待办事项列表：团队组织有序的秘密

本文介绍了如何有效处理代办事项列表的 3 个技巧，通过高效管理代办事项列表，提升个人生产力，从而使个人和组织能够更高效的完成工作。原文：To-do list trickledown: How to stay organized and keep your team on track

你刚坐到工位上，给自己泡了一杯热气腾腾的咖啡，准备全身心投入到老板殷切期待的战略规划中。然而，才开始就听到“叮”的一声，财务小伙伴在 Slack 上发来消息：“别忘了今天下班前提交预算申请。”你还没来得及细想，又“叮”的一声，牙医诊所发来邮件提醒你预约半年一次的洁牙。深吸一口气，可紧接着又是一声“叮”，Workday 提醒你直接下属的考勤表已准备好等待审批。短短片刻，你的专注时间就一片混乱，待办事项列表在紧急事项的驱动下不断拉长。

这一连串通知不仅仅只是让你感觉不舒服，更是生产力瘟疫。在我们把一个待办事项从清单上划掉的时候，另一个待办事项就会跳出来。难怪 2/3 员工在一天结束的时候，会发现待办事项列表上还有很多任务没有完成。

那我们该如何处理这些从四面八方飞来的任务呢？哪些我们可以忽略，哪些又是要优先考虑的？那些似乎一直处于领先地位的人是如何做到的！？

为了找到这些问题的答案，我们对 6 个国家的 6000 名知识工作者进行了一项调查，了解他们是怎么处理待办事项列表的，深入研究一下我们能学到什么。

待办事项列表的状态

在有效管理任务方面，有条理被广泛认为是一个重要优势。事实上，高达 89% 的员工认为，最有条理的人通常是那些成就最大的人。82% 的人想要成为这群人中的一员，并且已经采用了正式的系统来组织待办事项。

然而，这些系统就像雪花一样，没有两片是完全相同的。有趣的是，超过一半（52%）的知识工作者承认，他们的组织方法在外人看来可能很混乱，但他们坚信这些方法对自己很有效。

不管每个人的待办事项列表看起来有多么不同，我们都能获得从清单上划掉一个项目的满足感。事实上，令人震惊的是，70% 有待办事项列表的专业人士更喜欢完成任务的快感，而不是从同事那里得到赞扬。

处理列表：个人任务和工作任务

我们还调查了个人如何安排个人任务和工作任务。我们发现，近一半（47%）的员工有两个不同的待办事项列表，以跟踪个人和工作责任。相比之下，大约四分之一（23%）的人选择将所有任务合并到一个待办事项列表中，而 21% 的人只保留与工作相关的待办事项列表，而个人提醒则完全依赖于记忆。

我们还发现，人们在很多地方同时处理待办事项，无论是个人的还是工作的：日历、笔记本、生产力应用程序。

那么，哪种方法最好呢？把个人任务和工作任务分开还是放在一起？在一个地方跟踪任务，还是在几个地方？虽然每个人都有自己的偏好，但我们的研究表明，越多的使用工作场所的组织系统和工具来跟踪所有任务就越好。

使用从工作中学到的组织体系的人比那些依赖自己设计体系的人更有可能认为自己是有组织的。此外，有条理的人使用工作场所的工具来组织个人待办事项的可能性是其他人的两倍。

混乱的多米诺效应

在团队中，个人生产力是高度复杂和相互关联的网络的一部分。你可能把所有事情都安排得井井有条，但某个杂乱无章的同事会阻碍你（和你的团队）前进的动力。

如果你不认为自己是一个特别有条理的人，要小心了，因为人们对那些没有条理的同事是没有耐心的。近五分之四（78%）的受访者表示，他们宁愿承担额外的工作，也不愿被迫与一个杂乱无章的同事合作。（就像在学校项目小组里那样，你可能会说：“好吧，我自己来做。”）此外，近 2/3 的员工表示，如果能提高整体业绩，他们会解雇那个没有组织能力的团队成员。

员工对缺乏组织能力的同事会有多么不满，这不足为奇。缺乏秩序会导致严重的延误以及严重的不良情绪。

用三步提高个人效率

技巧 1：时间盒（Timebox）

我们发现，要更好地处理待办事项，简单的第一步就是磨练自己估计某项任务需要多长时间的能力。然后，在你的日历上留出这段时间，尽你所能保住这段时间。

这种技巧被称为“时间盒（timeboxing）”，对于那些与拖延症作斗争的人，或者那些经常发现自己不幸的试图在同一时间内同时在多个项目上取得进展的人来说，它特别有用。(剧透：同时做多件事情很少奏效，因为注意力持续时间是有限的。)

时间盒是一种可靠的技术，可以保持高生产力和一致性。在 Atlassians 最近进行的一项实验中，我们发现 68% 的人在为自己的日历设定时间后取得了更大的进步，55% 的人的目标清晰度得到了提高。当你围绕需要完成的最重要的任务来安排一天的时间，你就（被设计）确定了最重要的工作。

更好的做法是：让整个团队都能看到你的日程表，这样他们就能看到你在做什么，你什么时候做，以及完成任务所需的时间。

Trello 现在包含了计划功能，可以让你把待办事项从 Trello 板移到日历上，反之亦然。

技巧 2：改造待办事项列表

你知道吗，有条理的人如果在几天内没有完成任务，删除该待办事项的可能性要高出 1.4 倍。与其让任务拖拖拉拉（最终被一直挂在列表上），不如养成早说“不”的习惯。记住，如果一项任务既没有影响也不紧急，那么它可能就不需要出现在待办事项列表上。有了 Trello，每个人都可以从从多个列表中跟踪待办事项中解脱出来，所有待办事项都在 Trello 收件箱中，在那里可以查看，排序和过滤新的待办事项并根据自己的喜好进行组织。

技巧 3：列出每天的“首要任务” —— 并照此办理！

只要对自己的目标有清晰的认识，待办事项和时间盒都是很好的工具。这就是“首要任务”的用武之地。

每个工作日结束的时候，花几分钟为第二天的首要任务设定计划，重新调整计划，确保有足够时间和空间来完成。最重要的任务应该是一件（就一件！）对你的工作影响很大的任务，不能委派或忽略，也不能悄悄的从任务列表中删除。

关键是从少量事情做起，每天完成一件大事会给你强大的动力。深度工作、完成任务的时间很容易让位于会议、消息和回复电子邮件。

真正的生产力意味着为真正的工作让路；待办事项是实现目标的必由之路。

发掘个人生产力潜力

待办事项列表和我们自己一样都是一项正在进行的工作。随着任务、团队和工作风格的发展，我们所拥有的组织这一切的系统和工具也应该如此。

将灵活的待办事项列表工具与本文中概述的策略相结合，将使你朝着更有条理的自己的方向前进。

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