中国机械总院：大型集团视角下的智能费控与支出管理

文/ 滕娟

在国务院国资委要求和自身加强管理需求的驱动下，中国机械总院开始进行数智化转型升级，包括司库建设、业财融合等。

中国机械科学研究总院集团有限公司（以下简称“中国机械总院”）的前身是成立于 1956 年的机械工业部机械科学研究院，几经易名，现为国务院国资委监管的中央直属科技型企业集团。旗下拥有 18 家全资及控股子企业（公司）、57 家成员单位，实行母子公司式集团管理体制。中国机械总院是具有显著特色的科研类中央企业，具有现代科研院所和现代制造服务业企业的双重属性。

中国机械总院高级财务专员张红新在接受采访时，分享了中国机械总院通过数智化手段探索业财融合，以及实现企业费控转型升级的领先实践。

中国机械总院早期使用 OA 系统作为内部业务协同管理工具，相关业务审批主要在 OA 中管理应用，而费用审批主要在线下进行，因此无法自动形成相关业务单据，员工填写报销单随意性大，报销不够便利。下属员工每月频繁报销，尤其劳务报销较多，多次报销涉及累计金额计税、分别计税等问题，财务人员计税处理牵扯大量精力。

2019 年，为响应国家“互联网+”战略，适应移动化办公需求，提出集团在线报销管理需求，中国机械总院及下属分公司、子公司开始正式与用友合作。同时，在国务院国资委要求和自身加强管理需求的驱动下，中国机械总院开始进行数智化转型升级，包括司库建设、业财融合等。

业财融合探索

业财融合，顾名思义，即业务和财务的融合。中国机械总院目前主要是在全集团推广了供应链的应用，还在部分企业推广了项目管理、生产管理和管理会计方面的业务，推动业财融合的发展。

中国机械总院在业财融合方面采取的举措主要包括：一是在前期推广供应链系统，使业务数据从业务端到财务端进行资源共享；二是推广工业项目管理系统，从项目发起、项目预算、项目过程的控制，实现项目全生命周期的管理；三是从生产端到管理会计、成本会计的计算分析，形成一个从生产制造到成本计算、成本分析的系统，目前该系统正在推广中。

张红新认为，通过业财融合可以给企业带来以下几个方面的价值：第一，能够为企业提供综合的决策支持服务，能够通过数据分析为领导提供比较精确的决策依据。第二，能够通过业财融合进行资源整合从而提升效率，让业务和财务能够做到共享数据、共享技术资源，为企业提供降本增效的途径。

在业财融合的过程中如何提升数据和智能应用带给企业的价值，张红新表示，首先要通过大数据的技术进行数据的分析挖掘，为领导决策提供服务。其次通过人工智能或机器人技术让运行的效率更加快捷，能够帮助领导分析更加直观的财务分析报告，形成一个可视化的界面，更加直观地发现企业存在的风险与机会。

数智化费用与报销管理实践

在企业费用管理与报销方面，中国机械总院希望通过数智化转型，能够实现全员自助网上报账；实现报销、借款等业务线上管理；相关业务单据自动生成财务会计凭证；同时加强预算控制，提高报销效率管理透明度和业务规范性。

围绕以上目标，项目在 2020 年 3 月启动，同年 8 月试点上线，到 2020 年 9 月便得到了全面应用，历时共 180 天。目前中国机械总院及下属 15 家子公司都使用了该费用报销系统。

项目建设集成了现有的泛微 OA 系统，包括事项申请、借款预付、费控报销、票夹管理、费用查询分析，最后形成总账、报表。

整个项目的业务流程设计包括单据的申请、报销单据、审批、确认、会计核算及报销查询。业务申请环节首先要有出差（国）申请单，然后形成出差等项目的报销单（如果没有申请单就填写不了报销单），通过审批、确认，形成报表。

