团队待办事项软件：2024 年主流的 20 款分析

这篇文章，我们从团队、个人等多角度出发，列举出了 21 种值得当作时间管理系统中的收集箱、行动清单的待办事项管理软件。这些工具应该要能肩负几个重要任务：

• 清空大脑的压力

• 收集统整所有的杂事

• 排出具有轻重缓急的任务清单

• 建立有效的工作流程

当然，工具必须搭配方法，这篇文章只谈工具。另外跟之前这篇文章一样，下面我会依据各种需求情境和工具特色做分析，写下我的推荐原因与评论。

一、适合团队使用的专业的待办事项管理软件

如果你的待办清单不是为了自己而做，而是为了团队项目而做，那么这时候你需要的就是团队的待办清单工具。 我认为团队项目管理，和个人时间管理，是 2 种有区别的时间管理方式，所以它们会适合不同的管理工具。

1.适合 IT 团队的待办事项管理：PingCode

PingCode 是专门为开发团队打造的待办事项管理工具，能够同时满足个人以及团队的待办事项提醒、跟踪、管理。PingCode 作为近几年国内研发管理榜评分头部的工具，它有着自己的独到之处。国内包括小红书、长城汽车等非常多团队用其进行团队 todo 事项跟踪管理，它覆盖产品、开发、测试、运维等全团队各种角色的任务跟踪管理，是一个开发项目全生命周期的管理系统。

比如它以看板列表的方式，让整个任务的进度、流程可视化，帮助团队尽可能的识别风险。除团队任务以外，在它内部的应用市场甚至还有个【待办事项的插件】支持对个人的任务进行管理。

PingCode 不仅仅支持对待办事项管理，还允许对进行目标进度管理、项目管理、缺陷跟踪、测试管理、工时管理、团队资源、文档管理等等研发全流程管理。【官网：https://sc.pingcode.com/0cuhg】

2.通用型团队 todo 管理工具：Worktile

Worktile 被国内许多知名团队都在使用的团队待办任务分配、跟踪、管理，包括广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的事务。

你可以借助它的甘特图功能来对事项进行规划，跟踪进度；可以利用看板式的任务管理来控制任务的流程和可视化；可以通过设定任务负责人、开始完成时间来实现任务的精细化的管理。

同时，Worktile 是一个工具集合，只需它一个就能为企业解决非常多的需求，从而节省一大笔费用，而且不用去担心使用免费工具所带来的风险。【官网：https://sc.pingcode.com/1ajuv】

3.海外通用型待办软件：Asana

Asana 除了可以列举清单外，更重要的是在任务收集、任务分配、协同合作、任务资料管理上，有其更适合团队工作的强项，并且让每一个成员可以找到自己负责的工作，并追踪进度。

更进一步的， Asana 有非常好的搜索、过滤、排程机制，让任务量很多时，也可以不杂乱的排序，像是有一个类似 Trello 的看板可以控管多个项目的目前进度等等。（官网：Asana .com）

4.看板任务系统：Trello

一个在团队待办清单上的推荐工具，是看起来不像待办清单，但其实是更直觉的任务管理服务： Trello ，它用看板列表的方式，让任务可以清楚地排列在流程上，还让个人或团队可以清楚地鸟瞰整个项目进度。

你还可以参考 Trello 团队的 8 个项目排程协作重点技巧，进一步了解 Trello 为何是适合团队的待办清单、任务排程工具。

二、适合个人使用的专业的待办事项管理软件

5.最简洁但更有力的待办清单：Todoist

相较于 Wunderlist 的外观风格， Todoist 走的则是简洁有力的路线，它的清单呈现非常清爽，就好像是在一张白纸上列出你的任务，我相信一定有很多朋友喜爱这样的风格。

但 Todoist 外观简洁，功能却不简单，甚至比起 Wunderlist 在时间管理技巧上更有弹性。

首先是 Todoist 更多层次的任务分层系统，像大纲一样，在一张清单上就可以把母子项目、母子任务做好各种分层管理，并且收合展开都很便捷。

再者是 Todoist 有强大的过滤系统，可以帮我们快速聚焦在某类型任务。当然协同合作、跨平台云端同步这些基本功能都有，另外 Todoist 还有好用的收集外挂，可以快速把邮件、网页收集到待办任务清单。

Todoist 还有独创的 Karma ，用「时间管理游戏化」的概念，帮你一边完成待办清单一边升级！（官网：https://todoist.com/）

6.专注的时间管理工具：Any. do

在「管理」上 Any.do 没有前面的工具那么强大，但是在「聚焦」上 Any.do 则提供了许多独特设计。像是早上的聚焦今日事件提醒，手机上聚焦下一步行动的设计，还有利用类似 Trello 看板的方式，让你分配今日、明日与之后的任务，从而专注在当下的行动。

