公司内部分享文档应该怎么写？看这篇就够了

公司内部大量零散的知识存储在各个地方，当需要获取某一块内容时，需要到各处去寻找，不仅降低了工作效率，还增加了员工的工作压力，如何将散落各处的知识汇集起来，给到员工一个渠道去查阅相关知识，提高员工的工作效率，成为企业内部管理者需要思考的问题。

搭建内部共享文档的目的是什么

内部共享文档的定义是公司流程的书面记录，员工可以用来完成工作。与面向客户的外部文档相比，仅针对员工编辑使用。 目的是将公司的知识集中在一个地方，为了方便内部员工的查找使用，将知识记录在案。

搭建内部共享文档的类型

内部共享文档有以下几种类型：

• 团队文档由公司中的特定团队拥有。该文档包括风格指南、会议、团队战略等重要主题。

• 项目文档包含与特定项目相关的信息。一些示例包括项目路线图、项目管理计划、软件文档、技术文档等。

• 流程文档描述了正确执行特定业务流程所需的各种程序和工作流程。一些示例包括标准操作程序、知识图谱等。

搭建内部共享文档的好处

之前许多公司没有意识到知识的重要性，但随着知识经济的不断深入，数字化转型的迫切需要，越来越多的公司已经对知识开始进行投资，抓住这个新的企业竞争优势。而且不仅要拥有内部共享文档，更要创建高质量的内部共享文档。如果创建的内部共享文档是杂乱无章和不完整的，那么对于员工的价值也不大。

创建高质量的内部共享文档的好处：

1. 促进知识转移 

创建内部共享文档后，员工将知识转移到其中，让知识在整个团队中得到共享，每个人都可以查找和使用。

2. 防止知识流失 

将知识集中存储在一起的目的就是防止知识的流失，内部共享文档将保留知识以供之后使用，这样不论是否有员工离职知识都不会丢失。 

3. 提高生产力

如果没有内部共享文档，员工很难找到常见问题的答案。拥有相关文档意味着员工花费更少的时间搜索信息，从而提高生产力和团队士气。通过实施有效的知识管理，也能够有效地提升员工的工作效率。

4. 更快地培训新团队成员

内部共享文档能够很好地帮助新员工了解、学习公司的相关知识，它意味着新员工可以更快上手，而无需占用同事太多时间。 

管理内部共享文档的方法

我们现在将介绍一些好的方法来帮助你管理内部共享文档。 

1. 评估已有的文档

当第一次开始构建内部文档时，公司可能已经拥有许多知识资产，将这些文档放在一个地方，作为组织内部文档的起点，这就不需要从头开始创建，而是利用已有的文档，在此基础上进行操作。

2. 分配知识拥护者

文档不是专门的员工进行编辑的，而是每个团队的成员一起创建内容，这样才能将知识最有效地共享出来。

3. 规划内部共享文档的结构

内部文档的创建需要一定的结构，以便员工可以轻松查找内容，如果内部文档混乱不堪，那么就会影响员工的使用，让他们厌倦这种方式。

4. 保持简单易用

内部文档的编辑不需要过多华丽的功能，简单易用最好，这样一定程度上减少了员工的工作负担和使用体验，确保他们能够持续使用。

5. 选择正确的文档工具

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无论选择哪种解决方案，都要确保：

• 即使对于非技术用户，内容也很容易编辑

• 它包含一个快速和全面的搜索功能

• 它使您能够为您的文档创建直观的导航

• 它与其他流行工具集成以优化您的工作流程

6.定期审核文档

内部共享文档的存在就是为了提高效率，所以对于文档的内容需要进行一定的把控，不能过多、过杂。这意味着要定期审核文档，以查找价值不高的内容并将其删除，对文档进行“减重”。

7. 为文档添加视觉效果

现在已经不是一个“文字当道”的时代了，我们都变成了“视觉动物”，所以除了文字，还可以添加图像和视频、流程图和图表，以改善文档体验。

8. 根据风格指南工作

每个人的编辑写作方式习惯不同，但内部共享文档需要一定的标准，也需要符合公司的风格，一切跟着公司的风格指南进行，这也是公司内的共同目标和方向。

9. 保持文档更新

内部共享文档不是一劳永逸的事情，文档永远不会被“完成”，因为它会随着公司的发展而发展，要时刻注意更新文档的机会，以使其符合公司政策和程序。 

10. 收集员工的反馈

员工的反馈对于内部共享文档的正常运行十分重要，利用知识库软件为每篇文章设置评论功能，员工可以借此机会实时协作。  向员工发送定期调查，询问他们对内部共享文档的看法，以进行适当的调整和更新。

最后

搭建内部共享文档是一项长期的工作，也非常值得在上面花费一定的功夫，它也能够为公司带来一定的效益：提升工作效率，提升员工能力。