数字化转型应该如何去做？（过程管理方法篇）

　　一个项目的成功，依赖于内部的项目目标、组织成员、技术能力和充分的资源；外部的项目干系人和生态环境等各种要素。项目在执行过程中，存在各种未知因素和潜在风险。人们根据实践总结出项目管理方法对项目进行控制和管理，从而提高项目的成功率。代表性的项目管理方法有 PMBOK、PRINCE2 和敏捷项目管理等。这些方法因为适用环境和项目类型的不同，对管理要素、管理过程和管理措施有各自不同的定义。本文提取项目管理的共性部分，以过程管理为主线进行介绍。项目过程主要经历４个主要阶段：项目启动、项目规划、项目执行、项目收尾。

项目启动

　　项目启动阶段的主要目标是评估当前调研的内容，决议是否继续投入资源开展更深入的项目设计和规划。调研的内容围绕项目目标、项目成员、项目资源及可行性等。可归类为三大项、七小项。见下图。

项目启动阶段示意图

项目规划

　　项目启动后，项目组成员正式对项目要素：商业论证、组织、质量、计划、进展、风险、变更，开展定义和设计工作。

• 商业论证：成果能给企业带来哪些好处或改善。这些成果是否能获得利益相关方（干系人）的认可。

• 组织：团队需要由哪些成员组成，团队内部由谁来决策、谁来执行、谁来监督和如何协作等问题。确认商业论证对哪些干系人有影响，如何与干系人建立密切沟通并获得支持。

• 质量：最终交付物（产品、客户服务、流程优化等）完成的标准。制定评估方法，评估交付物是否满足利益相关方的预期。

• 计划：团队从何时开始工作、各项工作时间和人力如何安排，完成整个项目需要持续多长时间。工作分解结构（WBS）是此阶段最重要的工作，决定着最终计划是否可行。

• 进展：团队做哪些工作，每件工作需要达到的标准和完成的指标。

• 风险：项目推进过程中，存在哪些可预知的风险？风险发生的概率是多少？发生风险后对项目的影响有多大？风险发生前，团队如何采取措施避免风险的发生；风险发生后，团队开展哪些工作可减少对项目进展的影响。

• 变更：项目遇到需求变化或者产生风险后，如何调整计划和资源。新规划的评估审核如何开展。
  

项目规划七要素关系示意图

项目执行

　　项目执行阶段是项目生命周期中最为关键的阶段之一，它是将计划转化为实际成果的阶段。根据任务的复杂度，工作计划被划分为不同层级和不同阶段。各工作组按照工作计划和质量标准开展工作。WBS 拆解将项目工作分解为可管理的任务，明确了工作内容和边界，团队成员根据担任的工作角色各司其职，尽责完成任务。完成每一个阶段的工作后，需要对此阶段的工作成果与工作基线进行评估。只有当工作成果达标后，才能进行下一个阶段的工作。然而，在工作中充满各种挑战、风险和外部环境变化的情况，导致团队无法按计划如期完成。如果需要对工作计划进行变更，必须重新评估和批准变更，以确保交付物能按时按量完成。

WBS 工作拆解示意图

收尾验收

　　当项目进入收尾阶段时，团队不仅需要为项目完成庆功，还需要进行复盘。复盘是对项目经历进行全局审查和深思，是团队内部一次综合反馈和纠偏的重要机会。团队通过回顾整个项目过程，发现其中的问题和不足之处。在下个项目实施过程中，团队可以避免类似的错误，从而提高工作效率。同时，团队成员在没有项目压力的环境下，更容易理解当时团队成员决策的原因。

　　在项目的执行过程中，实施项目过程管理方法不仅可以提升项目的成功率，还可以缓解团队的压力和焦虑。管理层通过过程管理的信息、数据和汇报掌握项目不同层面的状态掌控全局，从而获得安全感。团队成员定期向上级汇报进展和风险，持续获得领导的关注和支持。同时，团队成员也能够感受到自己在团队中的归属感，从而激发斗志。在关注项目是否达标的同时，也需要关注参与者是否得到了成长。员工心理健康和良好的工作氛围是团队稳定和长期发展的基础。