知识管理工具和方法有哪些？分享 15 种

企业里的员工共享信息是一件十分高频的事，但是让每个人都记住所有的知识并亲自回答同事的问题是不现实的。为了解决这个问题，许多公司正在采用一些方法来更好地管理和记录重要信息。

有很多工具可以帮助员工提高这方面的效率，其中一种就是“wiki 软件”。如果你不清楚 wiki 是什么，可以想象一下维基百科，它就是一种非常受欢迎的 wiki。

一、Wiki 的类型有哪些？

Wiki 作为一种可以让人们在同一个平台上协作的工具，任何人都可以在上面创建、分享和编辑内容。而按照管理方式，我们可以分为托管型和自托管型两种：

• 托管型：这种 wiki 软件是由软件提供商管理和运行的，所以公司不需要自己安装或维护。提供商会负责所有的更新、开发和安全问题，所以使用起来非常方便，你不需要担心这些技术细节。

• 自托管型：这种 wiki 软件是由用户自己在自己的服务器上运行的，特别是一些免费和开源的 wiki 软件，比如 MediaWiki。自托管的好处是你完全掌控代码和整个环境，可以随意修改。但缺点是，你需要有足够的技术资源来管理和维护这个系统。

二、为什么 wiki 对企业重要？

1.公司信息的集中枢纽

wiki 让你可以把公司的所有信息放在一个地方，员工都可以方便地访问。比如，内部 wiki 可以用作公司的手册，里面包括人事政策、项目管理、会议记录等。

2.团队协作

wiki 提供了一个平台，让团队成员可以共享知识，更有效地合作。比如：大家可以快速的更新和编辑文章，确保信息的准确性和及时性。

3.节省寻找信息的时间

员工通常要花很多时间在不同的地方找信息，比如微信、电子邮件、企业网盘等，有时候甚至占了他们 19%的时间。有了 wiki，他们可以更快地找到所需信息，只要在搜索栏里输入关键词就行。

4.更快地培训新员工

新员工加入公司时，可能有很多问题。内部 wiki 可以作为一个资源，帮助他们更快地了解公司的运作，提高入职效率，提升行政的人效。

5.提供产品文档

如果客户或者合作方对你的产品有问题，wiki 可以作为一个中心资源，提供使用说明、故障排除文档、接口文档和参考资料，并且快速的分享以解决问题。

6.员工知识管理

如果员工离职，他们可能会带走一些重要知识。内部 wiki 可以帮助员工记录这些知识，确保公司不会因为员工的离职而失去这些重要信息。

7.客户自助服务

当客户遇到问题时，他们通常会在产品网站、常见问题页面或客户知识库寻找答案。对外分享的 wiki，比如使用指南、开发者接口指南、常见问答等，可以帮助客户更快地找到所需的信息和答案，而避免再招聘一个专门负责该工作，从而节省成本。

三、优异的 wiki 软件需要具备哪些功能？

智能搜索：当用户使用你的 wiki 时，他们通常知道自己想找什么。所以你的 wiki 软件需要有智能搜索功能，可以预测用户想要的内容，甚至在用户拼写错误时也能找到正确的信息。

丰富的创作能力：创建 wiki 内容时，你需要一个功能丰富的功能来鼓励用户参与。这个环境应该让你能快速地排版内容、加入图片和代码，并在发布前预览效果。

工作流管理：你需要能够完全控制内容的编辑过程和参与者的访问权限，这就是所谓的工作流管理。

定制化：你应该能够改变 wiki 站点的外观，使其符合公司的品牌形象，并且看起来吸引人。如果软件里有现成的模板，你就不需要从零开始设计。

权限管理：如果你的 wiki 是给公司内部使用的，你需要能够设置权限，只让有权限的人访问。这样你的文档就不会被外人看到或编辑。

产品开发和支持（托管 wiki 工具）：如果你是按年付费的商业 WIKI，背后应该有一个专门的团队，定期修复问题和改善软件。还有一个支持团队可以帮助你解决使用软件时遇到的问题。

