文档管理系统怎么选？2024 推荐的 8 款工具

本文推荐的 8 款文档管理系统有：1.PingCode；2.Worktile；3.用友文档管理系统；4.钉钉文档；5.金山文档；6.腾讯文档；7.DocuWare；8.Alfresco。

许多企业仍在依赖传统的文件存储方式，如纸质文件或简单的电子表格，这不仅导致信息查找效率低下，还增加了数据泄露的风险。没有一个高效的文档管理系统，团队协作和信息管理往往变得混乱不堪，影响整体工作效率。

文档管理系统能够集中存储、管理和共享文件，显著提升协作效率并确保数据安全。本文将介绍 2024 年国内值得关注的 8 款优秀文档管理系统，详细解析每款系统的特色与优势，帮助你为企业选择最适合的解决方案。

2024 值得关注的 8 款文档管理系统

1. PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI 智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为 25 人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及 SaaS 等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2. Worktile

Worktile 是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile 提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile 在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.用友文档管理系统

用友文档管理系统由国内领先的企业管理软件供应商用友网络推出，凭借其在企业服务领域的深厚积累，稳居市场前列。该系统提供全面的文档存储、管理和共享功能，支持多平台访问，适合各类企业使用。主要功能包括智能搜索、权限管理、自动化工作流程和版本控制，帮助企业高效管理海量文档。用友文档管理系统的优势在于其强大的集成能力和灵活的定制选项，能够满足不同行业和规模企业的需求。特别适合需要集中管理大量文档、提升信息管理效率的中大型企业。官网：https://www.yonyou.com

4.钉钉文档

钉钉文档是由阿里巴巴旗下的钉钉平台推出的一款文档管理工具，依托强大的互联网基础设施，占据国内市场的重要地位。该工具支持实时协作编辑、版本控制和云端存储，方便团队成员随时随地访问和编辑文档。主要功能包括多人实时编辑、权限设置、文档共享和智能搜索，提升团队协作效率。钉钉文档的优势在于与钉钉生态的深度整合，能够无缝连接消息、日历和任务管理等功能，适合各类企业尤其是中小企业使用。适用场景涵盖日常办公、项目协作和远程办公等。官网：https://www.dingtalk.com

5.金山文档

金山文档由金山软件开发，是国内广受欢迎的在线文档管理工具，以其高性价比和易用性著称。系统支持在线编辑、文档共享和权限设置，适合中小企业和个人用户使用。主要功能包括实时协作、云端存储、版本恢复和模板库，帮助用户高效完成文档处理。金山文档的优势在于其简洁友好的用户界面和丰富的功能模块，且价格实惠，适合预算有限的企业。适用用户场景包括团队协作、远程办公和日常文档管理等。官网：https://www.wps.cn

6.腾讯文档

腾讯文档是腾讯公司推出的一款云端文档管理工具，凭借腾讯强大的生态系统，占据国内市场重要位置。该工具支持多人实时编辑、云端存储和跨平台同步，方便团队随时随地协作。主要功能包括实时协作编辑、权限管理、智能搜索和数据统计，提升团队工作效率。腾讯文档的优势在于与腾讯其他产品如微信、QQ 的无缝集成，便于信息的快速共享和沟通。适用场景涵盖企业内部协作、项目管理和教育培训等。官网：https://docs.qq.com

7.DocuWare

DocuWare 是一款专业的文档管理和流程自动化解决方案，适合中大型企业使用。它支持文档存储、管理、共享和自动化工作流程，帮助企业高效管理信息资源。主要功能包括文档捕捉与存储、工作流程自动化、权限管理和集成应用，提升企业工作效率。DocuWare 的优势在于其强大的流程自动化能力和灵活的集成选项，适合需要复杂文档管理和高效流程控制的企业使用。适用场景包括财务管理、人力资源和客户服务等。官网：https://www.docuware.com

8.Alfresco

Alfresco 是一款开源的企业内容管理系统，具备高度的定制性和扩展性，广泛应用于全球各类企业。该系统支持文档存储、管理、共享和搜索，帮助企业高效管理信息资源。主要功能包括文档管理、协作工具、权限控制和工作流程自动化，提升企业信息管理效率。Alfresco 的优势在于其开源特性和强大的定制能力，适合需要高度定制和灵活扩展的企业使用。适用场景涵盖知识管理、项目协作和内容发布等。官网：https://www.alfresco.com

