如何进行一场高效的会议?
Note:如下内容面向“交互式”会议场景,不包含“单向传达”的会议场景。
1. 会议之前
开始之前,需要明确的信息:
开会的目的和意义是什么?
作为会议的主持者或者团队领袖,在会议中应该扮演和执行什么样的角色?
什么样的会议方式能有效匹配会议内容?:例会(晨、周、月等)、计划会议、总结会议、行政管理会议等
2. 会议效率低下的主要原因
会议没有主持人或者引导者,群体思维发散,脱离会议的主题,流程和节奏失控
会议中存在严重分歧,短时间内很难达成共识
会议中的不平等,参会人不敢说话或者插不上话
仓促参会,信息缺失,不理解会议的目的和背景
参会人数太多,难以充分讨论和表达
3. 提高会议效能的方法
会议最主要的目的是达成共识,形成决策。
3.1 缩小会议范围
人员范围限定:会议主持者和干系人
参会人须有表达意见的职责和机会,如果只是听不表达,意味着对会议议程和结果不会产生影响,此人就不应该参会
高效的会议需要聪明的会议主持者,聆听和分析所有人的意见,坚守会议主题,过程中平衡观点和节奏
“一言堂”和“极少数人的思维碰撞”,无法让所有参会人都发挥出最大价值
3.2 严格控制会议时间
常规会议不应该超过 30 分钟
会前准备充分,例如强制性要求参会人到场后在会前 10 分钟查看相关信息,了解会议内容
不在巨大的分歧上耗费过多时间,如果无法达成共识就暂停会议或保留议题,而不是一直在会议中争论
参会人经过一段时间的思考,重新启动会议形成决策
3.3 限制发言内容和时长
轮流发言,限定参会人的发言内容、时长和频率,坚守会议主题和平衡所有参会者的发言时间
会议主持者特别控制“意见领袖”的单次发言时长、发言的频率
3.4 营造安全平等的会议氛围
会议主持者引导和激发参会人进行充分表达
会议中的管理者更应该学会聆听,消除参会人的表达顾虑
3.5 会议中不允许开小差
参会人应该聚精会神,强制集中参会人的注意力,进入聆听、思考和表达模式
手机:静音、关闭、临时存放
关闭笔记本电脑
纸质的记录更有益于参会人关注和思考会议内容
3.6 分歧只在会议之内
清晰明确的会议总结,记录所有参会人的共识和后续一致行动
高价值的会议,一定存在分歧,并且能够解决分歧,最终形成共同决策和一致行动
如果没有“分歧”,则讨论无意义;如果没有“一致行动”,则会议无价值
从观点上“换位思考”,而不是从言辞上“咬文嚼字”
会中充分表达和讨论,会后保持言行一致和彻底执行,“分歧”不能延伸到会议之外
如果有人因为会议中的“观点冲突”而在会后影响团队效能,那么这类人必须尽快从团队中清理出去
4 总结
公示和张贴会议规则,所有参会人熟知和严格遵守会议规则
会议的主持人或者引导者是高效会议的关键因素
会议是企业文化的一个体现,文化的形成需要企业领袖坚定不移地推进和示范
版权声明: 本文为 InfoQ 作者【Anliven】的原创文章。
原文链接:【http://xie.infoq.cn/article/1d084df5d746a317fa5d7e6cf】。文章转载请联系作者。
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