集成和扩展：你的 wiki 软件应该能和其他流行软件连接，这样你就可以增加 wiki 的功能，让它更有趣、更实用。

四、2023 年热门的 15 个 Wiki 软件工具

1.PingCode 知识库

适用范围：各种类型和规模的团队，但更受技术团队的欢迎

核心能力：PingCode主要用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队，因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。

这是一款国产的成熟知识库工具，支持本地化部署、saas 等购买方式，且能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、西安交大、来也科技、中泰证券等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景：

• 产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；

• 销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；

• 教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；

• 官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；

• 建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括但不限于：

• 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；

• 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；

• 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；

• 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；

• 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；

• 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；

• 全局搜索

软件优点：

• 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；

• 为 25 人以下团队免费提供基础版本；

• 国产化，支持信创、麒麟等；

• 支持私有部署、定制化以及 Saas 等购买方式；

• 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

软件缺点：

• 不支持多语言；

• 无法满足百度百科这类知识库的搭建；

【官方地址：PingCode】

2.Document360

适用范围：各种类型的团队，但如果是开发团队使用，则在功能上不如 PingCode 知识库，以及小型团队或个人项目也不太适合

核心能力：

Document360 是国外知名的 Wiki 产品，支持 Markdown，允许你精确控制谁可以访问内容，选择谁有编辑、写作和审查权限。你还可以轻松查看任何文章的版本历史，并在不喜欢所做的更改时回滚到以前的版本。

同时，你也可以创建公共或私人的 wiki 站点，并控制谁可以访问你的内容。以及与一些当前较广泛使用的应用程序集成，包括 Drift、Intercom、Slack 和 Microsoft Teams。

价格：Document360 的价格是每个项目每月 149 美元。

优劣势分析：其优势在于用户友好的界面、强大的协作功能、多样化的集成选项、版本控制、可定制性以及全面的搜索功能。这些特点使得创建、共享和编辑文档变得容易，提高了工作效率。然而，Document360 也存在一些劣势，如价格可能对小型团队或初创公司来说较高，产品较老学习成本高，可定制性可能有限，对于非文档密集型项目可能过于复杂，以及在处理大量文档时可能会遇到性能问题。

【官网：https://document360.io/】

3.Nuclino

适用范围：中小团队和个人项目

核心能力介绍：

Nuclino 是一个简单、极快的 wiki，它的学习曲线非常小，使得任何人（包括非技术用户）都能迅速掌握。与传统的 wiki 软件不同，Nuclino 非常轻便。它不会试图用每个可能的功能和选项填满界面，而是专注于基本功能，如无干扰的界面、直观的导航、快速搜索和无缝的实时协作。

虽然 Nuclino 可以仅用作 wiki，但它是一种多功能工具，能够做更多的事情。它是一个统一的工作空间，你的团队可以在其中组织知识、管理项目、分享想法，并将所有工作集中在一个地方。

优劣势分析：Nuclino 虽然足够简单，但也存在一些缺点，如功能可能相对有限，特别是对于需要更复杂知识管理功能的团队。定制化能力有限可能不足以满足所有团队的特定需求。以及缺乏高级搜索功能可能不适合需要进行复杂查询的团队。

价格：Nuclino 免费提供最多 50 个项目。

【官方地址：https://www.nuclino.com/】

4.MediaWiki

适用范围：缺乏预算的团队团队，具有高度定制化需求的团队，建立外部知识库；

核心能力介绍：

MediaWiki 是网络上受欢迎的开源 wiki 软件，知名的维基百科就是基于它搭建。它是用 PHP 编写的，所以你可以轻松地开始使用 LAMP 堆栈部署此解决方案。该软件还附带许多扩展，所以你可以扩展 wiki 的功能。

