其实你的下班时间，被 Excel 预定了

文 | 叶小键

下班前交报表

在中午时刻接到这封邮件，内容是今日下班前要交预算表，明日上午 9 点上级开例会要用到。

下午安排的工作先暂停，这份文件是要花费一定的时间才能完成，可以预见到，必须要加班赶工的一天。

总是在加班赶工

做最后的检查，终于加班完成这份文件，点击寄出。抬头看到天这么样的黑，我不禁在想为什么我要加班赶工来做这个呢？

有天，我看到 吉田拳所写的《Excel 教科书》有一段话，突然让我有点领悟些什么。

不要只是成为一个擅长做 Excel 表格的人，而是要善于使用 Excel 的技能并发挥分析技巧，在工作成果上，以及在组织中获得真正的好评。

吉田拳我们沿用前辈的 Excel 表格或是方法流程，来进行完成目前工作，依照前辈经验执行，绝对不会出错，时间也可以预计。

可是，当我们要换一个视角来看待这份文件时，或是想要用不同的技能来改变流程时，总是会担心出错与时间延迟。

只有利用个人时间熟练技能，再来应用于工作项目，最终优化，来确保我们预定的工作时间。

那些是比较重要的技巧，值得我们要学习呢？我从这《Excel 教科书》本书里，发现到 6 个函数可以应用大部份场合。

优先掌握的 6 个函数

我们应该优先掌握的是以下 6 个非常重要的基础函数。_吉田拳

1.     IF = 根据指定的条件来对应处理数据

2.     SUN = 这个月的总额是多少？

3.     COUNTA= 这个月的出入库有多少笔？

4.     SUMIF = 分别计算每个品项的总额”

5.     VLOOKUP = 根据学号来找到学生姓名

6.     COUNTIF = 本月库存名单里，a 物品使用多少次？

IF = 根据指定的条件来对应处理数据

根据判断条件，决定要执行的动作或是传回值。

比如，我有一个工作需求，想要知道备品的数量是否足够，小于 2 个以上，就要购买。

=IF(判断条件,条件成立传回值,条件不成立传回值)

=IF(B2>=2,"备品充足","请购买")

利用这个条件判断，我们是否要进行下一步的动作。

SUN = 这个月的总额是多少？

当你有须要计算金额或是数字总数时，直接用这个函数来跑数字，让 Excel 把总合告诉你。

=SUM(A2:A4) 加总单元格 A2 到 A4 中的值。

COUNTA= 这个月的出入库有多少笔？

我想要知道这个月的出入库有多少笔，只要计算数字即可，则可以用这个功能。

这个功能是计算非空白的单元格，所以可以看某个区间的总格数为何？

=COUNTA(B2:B6)

当我们需要计算数字和日期，使用 COUNTA 可立即得到我们要的信息。

SUMIF = 分别计算每个品项的总额

有一种情况你可能会遇到，当我们需要在表格里计算出只有苹果的销售量加总，就可以用到这个函数。

=SUMIF(A2:A7,"苹果",C2:C7)"苹果" 类别内所有食物销售量的加总。

当然，我们也可以设定苹果有卖出 3 个以上的才计算。

那么使用下列公式：=SUMIF(B2:B25,">3")

VLOOKUP = 根据学号来找到学生姓名

有时，我们会根据学号来找到学生姓名与成绩。

这里除了使用寻找这功能之外，我们还有另一个作法，可以让 Excel 自动帮我们带出所需信息。

在笔数小时，可能手工作业负担可以承受，若笔数过大时，那么就不建议用手工来作业。

你需要用到这个函数：

=VLOOKUP (查阅值, 范围包含查阅值，范围中包含传回值的字段号，大约符合 (TRUE)或完全符合(FALSE))。

对了，不要将数字或日期储存为文字。否则，VLOOKUP 可能会传回不正确的值。

COUNTIF = 本月库存名单里，a 物品使用多少次？

当我们手上有一份本月库存名单时，我想要知道 a 物品使用多少次，并不是他每次使用的数量，我可用这个=COUNTIF(A1:A10,"a 物品")

他会返回 a 物品次数的值，我可以知道 a 物品使用的情况，来协助决定是否要加码购入或是降低库存。

他的原理是一个可以依照判断条件来计算个数的函数，其使用方式为：=COUNTIF(数据范围,判断条件)

若你不确明名称的话，可以先用通配符 (问号 (?) 和星号 (*))。 问号可比对任何单一字符。 星号可比对任何一串字符。=COUNTIF(A1:A10,「a 物品?」)来查询。