对于业务问题的解决方案，目前主要是和 OA 系统融合。在 OA 端进行网上报销单点登录，直接填写单据，单据结束后消息上传到 OA 待办或 APP 待办。审批完成之后，再把状态同步到报销单据上。

关键业务解决方案即业财融合，通过填写报销单，同步到用友端系统审批，审批环节结束。

通过用友 BIP 商旅及费控解决方案，中国机械研究院提高协同工作效率 50%、节约业务流程时间 30%、提升报销业务流程 40%、减少财务工作时间 20%。基于统一的数智平台，中国机械研究院可以将费用及报销管理系统与用友其他系统高效融合，助力业财融合；部门主管可以更便利地对过程进行管理，实时监控计划落地及资源配置的相关性，审批时更有信心；加速了报销单审批流转速度，提高工作效率及员工满意度；在预算管控方面，通过建立预算管理机制，可以有效管理资源配置过程，并确保费用预算事前可控可追踪；实现费用预测，提高分摊及预提准确性，让财务管理更高效；同时，内嵌所有内外合规要求，降低税务风险，解决合规管理难题。

总的来说，费用报销项目建设具有八方面的成果。一是规范业务报销流程，简化手续，报销人员只需要选择、用鼠标点击即可。二是规范报销流程，提高费用报销透明度。三是凭证自动生成，减轻财务人员工作量。四是银企联云实时支付，降低库存现金量及出纳人员工作量，提高工作效率。五是通过事项审批和预算控制，完善报销过程管理，实现集团财务的事前控制量。科研院费用类型有两种，包括日常费用报销和纵向项目，纵向项目来自国家拨付资金，这是按照项目资金执行的，中国机械总院进行了改造，实现了重点项目控制，这也是国资委对资金控制的要求。六是帮助集团中、高层管理人员了解各项费用支出情况，控制各项费用的规模。中国机械总院通过权限的划分，领导可以了解部门付款情况以及进度。七是报销人员可以实时查询报销情况及历史记录。八是通过费用报销信用记录彻底解决报销排队情况。

费控项目建设的亮点主要体现在四个方面。一是解决了劳务报销较多的计税问题。中国机械总院劳务报销特别多，通过费用报销系统上线，包括生成税务所需的劳务支出报表，解决报销的问题。二是解决科研院所纵向项目的费用预算控制问题。三是实现人力资本的统一，解决了下属单位人员在中国机械总院报销纵向项目费用问题。总院立项的纵向项目需要下属单位配合，通过系统上线，可解决下属单位配合问题。四是实现移动审批，解决异地办公的审批问题。中国机械总院在北京市怀柔区、大兴区都有基地，都需要到总部审批，费控报销项目上线之后，实现移动办公、移动审批，大幅提高了工作效率。

对于中国机械总院这样典型的科研院所转制的大型企业集团，“在企业的数智化转型中，主题化、融合化和智能化创新以及集团级数据治理和升级底座是非常重要的，”张红新提醒道，“在具体落地过程中，需要注意以下几点：一是企业需要制定清晰的数智化转型战略，并明确转型的目标和路径；二是调整组织架构，建立专门的数智化转型团队或部门，负责推动和落实转型计划；三是整合现有的技术资源，选取合适的数字技术工具和平台进行部署和应用；四是培养数据驱动的文化，鼓励数据化决策和创新实践。

未来，通过业财融合，结合信息技术发展的趋势，中国机械总院可以进一步推动数智化，利用人工智能和机器学习技术，更好地分析大量数据，自动识别趋势和提出建议，从而更好地支持决策；应用区块链技术加强数据的真实性和安全性；进一步发展数据分析和可视化工具，使员工能够轻松地访问和解释数据，从而更好地了解业务状况；同时针对数据隐私和安全管理不断提高的要求，对于平台和架构进一步优化和升级，实现更高效的业务运营、更好的财务管理和更智能的决策制定，从而更好地适应日益复杂的外部环境。

来源：《新理财》(公司理财)杂志 2023 年 11 月刊