MediaWiki 的核心功能包括富文本编辑器、版本控制、用户管理和权限控制、多语言支持、强大的搜索和导航功能、模板和分类组织内容等等。

优缺点分析：MediaWiki 是一个免费的 Wiki，不过这是一个开箱即用的工具，它需要开发人员配置开发等才能投入使用。

价格：MediaWiki 是免费的。

【官方地址：https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki】

5.ProProfs Knowledge Base

适用范围：全球团队、中大型企业、远程团队，不适合小型团队或个人项目

核心能力介绍：

ProProfs Knowledge Base 是海外当今市场上热门的 wiki 软件之一，它提供了全面的功能以支持知识的创建、维护和共享。

比如：直观的富文本编辑器，使非技术人员也能轻松创建内容；协作编辑和版本控制，促进团队合作并跟踪更改；全文搜索和灵活导航，帮助用户快速找到信息；权限管理，确保知识库的安全；响应式设计，适应各种设备；多语言支持，方便多语言内容展示；模板和自定义选项，以符合品牌需求；集成和 API，与其他工具和系统无缝连接；以及分析和报告功能，提供知识库使用情况的深入洞察。此外，还支持文件和多媒体内容的嵌入，并进行 SEO 优化。

优劣势：毫无疑问这是一个非常成熟的 wiki 产品，它甚至都支持 SEO，这是绝大部分产品不具备的，以及多语言支持等。在缺点方面除了价格较高、学习成本、在研发管理领域无法与开发环节打通之外，实在找不到太多缺点。

价格：ProProfs Knowledge Base 提供 15 天的免费试用版，可访问其所有高级功能。

【官方地址：https://www.proprofskb.com/】

6.语雀

适用范围：小团队和个人项目

核心能力介绍：

语雀是 2015 年才在蚂蚁内部孵化的项目，2022 年发布移动端，所以功能并不成熟。和其他知识库工具一样，使用了“结构化知识库管理”，形式上类似书籍的目录。

与其他产品可以随意建立文档不同，语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库，语雀希望通过这样的产品设计，来从源头上帮助用户建立起知识管理的意识，培养良好的知识管理习惯。除此以外，它能够满足“卡片笔记”这种方法论下的笔记记录方式。

功能上具有全局搜索、插入功能丰富（比如思维导图等）、画板功能好用、操作体验不错。

优劣势分析：优点是免费版本能够满足大部分人的需求，产品细节体验好。但缺点也明显，移动端功能非常有限、更适合个人，团队协作能力较弱；无法保持登录，经常需要重复登录——有些用户吐槽交互设计反人类。

价格：99 元/人/年起

【官网：https://www.yuque.com/】

7.Confluence

适用范围：中大型团队，海外团队，不适合国内有私有部署需求的团队

核心能力分析：

一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品，由澳大利亚 Atlassiana 公司打造，在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件，与国内的 PingCode 知识管理子产品类似，可以用于构建企业 wiki，具有成熟的功能，能够直接关联研发管理的各环节。

Confluence 优势在于集成了非常多的知名插件，几乎能够将工作需要的软件与其打通。但比较遗憾的是，很贵，而且针对大陆用户停售本地版。

工具优缺点：优点是结构化文档管理、丰富的文档模板、非常丰富的插件，Confluence 集成了国外几乎所有主流的工具。缺点是：随着人数的增加，访问速度会变得很慢，管理变得复杂；价格贵，国内不再支持本地部署。

价格：如 100 人的情况下，Confluence 需要 10 万元/年，而国内的 PingCodeWiki 等同类工具只需要 2-3 万/年。再加上国内不设公司，服务全部由代理商完成，而且价格不便宜(有的代理实施费用 1 万/天)。

【网址： atlassian. com/software/confluence】

8.Wiki.js

适用范围：教育和培训机构、中小型组织、不适合不具备技术团队的组织

核心能力分析：

Wiki.js 是一款几乎适用于任何平台的开源 wiki 软件。它与 PostgreSQL、MySQL、MariaDB、MS SQL Server 或 SQLite 兼容。它运行在 Node.js 引擎上，性能非常快。

它提供直观的 Markdown 编辑器，支持富文本编辑、与 Git 的集成允许追踪每个页面的修改历史，方便版本控制；支持权限管理、全文搜索，它还支持多语言内容的创建和展示，自适应不同设备和屏幕大小。

优缺点分析：其优点包括开源和免费，允许用户自由访问和修改源代码；灵活和可扩展，提供丰富的自定义选项和插件；与 Git 的集成实现版本控制；多语言支持和响应式设计，确保全球化支持和良好的移动体验；以及活跃的社区支持。当然缺点也非常明显，比如不是一款开箱即用的 wiki，需要技术人员部署配置甚至是开发。学习成本比较高，

