文档管理工具大赏：10 款神器总有一款适合你

国内外主流的 10 款文档管理工具对比：PingCode、Worktile、飞书文档、石墨文档、语雀、M-Files、DocuWare、Revver、HightAIl、Box。

文档管理听起来简单，但真正有效地管理企业文档却是许多团队面临的一大挑战。无论是电子文件的迅速增多，还是纸质文件的安全存储，传统的管理方法已难以满足现代企业的需求。这不仅增加了工作负担，还可能导致信息泄露或数据丢失，严重时甚至会影响企业运营。

一、国内外主流的 10 款文档管理工具

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI 智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为 25 人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及 SaaS 等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile 是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile 提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile 在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、飞书文档

飞书文档是由字节跳动开发的一款集成在飞书办公套件中的协同办公工具，它在市场上以高效的协作功能和云端操作性能获得了广泛的认可。该工具支持文档、表格、幻灯片及思维笔记等多种格式的在线创作和实时多人编辑，非常适应现代企业的快速协作需求。

主要功能包括实时协作编辑、任务管理、丰富的文档模板以及在线表格和数据可视化等。飞书文档的优势在于其强大的集成能力，能与多种办公工具无缝对接，提供一站式的办公解决方案。此外，它还特别强调数据安全和用户隐私保护。

这款工具适用于需要远程协作和灵活办公解决方案的企业，尤其适合项目管理、事件规划和教育培训等多变的工作环境。对于希望提升团队协作效率并实现高效文档管理的用户来说，飞书文档是一个理想的选择。

更多信息请访问飞书文档的官方网站：www.feishu.cn。

4、石墨文档

石墨文档是由武汉初心科技有限公司开发的，自 2014 年以来一直专注于提升在线协同办公的体验。该平台支持文档、表格、幻灯片及思维导图的在线编辑和多人实时协作，是国内云端文档处理和团队协作的领先解决方案。石墨文档的主要功能包括高效的文档协作、任务管理、版本控制和权限管理，能够满足不同规模企业的需求。

该工具的优势在于其云端操作性，允许用户随时随地访问和编辑文档，同时提供详尽的版本和权限控制，确保文档安全。此外，石墨文档的强大协作功能特别适合需要远程工作和高效团队协作的用户场景，如教育、媒体和金融等多个行业。

更多详细信息和使用石墨文档的服务，请访问其官方网站：shimo.im。

5、语雀

语雀是由蚂蚁集团开发的文档与知识库工具，源自阿里巴巴集团的内部需求，于 2018 年开始向外部提供服务。作为一个专业的云端知识库，语雀广泛应用于企业和个人文档管理，特别是在技术文档编写方面表现突出。其主要功能包括结构化的知识库管理、多人在线协同编辑文档、以及灵活的团队管理工具，支持网页和移动端使用，确保信息实时更新和团队协作的流畅性。

语雀的优势在于它的高度可定制性和用户友好的界面，使得文档编写和知识管理变得更加高效。此外，它还提供金融级的数据安全存储，适用于需要高安全标准的行业使用。语雀非常适合技术团队、研发部门以及需要大规模文档共享和知识沉淀的企业。

更多详细信息请访问语雀的官方网站：www.yuque.com。

6、M-Files

M-Files 是一款智能信息管理解决方案，由 M-Files 公司开发，该公司在文档管理软件领域内具有强大的市场地位和技术优势。M-Files 的主要功能包括通过元数据驱动的内容管理、智能搜索、版本控制以及自动化的工作流程管理，强调无需进行复杂的文件迁移即可整合各种系统和数据。M-Files 的优势在于其能够打破信息孤岛，通过统一视图简化文档的查找和管理，并提供强大的安全性和合规性支持。

此外，M-Files 支持云端、本地及混合部署，满足不同公司的数据安全和主权要求。M-Files 适用于需要高效文件管理和强化业务流程自动化的各种行业，包括金融、法律、生命科学和制造业等。

DocuWare 是一款全面的文档管理和工作流自动化平台，广受全球众多行业的信赖。它通过高效的数字化处理和安全的信息流转，帮助企业加速业务流程。DocuWare 的核心功能包括电子文档捕捉、全文搜索、工作流自动化、元数据管理、访问控制和权限设置、电子签名集成、移动访问以及电子邮件管理等。