我的使用经验是 Any.do 如果用于整理庞大的项目任务时，可能能力不足，但对于个人日常的管理，却提供了很舒服的界面与很聚焦的方式。

而且如果以「少，但是更好」的观念来看， Any.do 或许会是专注主义者不错的选择。（官网：any.do）

7. GTD 时间管理：Remember the Milk

在还没全面转换到 Evernote 做时间管理之前，我是 Remember the Milk 的爱用者、付费使用者，我维持着用 RTM 管理待办清单大概有五年的时间，Remember the Milk 是一个非常贯彻「GTD 时间管理方法」的服务，它用快速的语法进行任务的「捕捉」和「理清」，有强大的标签、地点系统做好任务的「整理」，强大的过滤器让你随时「检视」需要的任务，而简洁的界面帮助你聚焦在「执行」上。

尤其 RTM 的标签与地点系统，帮你快速整理「什么情况？什么场合？什么时候？应该去做什么事情」，而这正是 GTD 任务排程系统的精髓之一。

Remember the Milk 还是一个很棒的跨平台云端服务，并且是最早期的专业待办清单工具之一，但直到今日，它依然继续与时俱进。（官网：https://www.rememberthemilk.com/）

8.大陆主流的待办清单工具：滴答清单（TickTick）

我自己没有长期使用滴答清单的经验，但之所以也拿出来推荐，是因为我身边有许多善于时间管理的朋友，尤其是大陆朋友，大多喜欢使用滴答清单。而朋友喜爱滴答清单的理由，以大陆习惯用语来说，就是「高效」！ 如果用前面推荐过的待办清单工具来对比：

滴答清单有着 Todoist 的简洁有力，也像 Any.do 一样很适合在手机使用（当然它本身是跨平台的），并且也像 Remember The Milk 那样有着标签管理等弹性的特性。

另外付费版的滴答清单还具备跟日历界面一起管理等功能，有兴趣的朋友也可试试看。（官网：https://www.dida365.com/）

9.专业的时间管理工具：OmniFocus

最后，在正统待办清单工具中，一定要提到的就是 OmniFocus。我之所以没将 OmniFocus 当作自己正式时间管理工具，只是因为它没有正式的 Windows 与 Android 版本，是更偏向 Apple 系统的时间管理工具。但这不能抹灭 OmniFocus 是许多人心目中最专业时间管理工具的地位。

相较 Remember The Milk，OmniFocus 更深入地融合了 GTD 的时间管理技巧。相较之前的待办清单工具，OmniFocus 全面地考虑到时间管理的各种需求：

如何更快收集？如何聚焦工作？如何追踪任务？如何划分工作情境？如何切换不同的工作视野？如何和日历一起管理？如何区分项目与杂事？

所有时间管理要面对的问题，以及解决问题需要的功能，OmniFocus 基本上都帮我们想到了，并且建立起一套非常专业且迅速的运作流程（当然，这个迅速，需要你先花时间摸熟整个 OmniFocus 的功能系统，官网：https://www.omnigroup.com/omnifocus/）。

三、笔记本当待办清单

除了正统的待办清单软件外，其实要满足：收集任务、整理任务、排程任务的需求，还有很多其它工具可以做到待办清单要做的事，不一定只能使用 To-Do List 工具。

首先第一个要介绍的，就是「笔记类」工具，在没有电子设备的时代，我们本来就是在用笔记做时间管理，所以理所当然，笔记类工具也可以当作待办清单来使用。

而且笔记类工具通常在「收集与整理任务资料」上，会拥有比一般待办清单工具更强大的弹性。

如果你的时间管理是需要「管理很多资料、想法、策划」的朋友，或是你想「完全自由」的设计自己待办清单的朋友，那么「笔记类工具」会是你的好选择。

10.笔记上的 GTD 时间管理方法：Evernote

第一推荐，当然是我自己爱用的 Evernote，相信电脑玩物读者都很熟悉了，我就不多做介绍。

除了上面文章中关于我如何把 GTD 方法套用在 Evernote 的教学外，下面直接把我写过的好几篇跟时间管理有关的 Evernote 延伸技巧，列举提供大家参考：

• 清单：子弹笔记术 (下) 最简明的 Evernote 每日任务清单实作

• 项目：琐碎任务的工作流重整：我如何用 Evernote 项目管理

• 提醒：Evernote 活用「提醒事项」教学，解决七大时间管理问题

11.层次分明的项目任务清单：OneNote

很多朋友在整理项目时，更喜欢使用 OneNote ，尤其是你真的在做一个复杂且「需要有序」的项目排程时。因为 OneNote 有非常严谨且多层次的笔记分类排序功能，可以像是一本大纲严谨的书籍一样去整理你的项目、报告。

加上 OneNote 在笔记内强大的排版能力，可以把任务清单会轻松快速，但又井然有秩序地做好分层整理。在整理复杂项目，需要做好清晰排序时， OneNote 会是很适合的待办清单工具。

12.任务的便利贴：Google Keep

用 Evernote、OneNote，还是用 Google Keep 当做笔记待办清单？这就好像想要用 OmniFocus 还是 Any.do？是重量级与轻量级之间的选择。