价格：Wiki.js 是免费的。

【官方地址：https://js.wiki/】

9.Guru

适用范围：销售和客服团队、跨部门协作，不适合高度自定义需求、以及小型团队和个人项目

核心能力分析：

Guru 是一款知识管理和共享平台，具备多样化的核心功能。其知识卡片系统使内容易于浏览，实时协作编辑功能促进团队合作。除此以外，还具备全文搜索、灵活的导航结构、权限管理、移动端访问、集成 AI 助手、丰富的模板等。以及 Guru 可以无缝融入现有的工作流程。

优劣势分析：这是少数能够自然的集成到现有工作流的产品。但价格可能对小型团队或预算有限的组织来说较高；自定义选项可能相对有限，不适合需要高度自定义的场景；价格：Guru 对最多 3 名用户的团队免费。

【官方地址：https://www.getguru.com/】

10.Slite

适用场景：适用于需要大量协作和知识共享的团队和项目，特别是远程协作、项目管理、内容创作、企业内部知识库和教育培训等场景，不适合高度自定义需求的团队

核心能力：

Slite 已经服务了世界各地的数千家公司，它最开始是为远程团队构建的。其核心能力包括实时协作编辑、全文搜索、标签化、丰富的模板、版本历史、移动端访问、权限管控等。Slite 还提供了使用分析和报告，以及离线访问。总体而言，Slite 通过其全面的功能集合，为各种规模和类型的团队提供了一套灵活且强大的协作和知识管理解决方案。

优劣势分析：除了常规的 wiki 能力，这个工具最大的优点可能是支持离线访问。缺点则是有限的功能可能不满足一些复杂需求。

价格：Slite 免费提供最多 50 个文档。

【官网：https://slite.com/】

11.GitBook

适用范围：适合软件开发者作为个人知识库使用

核心能力分析：

海外热门知识库工具，知乎上才有非常多人评价这个工具适合程序员用来写博客和书。除了具备大量的技术文档所需的功能外，该知识库还能将文档发布到 github 博客。

当然，它也具备团队协作功能，但如果是用来作为团队文档的管理工具，还是不如 PingCode 来的好用。

优点：

1. 类似一本书的集中管理方式

2. 支持多人协作写作，对于个人写作保存在 github 上也是极其爽的一件事情

3. 支持本地图片插入

4. 支持 build 成静态网页，自己部署方便

5. 喜欢捣腾的可以去添加各种插件丰富自己的需求（虽然不能完全满

缺点：

1. 以一本书籍作为起点，单篇文章只能放在一个项目中才行

2. 提供的编辑器使用 git 来记录，每次 sava 都要 commit 一次，commit 太多记录

3. 使用 git 保存，有些时候会莫名其妙的丢失一小部分数据，可能是跟自己的操作速度有点快有关，或则是忘记保存

4. 对于本地 build 的技能对于非程序员来说还是有点难的。

5. 有时候需要翻墙才能访问他们的网站

网址：gitbook.com/

12.Notion

适用范围：小团队和个人的文档管理、知识管理、任务管理

核心能力分析：

Notion 是一款多合一的文档管理工具，主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器 AI，程度堪比 Chatgpt。

和传统的知识库不同，Notion 采用了模块化的设计，每个段落都是一个独立的区块，可以自由拖拽和布局，而且区块还可以设置为各种类型，包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等，甚至还提供了第三方嵌入功能，你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块，创建内容丰富的文档。

优劣势分析：

• 网络问题，受中国各地区复杂的网络情况影响；

• 丰富的功能必然的带来了较高的上手门槛，如果你只是想找一个单纯的知识库，那它可能并不适合；

• 离线模式不支持。

• 中文搜索和分词及其糟糕，操作界面不支持中文；

网址：notion. so/

13.Slab

适用范围：企业内部知识库搭建，具有离线访问诉求，中大型团队

核心能力分析：

Slab 是一款知识共享和文档协作平台，其核心能力主要体现在以下方面：

实时协作编辑、支持分类和标签、全文搜索引擎和预设模板、灵活的权限设置、第三方工具的集成、版本控制、移动访问、通知和提醒功能。此外，Slab 还支持自定义外观和离线访问。总体而言，Slab 通过其全面的功能集合，为各种规模和类型的团队提供了一套灵活且强大的协作和知识管理解决方案。