DocuWare 的优势在于其强大的自动化能力，能够简化从发票处理到合同管理等关键业务流程。此外，其安全性和合规性也是其重要特点，提供加密、访问控制和审计追踪等功能，确保敏感文档的安全​。DocuWare 特别适用于需要处理大量文件和复杂工作流的中大型企业，尤其是在法律、医疗和金融等对文档管理有严格要求的行业。

更多关于 DocuWare 的信息，您可以访问官方网站：www.docuware.com。

7、Revver

Revver 是一款领先的文档管理软件，旨在通过自动化和智能化功能改进企业的文档处理和业务流程。这款软件提供了广泛的功能，包括实时编辑、访问权限管理、版本跟踪和集成电子签名等，使其在各种行业中广受欢迎。Revver 特别强调其能够提供的安全性，包括银行级数据加密和强大的访问控制选项，确保文件在整个生命周期内的安全。

Revver 的优势在于其高度可扩展性，无论组织规模如何增长，都能够适应不断增加的文档管理需求。它支持与现有系统的无缝集成，通过开放的 API 和多种内置集成，以确保与企业现有技术堆栈的兼容性。此外，Revver 提供高级搜索功能，加快文档检索速度，提高工作效率。

Revver 特别适用于需要管理大量文件和自动化复杂工作流的中到大型企业。行业如金融服务、政府、医疗保健、保险、物流和制造业等，都能从 Revver 的高级文档管理和合规功能中获益​。

更多关于 Revver 的信息，您可以访问官方网站：www.revverdocs.com。

8、Hightail

Hightail 是一款由 OpenText 旗下开发的云端文件分享和协作工具，专为帮助创意团队在项目中高效协作而设计。Hightail 的主要功能包括大文件安全传输、实时协作、版本控制、和项目管理。该工具特别适用于处理高分辨率内容，如图片和视频，并支持团队在浏览器中预览、标注和比较不同版本的文件，确保所有团队成员始终在处理最新版本。

Hightail 的优势在于其强大的协作功能，能够集成 Adobe Creative Cloud 应用，允许用户在不离开创意环境的情况下进行反馈和文件同步。它还提供了灵活的文件共享选项，用户可以轻松地管理客户的反馈，确保项目按时完成。Hightail 适用于需要频繁处理大文件并依赖高效团队协作的创意团队，如广告公司、设计工作室和视频制作团队。

更多信息请访问 Hightail 的官方网站：www.hightail.com​。

9、Box

Box 是一家领先的云内容管理和文档管理平台，专注于帮助企业有效地管理其内容生命周期。作为行业的领导者，Box 为全球众多知名企业提供服务，包括 68% 的《财富》500 强公司。Box 的主要功能包括安全的内容存储与共享、电子签名集成、工作流自动化、以及与超过 1,500 个应用程序的无缝集成，这些功能使其成为企业内容管理的强大工具。

Box 的优势在于其高水平的安全性与合规性，包括对敏感信息的精细权限控制、内置的审计跟踪、以及对 HIPAA、FINRA 等法规的支持。此外，Box 还提供全面的信息治理功能，简化了内容保留与销毁的管理流程，确保企业在管理文档时符合全球合规标准。

Box 特别适用于需要处理大量内容并严格遵守合规要求的行业，如金融服务、医疗保健和法律部门。它的灵活性和广泛的集成能力使其适合各种规模的企业，无论是小型团队还是跨国公司。

更多信息请访问 Box 的官方网站：www.box.com。

10、ONLYOFFICE 

ONLYOFFICE 是一个由 Ascensio System SIA 开发的多功能在线办公套件，其开源属性使其在全球范围内被广泛采用。作为一个综合性的办公解决方案，ONLYOFFICE 提供文档、电子表格、演示文稿编辑工具，以及邮件、项目管理和客户关系管理 (CRM) 等功能，服务于个人用户、团队和企业​ 。

该平台的主要优势在于其高度的兼容性和定制性，支持与多种流行的办公和协作平台集成，如 Moodle、Nextcloud 和 WordPress。ONLYOFFICE 强调数据安全，提供端到端加密和自定义的访问权限设置。

