如何选择文档版本管理系统？推荐 8 款常用工具

本文将介绍 8 款文档管理系统：PingCode、亿方云、Worktile、绿云文档管理、乐云文档、Saviom、Confluence、iWork。

在管理大量文件时，版本混乱、协作失控真是头疼的问题吧？当文件更新速度跟不上团队的修改步伐时，项目效率就会受到影响，更别提误删、重复上传这些麻烦事了！为了解决这些问题，选对一个靠谱的文档版本管理系统尤为重要。本文挑选了 8 款市面上常用的文档版本管理工具，每款都有自己的独特优势，无论是简便易用还是功能强大，都能满足不同团队的需求。

一、常用的 8 款文档版本管理系统

1.Pingcode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI 智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为 25 人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及 SaaS 等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是 360 集团旗下的专业企业网盘服务。一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达 65 万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持 Office/WPS 等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI 文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如 PDF 转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了 ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA 权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次 AES CTR 256 算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。

【官网：https://sc.pingcode.com/x9168】

3.Worktile

Worktile 是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile 提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile 在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4.绿云文档管理

绿云文档管理是一款功能强大的文档管理系统，致力于为企业提供高效、安全的文件存储与管理解决方案。作为行业内的领先者，绿云凭借其先进的技术与丰富的经验，在国内市场占据了一定的份额，赢得了众多企业用户的信赖和支持。其团队拥有深厚的技术背景，致力于推动文档管理领域的创新与发展。

该系统具备多种主要功能，包括文档的在线编辑、版本管理、权限控制、智能搜索以及文档共享等。用户可以通过灵活的权限设置，确保只有授权人员才能访问敏感文档。此外，绿云支持多种文件格式，方便用户进行多样化的文档处理，并能与其他系统实现无缝对接，提升工作效率。

绿云文档管理的优势在于其强大的安全性与灵活性。系统采用先进的加密技术，确保用户数据的安全性。此外，绿云提供便捷的用户体验，简单易用的界面设计使得用户能快速上手，减少了培训成本。系统的灵活配置也能满足不同企业的特定需求，具备高度的可定制性。

适用的用户场景广泛，绿云文档管理非常适合需要处理大量文件的中小型企业及大型企业。无论是在日常的文件存储与共享，还是在项目管理中的文档协作，绿云都能提供有效的解决方案。特别是在远程办公和团队协作日益增多的背景下，绿云为企业提供了可靠的支持。

【官网：https://www.lvcloud.com】

5.乐云文档

乐云文档是一款文档管理软件，旨在为企业提供安全、高效的文档存储与管理解决方案。作为国内领先的文档管理平台之一，乐云文档在市场上享有良好的口碑，尤其是在安全性和可定制性方面，满足了众多企业对数据保护的高标准需求。

该软件的主要功能包括文档的上传、版本管理、权限控制、全文搜索、在线编辑及协作等。用户可以根据需求自定义工作流程，实现文档的智能化管理。乐云文档支持多种文件格式，确保用户能方便地管理各种类型的文档，并且能够与其他企业系统进行集成，提升工作效率。

乐云文档的优势在于其高安全性和灵活的私有部署选项，企业可以根据自身需求选择在本地服务器或私有云中部署，确保数据的安全与隐私。此外，乐云文档提供优质的技术支持和服务，使企业在使用过程中无后顾之忧。

乐云文档适用于各类企业，尤其是需要严格控制数据访问和保护敏感信息的行业，如金融、医疗、教育等。无论是文档存档、信息共享，还是团队协作，乐云文档都能提供全面的解决方案，帮助企业提升管理效率。

【官网：www.leyun.com】

6.Saviom

Saviom 是一款功能强大的资源管理和文档管理系统，专为帮助企业优化项目管理和资源配置而设计。它在市场上拥有良好的声誉，尤其受到中大型企业的青睐，因其能够有效提高项目的可见性和控制力。凭借灵活的解决方案和强大的支持团队，Saviom 在竞争激烈的市场中脱颖而出，成为众多企业信赖的合作伙伴。

Saviom 的主要功能包括项目规划、资源分配、时间跟踪、财务管理和文档管理等。它允许用户创建和管理项目、分配资源、监控项目进度，同时提供实时数据分析与报告功能。这些功能不仅提升了项目的透明度，还帮助团队更高效地协作，确保项目按时交付。