优劣势分析：优势点包括强大的全文搜索引擎，方便信息查找；灵活的文档组织结构；与流行第三方工具的集成能力；精确的权限管理；以及移动和离线访问支持，增加灵活性。缺点则表现为国内需要梯子才能访问、价格过高等。

价格：Slab 对最多 10 名用户免费。

【官网：https://slab.com/】

14.Obsidian

适用范围：教育机构团队、个人知识管理

核心能力分析：

Obsidian 是一款专为那些利用笔记共享知识的团队设计的 wiki 软件。它基于纯文本文件夹运行，让用户始终能控制自己的数据。该软件可以在 Windows、MacOS 和 Linux 上运行，并使用 Markdown 格式，使团队能够轻松创建文档，无需深入的编码技能。

Obsidian 的特色之一是它以图形视图展示知识，让用户能够更直观地探索和了解知识。它特别适合那些知识结构非线性的组织，用户可以通过单击将不同的页面相互连接。

此外，Obsidian 提供了 25 个核心插件和 150 个主题，让你可以根据自己的喜好自定义软件。还有 754 个社区插件可供选择，并且可以通过单击进行安装。如果你需要，还可以借助开发人员支持开发自己的插件，以进一步扩展 Obsidian 的功能。

优势：

1. 灵活的链接系统：通过链接不同的笔记，可以轻松创建复杂的知识网络。

2. 本地存储：所有数据存储在本地，增加了隐私和安全性。

3. Markdown 支持：使用 Markdown 语言，方便编写和格式化文本。

4. 可自定义：允许用户自定义主题和插件，以适应个人需求。

5. 跨平台：支持多个操作系统，增加了便利性。

6. 图形化知识展示：通过图形化展示知识结构，有助于理解和整理思路。

劣势：移动端能力较弱、不适合大型企业的复杂文档场景；

价格：Obsidian 对个人使用免费。

【官网：https://obsidian.md/】

15.Worktile

适用范围：视频、音频等非文档加文档类的资料管理

核心能力分析：Worktile 是一个多合一的工具：企业网盘+项目管理+审批+IM 等。

整体上，Worktile 被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。

在功能上 Worktile 是一个工具集合，它具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力。并且具备强大的自定义能力，能够配置出符合各种项目团队的流程、表单、字段、数据报表，以及具备丰富的模板市场。

优缺点：作为企业网盘满足文档管理需求，同时也能满足企业大部分管理需求，所以非常适合中小企业，避免买多个工具。缺点就是不纯粹，对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。

【官网：Worktile】

总结

Wiki 对于组织公司知识资产，为员工打造一个资源中心方面非常有用，比如员工有问题时可以随时查阅。它们促进了合作与协作，鼓励用户在发现信息缺口的地方添加新内容。

常见问答（FAQ）：

问：我应该如何选择合适的知识库软件？

答：选择合适的知识库软件应考虑软件的功能、可用性、价格、技术支持和客户评价等因素。了解自身需求并与软件提供的功能相匹配是选择合适工具的关键。

问：知识库软件主要用于哪些方面？

答：知识库软件主要用于知识的收集、整理、存储和分享。它广泛应用于企业内部知识管理、客户支持、项目协作以及教育培训等领域。

问：如何确保知识库软件中的信息安全？答：确保知识库软件中的信息安全可以通过设置访问权限、使用加密技术、定期备份数据、监控异常访问行为以及选择符合安全标准的软件供应商等方式来实现。

问：知识库软件是否适用于所有规模的企业？答：知识库软件通常提供不同的版本和定制选项，以适应不同规模的企业。无论是大型企业还是中小型企业，都可以根据自身需求选择合适的知识库软件。

问：知识库软件的维护和更新是否复杂？

答：知识库软件的维护和更新可能涉及一些技术细节，但许多现代的知识库软件提供了自动更新和在线支持服务，使得维护过程相对简单。选择提供良好技术支持的供应商可以进一步简化这一过程。