧很重要：在谈判过程中，灵活性和沟通技巧十分重要。采购部门需要根据市场条件、供应商表现以及企业需求，争取更有利的采购条件。例如，通过比较多个供应商的报价，争取更低的采购价格，或是更短的交货时间。

谈好合同签下来：达成协议后，采购部门要把双方达成的协议写成合同，明确价格、交货日期、质量标准等关键条款，确保双方在合作中的责任和义务。

下单后的跟进（采购订单管理）

下单要准确：确保订单信息准确无误，避免因误解或错误而导致供应商交错货品。例如，采购一批打印机时，要确保订单中清楚标明数量、型号、规格等，避免因沟通不清导致错误。

跟踪订单进度：及时了解订单的生产和运输进度，确保供应商按时交货。如果出现延迟，采购部门可以提前采取应对措施，避免影响生产进度。

检查买回来的东西（采购验收）

制定验收标准：在物资采购之前，采购部门需要根据企业需求制定详细的验收标准，明确物品的质量、规格等要求。

严格验收流程：收到货物后，采购部门必须严格按照验收标准逐一检查，确保采购的物品符合质量要求。如果存在不合格项，需要及时与供应商沟通并寻求解决方案。

控制采购成本

分析成本：采购部门需要分析各项采购成本，寻找可能的节省空间。例如，通过优化运输方式、降低包装成本等手段，减少不必要的开支。

采取措施省钱：通过批量采购、长时间的合作关系等方式，采购部门可以降低单位成本。例如，通过与供应商谈判，争取到更多的折扣优惠。

如何把采购管理工作做好？

打造规范的采购“流水线”（建立有效的采购管理流程）

流程要标准化：采购流程必须规范、标准化，从需求提出到验收付款，每个环节都有明确的步骤和责任人。标准化的流程有助于提高效率、减少错误。

持续优化流程：定期检查和优化采购流程，发现并改进瓶颈问题，提高整体效率。

善用信息化工具

用上采购管理系统：采购管理系统可以帮助企业更高效地管理信息、跟踪采购进度，并对供应商数据进行分析，提升决策效率。

数据分析助力决策：通过采购数据的分析，采购部门可以对价格趋势、供应商表现等进行预测，制定更加精准的采购计划。

提升采购团队能力（团队建设与培训）

组建专业团队：企业应根据实际需求，招聘懂得采购流程、具备谈判能力的专业人才。

不断培训提高：采购团队需要定期接受培训，不仅学习采购技巧，还要了解市场动态、法律法规等，提升整体能力。

提前防范风险（建立风险管理机制）

识别和评估风险：企业要识别采购过程中可能面临的风险，如价格波动、供应中断等，并评估其影响。

制定应对办法：针对不同的风险，企业要提前制定应对策略，如多元化供应商、签订长期合同等，降低潜在风险。

内外合作，齐心协力

内部协同：采购部门需要与其他部门密切合作，了解各部门的需求，为公司整体目标服务。

外部共赢：通过与供应商的长期合作，达成共赢，确保双方在合作中实现利益最大化。