选择文档管理系统时需要考虑哪些因素

在选择文档管理系统时，企业面临诸多挑战。首先，系统的易用性至关重要。如果员工无法快速上手，系统的价值将大打折扣。一个直观的界面和简洁的操作流程能够显著降低培训成本，提高使用效率。此外，系统的兼容性也是关键。企业现有的 IT 基础设施需要与新系统无缝对接，避免因兼容性问题导致的数据迁移困难或功能受限。

安全性是另一个不可忽视的因素。随着数据泄露事件频发，选择一个具备高级别安全防护的文档管理系统至关重要。系统应提供多层次的权限控制、数据加密以及定期的安全审计功能，确保企业敏感信息得到有效保护。据 Statista 数据显示，2023 年全球数据泄露事件增长了 15%，选择一个安全可靠的系统能够有效降低企业的风险。

最后，系统的扩展性和售后支持也是企业需要重点考量的方面。随着企业的发展，文档管理系统需要具备良好的扩展能力，以适应不断增长的业务需求。同时，厂商提供的技术支持和客户服务质量直接影响到系统的长期使用体验。选择一个提供全面支持和定期更新的供应商，可以确保系统始终保持最佳状态，满足企业的持续发展需求。

各大文档管理系统的价格和性价比分析

在市场上，有多款文档管理系统供企业选择，其价格和性价比各有不同。首先，基础型系统通常价格较为亲民，适合中小企业使用。这类系统功能相对简单，满足基本的文档存储和管理需求。然而，随着企业规模的扩大，可能需要更多高级功能，这时基础型系统的局限性就显现出来。

中高端系统的价格相对较高，但功能更加全面，适合有复杂需求的企业。这些系统通常集成了智能搜索、自动化工作流程、实时协作等高级功能，能够大幅提升企业的工作效率和信息管理能力。同时，这类系统通常提供更好的技术支持和定制服务，确保企业在使用过程中能够得到及时的帮助和解决方案。例如，某些系统根据用户数量和功能模块进行定价，企业可以根据实际需求灵活选择，获得更高的性价比。

此外，一些文档管理系统采用订阅制或按需付费的模式，企业可以根据实际使用情况进行灵活调整，避免了高额的一次性投入。这种灵活的定价策略对于预算有限但需求多样的企业尤为友好。通过对比不同系统的价格和功能，企业可以选择最符合自身需求和预算的解决方案，从而在控制成本的同时，获得最佳的使用体验和投资回报。

总结

选择一款适合企业需求的文档管理系统对于提升工作效率和保障信息安全至关重要。2024 年涌现的这 8 款国内优秀文档管理系统各具特色，无论是注重协作功能的钉钉文档和飞书文档，还是强调高安全性的蓝凌文档管理系统，都能满足不同企业的多样化需求。通过比较它们的功能、价格和适用场景，企业可以找到最符合自身发展方向和预算的解决方案。

在信息化时代，一个高效的文档管理系统不仅能优化企业的日常运营，还能为未来的发展打下坚实的基础。希望本文推荐的 8 款文档管理系统能够为你提供有价值的参考，帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。选择合适的工具，让文档管理变得轻松高效，助力企业迈向更高的成功！

常见问题解答（FAQ）

1.文档管理系统有哪些主要的功能？

文档管理系统主要包括文档存储与分类、权限管理、版本控制、智能搜索、协作编辑、自动化工作流程和数据安全等功能。这些功能帮助企业集中管理文档，提升信息查找效率，确保数据安全，并促进团队协作与沟通。

2.如何选择适合企业的文档管理系统？

选择适合的文档管理系统需要考虑企业的具体需求、预算、用户规模以及系统的易用性和扩展性。还应关注系统的安全性、兼容性、集成能力和售后支持。此外，试用版本和用户评价也是重要的参考因素。

3.文档管理系统如何提升企业的工作效率？

文档管理系统通过集中存储和高效检索文档，减少了员工查找资料的时间。自动化的工作流程和审批机制减少了手动操作，提高了流程的规范性和速度。实时协作功能促进了团队间的高效合作，进一步提升整体工作效率。

4. 国内文档管理系统与国外系统相比有哪些优势？

国内文档管理系统通常更适合本地企业的需求，支持中文界面和本地化的功能定制，符合国内的法律法规和数据安全要求。同时，国内系统在本地技术支持和售后服务方面更具优势，响应速度更快，能够更好地满足企业的即时需求。

5.文档管理系统的价格一般如何定价？

文档管理系统的价格通常根据用户数量、功能模块和服务级别进行定价。基础型系统价格较为亲民，适合中小企业使用；中高端系统价格较高，但功能更加全面，适合有复杂需求的企业。此外，一些系统采用订阅制或按需付费模式，企业可以根据实际使用情况灵活调整，避免高额的一次性投入。