从"远程工作"到"分布式团队"

2020 年 05 月 08 日 阅读数: 9

​最近,国家为了减少人群聚集,防止交叉感染,延长了复工时间,这也让不少互联网企业选择这段时间让员工在家远程办公。

虽然早在上世纪80年代就在硅谷流行这种工作模式,上百万的员工和成千上万的企业已经发现了远程工作的乐趣和好处。但在国内一直不温不火,事实上,远程工作的技术手段都已齐备。还没有升级换代的,是思想。

所以我反而觉得,这次疫情让这种看似"被动的选择"变成了推动力,让大家在尝试了远程办公带来的好处之后,重新思考我们传统的工作模式和管理方式。

我今天的目的就是帮你把想法升级换代。我会向你展示远程工作的诸多好处,还会对坊间流传的托词和借口进行分析。之后的文章我还会着重从 Scrum 的活动会议说起,告诉你分布式办公具体在每个活动上怎么落地执行,以及如何打造分布式团队的做法,希望对你有所启发。

不再需要办公室

远程协同工作的典范

我在很早之前看过一本叫《重来2》的书,这是我第一次对"不再需要办公室"产生兴趣。其实在国外这已经不是未来才有的事,它已经发生了。

《重来2》的作者贾森·弗里德与戴维·海涅迈尔·汉森是美国软件公司 Basecamp 的创始人。Basecamp 原名 37signals,是全世界效率最高的软件公司之一,推出并持续维护着世界上最受欢迎的项目管理工具 Basecamp。他们始终保持着"小,美,酷"的特征,维持着小团队规模,三十多个员工分散在世界各地远程办公,是通过远程方式协同工作的典范。现在,轮到你迈开脚步,跟上时代的步伐了。

首先在这里我先强调,敏捷里强调面对面的沟通,这并不代表说分布式是个糟糕的选择。相反,敏捷的很多核心思想能帮助远程分布式办公更好的落地,你唯一要做的,只是必要的调整和了解举行会议的合适方法。

远程带给你什么好处

 跨地区找到最优秀的人才 

节省人力、办公场地、固定资产等成本

从摧残灵魂的通勤路上解脱出来

使离岸外包业务成为可能

员工满意度变高,离职风险变低

更高的工作效率,更具创造性的产出

........

你已经了解了很多远程办公的好处,但是我相信你肯定会说"但是臣妾做不到啊"。原因是远程分布式对应的管理方式和沟通方式没有形成,所以盲目的使用远程办公工具,带来的只有更多的麻烦。

管理方式的改变

传统的管理模式是人们需要坐在一起,以工作时长评估每个人的努力程度,这是因为组织越来越庞大,筒仓式的架构让我们每个人拿着"放大镜"只能了解我们手上的工作,而老板确是拿着"望远镜"看未来,这"放大镜"和"望远镜"之间的信息缺失,让我们又盲目增加了"领导"这个角色来机械地进行命令与控制的管理。关注工作时长变成了衡量工作努力程度的要素,而非产出。员工行为因此变形,恶性循环由此开始。那要从哪几个方面来进行管理方式的改变呢?

交流和建立共同愿景

上面说的其实是沟通饱和度的问题,沟通饱和度是指团队每个人知道的信息,沟通饱和度越高,效率越高。这个不难理解。所以信息透明为什么在管理中那么重要,它能带给团队成员信任和凝聚力,让大家朝着一个共同"有价值"的地方去努力。当让所有的人都非常清楚我们的目标并且参与到产品愿景的打造过程中,员工会很快乐的去享受工作的过程。我一直说,快乐永远带来成功,而不是成功产生了快乐。而带来快乐的就是自主和对目标的掌控。

自然地,你会发现你不再关心员工在哪工作、每天工作几个小时。自主性会让员工更多的产出,甚至有时候是创新也会由此诞生。关于如何打造产品愿景,之前敏捷产品管理的文章写过(具体文章见《敏捷产品管理之愿景建立》),在此不再赘述。

带领大家达成共识

有了共同的愿景,接下来就是文化问题。文化起源于成员彼此间达成的共识,有些共识很简单,比如按时参加每日站会,远程分布式办公需要更多直接的共识。

这些共识有:每个人什么时候上班,在正常上班时间之外的什么时间可以被联络到,会议要多快开始,什么类型的沟通方式(电话、邮件、即时通讯)最适合什么类型的讨论,什么类型的问题要在整个团队内讨论等。

在这里需要注意的是,有一件事情在实行敏捷的团队中一定要达成共识。那就是怎么做 Scrum。关于具体怎么实践敏捷的会议我在下篇文章会具体说明,这里我想说"书本上的敏捷"不是照抄就能进行的,尤其是分布式团队。有些差异是好的,有些是不能兼容的。没有足够的指导,团队会遵循"照本宣科来做 Scrum"而退步,甚至是损失,这样会让慢慢大家不喜欢 Scrum 和敏捷。

沟通方式的改变

敏捷强调面对面的沟通,物理环境上希望大家都坐在一起,但是远程分布式办公不可避免的需要解除对面对面沟通的依赖。这要求我们在沟通上做些改变。

多一些文档

远程分布式办公需要比本地团队写的更多。尤其是我之后会讲到 Sprint 评审会议,可能会更依赖书面文档。特别是那些重叠工作时间有限的成员。走廊式的谈话被电子邮件、更多的文档取代。

幸运的是,更多的文档不代表敏捷已死。写更多的东西并不总导致负面效应,通过书面表达有时候也可以强化口头表达。这里说的文档不仅是会议纪要,还有包括产品 Backlog、用户故事。尤其是 PO,你要知道距离越远,就需要在沟通需求上投入更多精力。我之前专门文章说过写用户故事"卡片背后"的验收标准( AC) 怎么帮助团队理解需求,很多本地团队会忽略,因为面对面沟通兴许能解决问题。但是 AC对于分布式办公团队成员来说,是必不可少的环节。下图为 AC 的基本概念 ( 详细文章见《一篇带你读懂用户故事地图》)。

鼓励横向沟通

前面我说过"筒仓"的组织架构带来的问题是信息不透明,同时也带来团队内的沟通方式是在团队领导之间,在 Scrum 项目中你已经熟悉了没有任何领导的角色,但在分布式管理中,横向沟通更重要,这要求团队成员能跟任何部门相关人员对话,不用通过层层"汇报线"。

横向沟通的一个重要作用是它抵消了沉默效应。沉默效应指参与人不和其他人分享坏消息,每个人都在危险中,像"皇帝的新衣"里的村民一样,人人都看见了问题,人人都不说,问题被放大,到无法解决,造成潜在的破坏性导致返工甚至无法挽回的损失。这都是源于没有顺畅的渠道沟通导致的。一个习惯进行自由和频繁的横向交流的项目没那么容易受到"沉默效应"的伤害。

小结

最后,我还是想把平时我跟团队说的最多的一句话送给你:转变的首要是观念变革,其次才是组织变革,再次是流程变革,最后才是工具变革。在观念没有改变时,寄希望于利用工具驱动改变,无异于缘木求鱼。

所以,我今天一上来不是跟你说怎么哪些远程办公工具好用,而是告诉你在实行远程工作前需要作出的核心改变有哪些。下一篇我会再从如何打造分布式团队说起,再到  Scrum 会议和活动如何在分布式团队落地,带你从"远程办公"一步步走到"分布式团队"。

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Yanel 2018.06.27 加入

ThoughtWorks 咨询顾问

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