技术文档管理系统精选 10 款：如何挑选适合您的工具

比较好用的 10 款技术文档管理系统推荐：1.PingCode；2.Worktile；3.语雀； 4.Templafy； 5.M-Files； 6.DocuWare； 7.MasterControl； 8.Revver；9.飞书文档；10.石墨文档。

在管理庞大的技术文档时，许多企业面临的主要痛点是如何有效地存储、访问和更新这些文档。传统的方法如物理存储或基础的数字解决方案往往不能满足快速发展的业务需求，这就让企业在寻找一个能够提升效率、简化流程的技术文档管理系统时感到困惑。好的技术文档管理系统不仅能保证文档的安全和可访问性，还能通过先进的功能如自动化工具和集成选项，极大地提高团队的工作效率。

一、比较好用的 10 款技术文档管理系统

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为 25 人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及 SaaS 等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile 是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile 提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile 在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、Revver

Revver 是一款突破性的文档管理工具，专为改进文档依赖性工作而设计，通过数字化和自动化流程帮助企业提升效率。Revver 不仅仅是一个文档存储解决方案，它通过高级的自动化和协作功能，改变了传统的文档管理方式，使企业能够更高效地管理和执行文档工作。

主要功能包括强大的文档共享和协作工具，支持无缝的文件共享、审阅、批准和电子签名。Revver 还提供高级的搜索和索引功能，包括全文搜索和元数据搜索，使得文件检索更为快速和准确。

Revver 的优势在于其能够支持企业的合规性和治理需求，提供端到端的安全保护和文件访问控制，确保文档安全。此外，通过自动化的文档处理和工作流程，Revver 大幅度提高了企业操作的效率和精确性。

这款工具非常适用于需要处理大量文档的企业，特别是那些面临严格合规要求的行业，如医疗、法律和金融服务行业。无论是小型企业还是大型企业，Revver 都能提供灵活的解决方案来满足不同的业务需求。

官方网站：https://www.revverdocs.com。

4、MasterControl

MasterControl 是一款专为确保各行业，尤其是生命科学领域的监管合规而设计的质量管理系统（QMS）软件。该系统通过集成的文档控制、培训管理和质量事件管理等功能，帮助企业优化质量流程，提高运营效率​。

MasterControl 主要功能包括自动化的文档分发、审查、跟进、升级和审批流程，以及提供一个中心化、安全的文档存储库，从而简化了文档搜索和检索过程。此外，它还支持电子签名和审计追踪，确保文档管理的完整性和合规性。

该平台的主要优势在于其能够整合所有质量流程，提供无缝的合规性解决方案。通过其强大的自动化和标准化工具，MasterControl 能够显著提高审批速度和文件处理效率，同时减少错误和遗漏。

MasterControl 特别适用于需要严格遵守监管要求的中到大型企业，如制药、医疗设备和生物技术行业。它支持企业通过数字化质量过程和集成各方面的 QMS 来加快市场进入速度，降低成本，并最大化效率。

官方网站：https://www.mastercontrol.com。

5、DocuWare

DocuWare 是一款全球知名的文档管理解决方案，以其高度的灵活性和可扩展性在行业中建立了坚实的市场地位。该平台特别适用于需要高效文档管理和自动化工作流的中大型企业，已在全球范围内服务于超过 19,000 家客户。

DocuWare 的主要功能包括智能文档捕获、高效的信息组织、全文索引及搜索、以及与各种硬件设备如扫描仪的无缝集成。此外，该系统支持从多个渠道捕获文档，如电子邮件和网络打印流，通过先进的 OCR 和 AI 索引技术自动分类和处理文档，显著减少手动输入的需求。

DocuWare 的优势在于其出色的集成能力，能与高达 500 种不同的应用程序进行集成，如 Salesforce 和 Microsoft Outlook，使得用户能够在不同的业务软件间无缝工作，提高工作效率。此外，DocuWare 提供强大的安全和合规性功能，包括角色基础的访问控制、审计追踪和数据加密，确保敏感信息的安全​。

DocuWare 特别适用于各种行业，包括医疗保健、金融和制造业，这些行业常常需要严格的文件管理和合规要求。无论是在办公室、家中还是在路上，DocuWare 都能提供随时随地访问和处理业务文档的能力，极大地提高了工作的灵活性和效率​。

官方网站为：https://www.docuware.com。

6、M-Files

M-Files 是一款领先的智能信息管理平台，特别擅长通过元数据驱动的系统来优化文件的管理。这种独特的管理方式让用户不必关心文件存放的具体位置，而是通过内容的描述性标签来进行快速查找和管理。M-Files 提供的解决方案在全球范围内受到了广泛认可，服务于超过 100 个国家的 5000 多家客户，涵盖多种行业，包括制造业、财务服务、生命科学等。