ONLYOFFICE 特别适合需要高度文档协作和集成多功能工具于一体的业务环境。无论是需要跨平台操作的小型团队，还是大型企业寻求内部数据安全和高效协作的解决方案，ONLYOFFICE 都能提供符合需求的服务​ 。

【官网：https://www.onlyoffice.com】

二、选择文档管理系统前你应该考虑哪些关键因素

兼容性和集成在选择文档管理系统时，首要考虑的是其与现有技术环境的兼容性。好的系统应能无缝集成进你的 IT 架构中，不仅支持当前的软件、硬件，还能与常用的应用程序如电子邮件和办公软件配合使用。这种兼容性极大地减少了学习曲线，加速部署过程。

安全性和权限管理数据安全是企业不可忽视的关键。优秀的文档管理系统提供强大的安全功能，如加密、访问控制和备份机制，保护文档不受未授权访问或丢失。权限管理功能允许你设定谁可以查看或编辑特定文档，确保敏感信息的安全。

用户体验和支持系统的易用性直接影响到员工的接受度。一个直观的用户界面和简便的操作可以提高员工的工作效率。同时，选择一个提供良好客户支持的系统也非常重要，包括在线帮助、用户手册和实时技术支持。

三、如何识别适合你业务需求的文档管理系统

分析业务需求每个企业的需求都是独一无二的。开始前，详细评估你的业务流程和文档管理需求。考虑你需要管理哪些类型的文档，如合同、报告、员工记录等，以及这些文档的处理和存储方式。

功能匹配根据业务需求挑选系统功能。如果你的团队经常远程工作，可能需要强大的云存储和移动访问功能。如果处理大量客户数据，查找和检索功能的效率尤其重要。

成本效益分析对比不同系统的成本和潜在收益。包括软件的购买费用、实施费用和长期维护费用在内的总成本应该与企业的预算和期望的 ROI 相匹配。

四、文档管理系统如何提升你的工作效率

自动化处理流程通过自动化常规任务，如文档归档、索引和分类，系统可以减轻员工的负担，让他们专注于更高价值的工作。例如，自动化的工作流可以简化审批流程，加速文档的处理速度。

改善文档检索快速准确地检索文件至关重要。高效的文档管理系统提供强大的搜索工具，帮助用户快速找到所需文件。这减少了浪费在寻找信息上的时间，提高整体工作效率。

协同工作好的文档管理系统支持团队协作。多人可以同时访问和编辑文档，系统会自动保存所有版本，确保信息的一致性和最新状态。这种协同工作模式对于分布在不同地点的团队尤为重要。

五、总结

在现代企业中，文档管理不仅仅是存储和组织文件，它直接影响到团队的效率、合规性和信息安全。通过选择合适的文档管理系统，并结合自动化工作流程和严谨的安全措施，企业可以显著提高工作效率，同时减少合规风险和数据泄露的可能性。无论企业规模如何，有效的文档管理都是确保信息流畅、团队协作顺畅和业务运营高效的重要保障。最终，选择一个适合自己需求的系统，并持续优化文档管理流程，将使企业在竞争中立于不败之地。

常见问答（FAQS）：

1、为什么企业需要文档管理系统？

企业需要文档管理系统来简化文档的创建、存储和检索过程。DMS 可以减少纸质文件的使用，避免文档丢失或损坏，并确保文档符合行业法规和标准。此外，它还能提高团队协作效率，特别是在需要多人访问和编辑同一文件时。

2、文档管理系统如何确保文档的安全性？

文档管理系统通过多种方式确保文档的安全性，包括用户权限管理、数据加密、审计跟踪、版本控制和备份恢复等功能。这些措施可以防止未经授权的访问、数据泄露和意外的数据丢失。

3、如何选择适合我公司需求的文档管理系统？

选择合适的文档管理系统需要考虑多个因素，包括系统的兼容性、易用性、安全性、可扩展性和支持的功能。首先评估公司当前的文档管理需求，如处理的文档类型、团队规模、合规要求等，然后选择能满足这些需求的系统。