Saviom 的优势在于其强大的自定义能力和用户友好的界面。用户可以根据自身的需求调整系统设置，满足特定的业务要求。同时，Saviom 提供多种集成选项，方便与其他企业应用无缝对接，进一步增强了系统的实用性和灵活性。

适用场景包括项目管理、资源规划和团队协作等，特别适合需要进行复杂资源调配和项目监控的行业，如建筑、IT 和咨询服务等。无论是大型项目的管理还是日常资源分配，Saviom 都能提供有效的解决方案，帮助企业提升运营效率。

【官网：https://www.saviom.com】

7.Confluence

Confluence 是一款由 Atlassian 开发的文档版本管理系统，广泛应用于企业和团队的知识管理与协作。作为市场上领先的团队协作工具之一，Confluence 已经成为众多企业的首选，特别是在软件开发和项目管理领域。它帮助团队集中管理文档，提供高效的信息共享平台，提升工作效率。

Confluence 的主要功能包括文档创建与编辑、版本控制、评论和协作编辑、页面权限管理等。用户可以轻松创建会议记录、项目计划、知识库等文档，并能实时编辑和更新。版本控制功能允许用户查看和恢复文档的历史版本，确保信息的安全与完整。此外，Confluence 还支持与 Jira 等其他 Atlassian 工具的集成，进一步增强了项目管理能力。

Confluence 的优势在于其灵活的编辑功能和强大的集成能力。用户可以通过简洁直观的界面，快速创建和格式化文档，减少学习成本。同时，它支持多种插件和扩展，能满足不同团队的个性化需求。由于其与其他常用工具的无缝整合，Confluence 能够提升团队的协作效率，减少信息孤岛现象。

Confluence 特别适合中大型企业、跨部门团队及需要频繁协作的项目小组。无论是产品开发团队需要记录需求和变更，还是公司内部需要建立知识库和培训资料，Confluence 都能提供合适的解决方案。它帮助团队在协作中更有效地管理信息，提升工作透明度。

【官网：https://www.atlassian.com/software/confluence】

8.iWork

iWork 企业文档是由苹果公司开发的一款专业文档管理和办公套件，专为 macOS 和 iOS 设备优化，旨在为企业提供高效的文档处理和协作解决方案。苹果公司作为全球科技行业的领导者，其产品在市场上享有很高的声誉和用户认可度，iWork 也因此在企业办公软件领域占据重要地位。

iWork 的主要功能包括文档创建与编辑、演示文稿设计、电子表格处理以及实时协作。它的套件包括 Pages、Keynote 和 Numbers，分别对应文字处理、演示和电子表格。iWork 还支持云端存储和同步，用户可以随时在不同设备间无缝切换，确保文档的实时更新和共享。

iWork 的优势在于其用户友好的界面和与苹果生态系统的深度集成。相比其他办公软件，iWork 的界面更简洁直观，操作流畅。同时，iWork 与 iCloud 深度集成，支持实时协作，用户可以在多个设备上同时编辑文档。其文件格式与 Microsoft Office 兼容，确保文档在不同平台间的互通性。

iWork 企业文档特别适用于使用苹果设备的企业和团队，尤其是那些注重设计和用户体验的公司。它适合需要频繁协作、重视数据安全和隐私保护的组织，如设计公司、广告公司以及需要高效办公解决方案的中小型企业。

【官网：https://www.apple.com.cn/iwork】

二、如何用版本管理系统提升文档安全性和效率

在管理文档时，安全性和效率常常难以兼顾。文档版本管理系统可以很好地帮助平衡这两者。首先，权限控制能有效地保障安全性。大多数版本管理系统，如 Box，都允许设置分级权限，确保只有授权人员可以查看或编辑特定文件。这样，企业就能有效防止信息泄露。

自动版本控制功能是提升效率的利器。工具如 Confluence 和 Google Drive，在文件被编辑后会自动保存新版本。这样一来，用户不必手动记录修改，每次变动都能追溯。这种功能在项目推进时非常实用，尤其适合多人协作的情况。每个团队成员都能轻松查看和恢复到之前的版本，避免重复工作。

此外，数据备份和恢复功能也是保障安全性的重要环节。Egnyte 和 SharePoint 等工具可以提供定期的数据备份。这样，即使遇到系统故障或人为错误，也可以快速恢复。根据 IBM 的报告，有 40%的小型企业在数据丢失事件后难以恢复业务。备份功能的存在，能让企业在面对突发情况时依旧从容应对。