M-Files 的主要功能包括强大的搜索和检索工具、简化的协作工作流程、以及对各种文档格式的支持。该平台支持与现有的业务应用如 Microsoft 365、Salesforce 和 SharePoint 等无缝集成，极大地简化了跨平台操作和文档访问​。

该平台的优势在于其高度的安全性和合规性，能够确保企业数据的安全，并轻松应对各种行业标准和法规要求，如 GDPR、ISO 9001 和 HIPAA 等。M-Files 提供的云服务、本地部署或混合解决方案具有高度的灵活性，能够满足不同企业的特定需求。

M-Files 特别适合那些需要处理大量信息、重视数据安全性以及希望通过自动化提高效率的企业。无论是需要优化文件管理流程、加强数据保护、还是提升团队协作效率，M-Files 都能提供有效的解决方案。

官网地址为：https://www.m-files.com。

7、Templafy

Templafy 是一款为企业提供内容管理和文档自动化服务的云平台，以提高文档创建效率和一致性而闻名。该平台通过集中管理和智能模板系统，帮助企业实现文档的标准化和品牌一致性，被广泛认为是在全球范围内支持大型企业的领先解决方案。

Templafy 的核心功能包括高级的文档模板管理、动态文档生成、电子邮件签名管理以及品牌内容分发。该平台支持与 Microsoft 365 和 Google Workspace 等多个办公套件的无缝集成，允许用户在一个统一的界面内创建、编辑和完善符合品牌标准的文档。

该平台的优势在于其强大的集成能力和用户友好的自动化工具，可显著提高文档处理速度和准确性。此外，Templafy 强调其高级的安全性和数据保护，确保企业文档在创建和传输过程中的安全性。

Templafy 特别适合需要大规模文档自动化和严格品牌一致性的大型企业和跨国公司。无论是法律、咨询还是市场营销领域，都可以通过 Templafy 实现更高效的文档管理和协作。

官方网站为 https://www.templafy.com。

8、语雀

语雀是由蚂蚁金服孵化的一款云端知识库工具，专为提高企业和团队的文档协作效率而设计。自从内部孵化以来，语雀已广泛应用于阿里巴巴集团内部，并逐渐向外部市场拓展，成为一个受欢迎的企业级协同平台。

语雀的主要功能包括文档编写、知识管理和团队协作。用户可以在一个统一的平台上创建、管理和共享各类文档和知识库，支持 Markdown 编辑器，实时协作编辑，以及文档的版本控制和知识的结构化管理。

语雀的优势在于其深度整合了蚂蚁金服的技术，提供了金融级的数据安全保护。平台设计注重用户体验，界面简洁，操作流畅，支持多种数据格式和复杂的知识体系构建，使其成为一个高效的企业级解决方案。

适用用户场景广泛，从小型团队到大型企业均可利用语雀提高工作效率。特别适合那些需要进行大量文档共享、项目协作和知识积累的组织，如技术开发团队、研究机构和教育组织。

官网地址为：https://www.yuque.com。

9、石墨文档

石墨文档是由武汉初心科技有限公司开发的云端办公软件，自 2014 年推出以来，已经成为国内领先的在线协同办公平台。该平台特别适用于需要实时多人协作的企业环境，因其强大的文档协同功能和高度的用户体验而受到市场的广泛好评。

石墨文档的主要功能包括多人在线文档编辑、实时协作、历史版本回溯、以及丰富的文档模板和表格功能。这些功能支持各种文档格式，包括文本、表格、幻灯片等，并且可以无缝整合多种数据视图，如甘特图和思维导图，以优化项目管理和数据分析。

该平台的优势在于其无缝的跨平台体验和强大的安全性。石墨文档支持包括 Windows、macOS、iOS 和 Android 在内的多种操作系统，实现了真正的随时随地办公。此外，石墨文档提供详细的权限设置和访问控制，确保文档安全，支持企业进行有效的数据管理和内部控制​。

石墨文档非常适合需要远程协作和高效文档处理的企业用户。无论是小型团队还是大型企业，都可以从石墨文档的云办公解决方案中受益，尤其适合那些需要处理大量文档和数据的组织，如咨询公司、法律事务所、教育机构和科研单位​。

官方网站为 https://shimo.im。

10、飞书文档

飞书文档是由字节跳动开发的一款新一代高效协作工具，旨在为企业提供全面的云协作解决方案。作为国内外众多企业的首选，飞书文档通过整合即时沟通、日历、在线文档、云盘等功能，优化了工作流程并显著提高了团队协作效率。在市场上，飞书以其创新的技术和卓越的用户体验获得了良好的竞争地位。

飞书文档的主要功能包括多人实时编辑文档、高效的信息管理和智能日历系统。用户可以在文档中实时协作编辑，支持插入表格、图片、代码块等多种内容形式，同时能通过智能提醒和日历管理优化日程安排和会议组织。

飞书文档的优势在于其高度的集成性和灵活性。系统不仅支持跨平台使用，还能通过丰富的模板和工具满足各种场景需求。例如，飞书文档能够插入多种媒体内容，且支持文档中直接发起视频会议，极大地丰富了协作的可能性。此外，其云基础的存储解决方案提供简便的访问方式和数据安全​。