但轻量级不一定就是不好，完全是看每个用户自己适合的需求为何。如果你的公司本身已经有严谨且庞大的工作任务管理系统，而你需要的是一个「个人随身管理生活」的待办清单工具，那么 Google Keep 说不定就很适合。

13. Apple 备忘录

而越来越强大的 Apple 体系下的内置备忘录，本身已经是一个完善的笔记工具，同时也就是一个好用的收集任务、管理任务的系统。如果你的工作都是在 Mac 与 iPhone 系统内，那么使用 Apple 备忘录作为待办清单（也可搭配内置的提醒事项功能），也是不错的选择。

14.纸本笔记本：快狠准清单的子弹笔记法

当然，既然要把笔记本当作待办清单，怎么可以遗漏最重要的「纸本笔记本」呢！如果你决定使用纸笔记本当作待办清单，那么我也不会觉得不好，只要运用技巧，任何工具都可以是好工具。

而我最推荐在纸本笔记本上做清单的技巧就是「子弹笔记法」，它原生地为了纸本而设计，方便我们在有时难以修改、有时难以搜索的纸本中，也能建立有系统、有目录、好聚焦的待办清单。

另外你还能搭配「感性自动聚焦时间管理法」，这也是一个非常适合在纸本笔记上执行的任务排列方式，让你有效的延后任务、清理任务。

四、大纲工具当待办清单

接下来让我们慢慢进入其它特殊待办清单的类型。

有的朋友不喜欢前面那些待办清单工具里那么繁复的管理功能，对这些朋友来说「一张清爽但有弹性的清单」就能管理好大小事情，这才是最高的时间管理境界。

另外你可能不喜欢或困扰于任务杂乱的现象，很多散落任务不知如何管理，那么大纲工具可以帮你练习「任何事情都必须有组织」的习惯。

如果你想试试看这样的技法，那么下面的「大纲工具」会很适合你。

15.简单但专业项目任务清单: Workflowy

Workflowy 代表的是一种与众不同的时间管理境界，它同样可以收集杂事、排程任务、处理待办，但它认为所有事情都应该是一个「有序」且「关联」的整体，所以你只需要一张清单，所有事情都可以在这张清单上处理和完成。

如此一来，你不用再管前面各种工具里的那些分类与功能，就在 Workflowy 的一张清单中把所有「和你有关」的任务列出层层组织的大纲吧！

16. 强烈逻辑组织的待办清单：Dynalist

这样的大纲形式待办清单，能够有效地帮助任何事情都「进入一个有组织的状态」，因为不会有单独存在的任务，任何任务一定是某一个层级某一个节点之下的关联。

如果你常常觉得自己收集任务都很散落，找不到组织，那么或许回头试试看这类大纲形式的组织工具，会帮你解决问题也说不定。

五、邮件信箱当待办清单

就我所知，也有不少朋友会直接把电子信箱当成待办清单，一来信箱本身就是收集任务的来源，二来许多信箱软件具备强大的整理排期功能。

所以干脆把所有任务都统整到你的邮件系统中，不失为一个待办清单的使用方法。

17. Outlook 中进行 GTD 时间管理

如果你习惯使用 Outlook 软件，那么一直以来 Outlook 就不只是收发邮件的工具，它也可以结合日历、任务排程、任务提醒，再结合它的强大自动过滤功能，直接把 Outlook 打造成你工作上的待办清单系统，其实很简单。

18. Google Inbox 中进行 GTD 时间管理

同样地，结合 Google Inbox 邮件服务、 Google Keep 笔记系统、 Google 日历，其实也就是一套 Google 的 Outlook ，而这时候我们一样可以利用这个系统，当作任务待办清单工具。

19.Gmail 中进行 GTD 时间管理

如果你不习惯使用最新的 Google Inbox，还是喜欢传统的 Gmail ，那么当然也可以直接把 Gmail 当作任务管理系统。

六、特殊待办清单

20.Google 日历：在日历上管理待办清单

最后介绍 2 种特殊的待办清单，第一种是有的朋友喜欢什么事情都在日历上管理，把待办清单也写在日历上。那么这时可以利用 Google 日历内置的「任务清单」功能，开启它，就能在日历上排程清单。

21. XMind：用思维导图划出项目规划

或者，你的任务清单不只需要排程，还需要更鸟瞰的关联整理，要让你看出整个项目有没有缺口？有没有关联？还可以延伸哪些任务？这时候有的朋友就会用「思维导图」来当作待办清单，像是 XMind 与许多思维导图软件本身就内置待办任务管理功能。

只要善用「思维导图法」的技巧，其实思维导图也可以当成项目任务规划清单来使用。以上，就是我认为适合当作待办清单的工具，你会发现有很多选择，而且满足不同类型的需求，挑一款适合自己的，搭配方法，帮助自己做好时间管理吧！

文章部分内容整理自「電腦玩物」