如何召开成功高效的项目会议？

会议那么多，怎么样才算是“好”的会议？

首先一点是明确这个会的范围（跟项目一样，要有个目标，范围）；会议目的；会议参与人员。

1.会前要确认几个问题：

• 会议目的是什么？

• 会议的范围是什么？

• 会议范围内要讨论的议题有哪些？（尽量避免不相关的议题）

2.如何保证会议开得有质量？

• 确保需要讨论的议题在会议前统一汇总并提交，会议只讨论要讨论的议题，风险，及需要什么支持

• 确保会议围绕议题展开，对于偏离主题的讨论，及时叫停。

• 参会人员也是有边界的，哪些人必须参加，哪些人可以选择参加（抄送给选择参加的人）；

3.开会时需要注意什么？

• 对于迟到、请假、拖堂、跑题等行为进行约束，项目管理人员要严格维护会议规则；

• 这里其实比较难做，因为经常有领导会迟到请假（不是 故意的，但是却经常发生），然后与会人员的积极性或者参与度就打折了；

• 会议纪律不好，可以轮流担任会议主持人，这样大家共同构建高品质的会议，对每个人的时间负责

• 约定会议规则很好也很重要，比如如果有违规了则请违规人员为团队或者与会人员做一些力所能及的事

• 这个要看公司文化，看组织氛围（懂的都懂）

• 会议的目的沟通和交流，然后对于问题及建议达成一致并行动；

• 会议品质是团队互动品质的体现，互动品质是“本”，会议品质是“表”；

• 如果团队能互相遵守并维护会议规则，那团队的协作质量会提高不少；

4.开会很重要，但是如果会后跟进更重要

• 会议主持人及时汇总讨论的结果，形成结论（大家达成一致）；

• 无法当场确认的问题，要记录下来然后明确跟进人和完成时间；

• 会后所有跟进事项，直接进任务系统（明确人和时间），确保跟进到底；

总结：

• 坚持只开最有必要开的会，开真正高效且有结论的会

• 高效并短时间内开完，“迭代”几次之后大家会爱上开会---形成良性循环（正反馈）

• 开会不是目的，目的是让大家做好群体沟通，看到有效进展，才是重要的

• 坚持只开最有必要的会，开真正高效且产生决议的会

• 会议不是目的，借助会议去做好群体沟通，让大家看到有效的进展，有利于团队协作/沟通，提升团队战斗力