飞书文档适用于需要动态协作的工作环境，特别适合远程团队和需要快速反应的项目管理。无论是初创企业还是大型企业，飞书文档都能通过提供高效的文档管理和协作工具来提升项目管理、文档共享和团队协作的效率​。

官网地址为：https://www.feishu.cn/product/docs。

二、如何判断哪个技术文档管理系统最能提高您的团队效率

当我们评估技术文档管理系统时，关键是找到能显著提升团队效率的系统。首先要考虑的是系统的易用性。一个直观的用户界面和简单的导航可以减少员工的学习时间，加速文档处理速度。例如，Confluence 和 Documentum 都提供了高度用户友好的界面，被广泛认为是提高团队协作效率的优选。

接下来，功能性是决定效率的另一个重要因素。高效的搜索功能、版本控制和自动化工作流可以减少手动劳动，提高数据处理速度。根据 Forrester 的研究，使用先进的文档管理系统可以将文档搜索和检索时间减少 50%以上。

最后，系统的可扩展性也非常重要。选择一个能随着团队规模扩大而灵活适应的系统，将是长期提升效率的关键。例如，Microsoft SharePoint 支持大规模的文档管理需求，适合不断成长的企业。

三、 技术文档管理系统和企业应用集成的关键点有哪些

技术文档管理系统的集成能力对于确保企业应用连续性和效率至关重要。首先，了解系统是否支持与现有业务应用程序的无缝集成至关重要。例如，许多文档管理系统提供与 Microsoft Office 应用程序的集成，这可以直接在文档编辑软件中管理和存储文档。

其次，API 的可用性和灵活性决定了系统是否能与其他软件系统进行有效的数据交换。一个拥有强大 API 支持的文档管理系统，如 Box 或 Dropbox Business，可以使开发团队更容易地集成特定功能，从而提高整体业务效率。

此外，安全性也是一个不可忽视的集成关键点。确保文档管理系统可以通过认证和加密保护敏感数据，对于防止数据泄露和满足合规要求极为重要。

四、在预算内选择技术文档管理系统的实用技巧

选择符合预算的技术文档管理系统并不意味着你需要牺牲质量。首先，明确你的核心需求是什么。不是所有高价系统都具备必需的功能，反之亦然。列出必须和可选的功能，可以帮助你在不超出预算的情况下做出明智选择。

其次，考虑开源解决方案。例如，Alfresco 和 Mayan EDMS 提供免费和开源的文档管理解决方案，这些系统虽然可能需要更多的定制，但可以显著降低初期成本。

最后，不要忽视总拥有成本。包括系统的安装、维护和可能的升级在内的长期成本往往比最初的购买价格更重要。进行成本效益分析，考虑长期投资回报，是做出经济实用选择的关键。

五、技术文档管理系统的长期维护和支持应该注意什么

选择技术文档管理系统时，长期的维护和支持是决定其价值的关键因素之一。首先，选择一个提供可靠客户服务和技术支持的供应商非常重要。了解供应商的服务级别协议（SLA），确保它们能快速响应任何技术问题。

其次，考虑系统的更新和升级策略。一个不断进化、定期更新的系统能确保你的技术堆栈不会过时。例如，Adobe Document Cloud 经常更新其功能，以保持市场竞争力。

最后，培训和用户支持也非常关键。确保系统供应商提供充分的培训材料和用户指南，帮助你的团队顺利过渡并最大化系统的使用效果。这些资源在系统初期部署和后续扩展阶段都极为重要。

总结

在选择最适合您需求的技术文档管理系统时，关键在于清晰地识别您的业务需求、预算限制以及所需的功能特性。不同的系统提供不同的优势，例如高级搜索功能、强大的协作工具或严格的安全措施。从小型企业到大型企业，每种类型的组织都能找到合适的解决方案来提高其文档管理的效率和安全性。在做出决定前，务必细致评估、比较并试用推荐的系统，以确保所选系统能够与您的工作流程无缝集成，从而真正提升您的工作效率和管理能力。选择正确的技术文档管理系统，将帮助您的组织保持竞争力，实现信息流的高效管理。

常见问答（FAQS）：

什么是技术文档管理系统？ 技术文档管理系统是一种软件解决方案，用于创建、存储、管理、分发和归档技术文档。这些系统通常支持版本控制、权限管理、以及与其他系统的集成等功能。

技术文档管理系统有哪些主要功能？ 主要功能包括文档创建和编辑、版本控制、权限设置、文档搜索和索引、审批流程、以及与其他软件（如 ERP、CRM等）的集成。

使用技术文档管理系统有哪些好处？ 使用技术文档管理系统可以提高文档的查找和访问速度，确保文档的安全和合规性，减少人为错误，提高工作效率，以及优化项目管理和团队协作。