三、哪些文档版本管理系统最适合团队协作

• 需要一个稳定的工具来记录每次更改，避免文件错乱和信息丢失。例如，Microsoft SharePoint 和 Google Drive 都是针对协作设计的版本管理工具。SharePoint 提供高度定制的权限控制，适合需要严格管理的企业环境；而 Google Drive 则更适合需要实时协作的小团队。

• 文件同步和更新的速度是选择协作工具时要考量的关键指标。没人愿意在关键的修改时段，等待系统“同步”。根据 Forbes 的一项研究表明，企业中使用协作工具的效率可提升约 25%。所以，如果你的团队经常跨部门、跨地域协作，一定要选择速度稳定、同步性强的管理系统。

• 团队协作中也会涉及权限问题，选择支持角色权限设置的工具，能更好地保护数据安全。大多数企业选择在这方面表现突出的工具，像 Box。它能细化权限控制，使不同角色能拥有特定权限。合理分配权限，确保各部门协作的同时，也能保护敏感信息不外泄。

四、适合不同需求的文档版本管理系统推荐

对于不同的使用场景，我会推荐一些合适的系统。比如，创业公司和小型团队，通常需要轻量级和易上手的工具，Google Drive 和 Dropbox 是不错的选择。它们无需安装复杂的后台系统，直接可以开始工作。而且这些工具在小团队中使用非常高效，支持快速上手。

中型企业或跨部门协作团队，推荐 Microsoft SharePoint。这款工具支持较为复杂的文档管理和权限分配。中型企业通常有较多的跨部门文件，需要保障访问安全性和版本清晰度，SharePoint 能很好地满足这种需求。Confluence 则是适合需要知识管理的公司，能方便记录和分享团队经验和流程。

大型企业或对文档管理安全性要求更高的团队，可以选择 Egnyte 或 Box。它们提供的安全性和版本控制都很强，适合需要高安全等级的公司。无论是金融、法律还是其他对数据敏感度较高的行业，都可以在这些系统中找到符合自己需求的解决方案。

总结

总的来说，选择合适的文档版本管理系统，能让团队在日常协作中更加高效、安全，减少不必要的时间浪费和信息错乱。无论是灵活的 Google Drive，还是安全性强的 Egnyte，每款工具都有自己独特的优势和适用场景。关键在于明确团队的需求，找到最契合的解决方案。希望这篇文章能帮助企业更清晰地了解不同工具的特点，助企业选到真正能提升效率的管理系统。

常见问答（FAQ）

1. 文档版本管理系统适合哪些团队或行业？答案：文档版本管理系统适合各行各业的团队，尤其是需要高效协作的团队或信息量大的行业。例如，软件开发、项目管理、咨询、法律和财务等行业需要频繁更新文件，管理不同版本的文档，使用此类系统能提升团队协作效率。

2. 文档版本管理系统一般有哪些主要功能？答案：大多数文档版本管理系统具备文件存储、版本控制、权限设置、协同编辑、评论与反馈等功能。版本控制可以让用户随时回到之前的文件状态，而权限设置可以确保只有合适的人员访问或编辑文件。此外，协同编辑和评论功能也有助于团队间的实时协作。

3. 如何选择适合的文档版本管理系统？答案：选择适合的系统需要考虑团队规模、功能需求和预算。例如，小团队可以选择简单易用的 Google Drive，支持实时协作；中大型企业或有严格权限需求的团队，可以考虑功能更强的 SharePoint 或 Egnyte。预算也是决定因素，开源或免费工具适合预算有限的团队。

4. 文档版本管理系统的安全性如何保障？答案：大多数系统会提供加密存储、权限管理、多层级用户认证等安全功能。像 Box 和 Egnyte 这样的系统在安全性上有更高标准，特别适合对数据保护敏感的企业。另外，系统定期备份和数据恢复机制，也能在意外数据丢失时帮助用户快速恢复。

5. 文档版本管理系统是否支持与其他工具的集成？答案：许多系统支持与常用的办公工具集成，如 Slack、Microsoft Teams、Google Workspace 等。例如，Confluence 和 SharePoint 可以与项目管理工具如 Jira 集成，Dropbox 可以与 Slack 无缝连接。这些集成让团队在使用不同软件时无需频繁切换，提升了整体工作效率。