鲁班软件使用明道云优化项目管理的全过程
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一、关于鲁班软件
鲁班软件成立于 2001 年,是推动中国建筑业走进工程量电算化时代的开拓者;同时给最近很火的元宇宙提供了关键数字工具,推动智慧城市、智慧楼宇、数字中国建设,工具包括鲁班工程管理数字平台和鲁班 BIM/CIM 开发者平台。
目前公司 5 大核心产品,数字基建、数字施工、数字造价、Motor 和 CIM;3 大服务赋能,鲁班顾问、鲁班教育和鲁班研究院。鲁班教育主要是跟同济学院、四川大学合作,将 BIM 技术带入高校中,鲁班研究院主要是研究行业的发展方向,给大家输出一些报告。
鲁班软件在中国已经辐射到 23 个省市,目前基建板块有 130 多个项目。在为建筑工程行业做数字化平台的时候,明道云这样的工具能够很好地帮助我们落地相关管理系统。
二、项目背景
我是项目管理部的负责人,但是我经常困惑于公司有多少个项目在执行,多少个项目已经交付,项目的进度如何,项目的成本是多少等等。公司已经服务过这么多的项目,为行业做了那么多的数字化平台,却困惑于自身管理。
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三、项目痛点
接触明道云之后,我们将自己的诉求告诉了对接的顾问。首先就是统计很困难,领导需要一份数据,大家就要连夜加班去赶数据,如果还要有不同维度的分析,比如从运营、财务、销售、项目交付等不同维度逐个分析,那就要花费更多的时间才能完成。其次各个部门收集上来的信息不同步,不知道哪个数据才是最准确的,汇总起来非常困难,且经历层层汇总后数据缺失较多。因此各部门的对于优化管理的呼声也是越来越高。
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四、产品选型
整理好内部的需求文档后,我们就开始了产品选型。在考察了低代码、零代码、传统项目管理成品软件后,我们共选了七家供应商,经过两到三个月的试用,最终选择了明道云。选择明道云是因为市面上没有一款软件能满足我的所有需求,而明道云却可以满足我的绝大部分需求。
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五、建设目标
我们的需求场景包括:项目信息收集、项目资料管理、项目数据汇总统计、人员协作、项目预警、支撑人员绩效考核,以上这些也是我们建设项目管理平台的目标。
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六、实施方案
在实施过程中,我们也遇到了一些困难,尤其平台涉及部门较多,经过 20 多年的积累,每个部门都已经形成了自己独有的一套管理方法,如何推动大家加入明道云进行共创成为一大难题。我们与总经办、总裁办一起合作组建了一支搭建队伍,发布了实施方案,并完善了对应的考核机制,明确了项目管理系统的方向内容以及各个角色的职责,以此促进大家积极加入。
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七、系统搭建框架
在整体交付过程当中,无非就是要抓好铁三角:进度、质量和成本。这就要求管理层必须及时了解项目的实时进度及运营情况,比如项目处在哪一阶段,回款情况如何,项目相关方变化情况以及前期的一些准备资料。
在工程行业,资料管理也是一大难题,到项目最后补资料时候,你会发现有很多的缺失、遗漏、不合规的情况。所以我们将交付管理管理应用分为了信息、过程、进度、沟通、资料几大模块。在售前系统中可以进行任务分配,做一个资料台账,随着项目的进行,售前资料移后续会完整的移交到交付同事的手上。
还有最重要的经营板块,我们要了解到项目实时情况,包括项目前期的预算,每个月的支出情况、回款情况,评估项目资金流是否健康。
在整个系统实施过程中,也是围绕着进度、质量和成本进行系统搭建。
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八、自主搭建管理平台
昨天简单统计了一下,目前我们在明道云平台共产出了 24 个应用,用得比较好的是售前系统、交付管理、研发管理,其实也就是我们想抓的全过程管理。从最开始的销售源头开始抓销售的签单率,每个类型产品的销售统计,再到实施阶段售前支持人员相关资料自动转接到交付系统,解决方案、优秀案例集锦的累积。
做软件不可避免地会出现客户需求蔓延和一些 bug,我们将交付系统与研发管理进行了数据联动,数据可以直接从交付管理应用中通过工作流流转到研发管理中。研发人员可以及时知晓项目目前的一些风险以及客户提出的新需求,并可以根据项目紧急情况来排研发资源,不需要每次再去组织一个会议讨论各个项目的优先级。
我们还做了经营数据、人力资源、客户满意度三个应用,这些辅助应用能让我们更好的管理项目。明道云有强大的工作表、角色权限和视图能力,很好地支撑了我们去做好企业的数字化运营,快速地落地项目全流程管理系统。
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九、试运行阶段
售前管理系统包括了售前转实施过程的进度沟通资料、PMO 的风险台等。在整个项目执行过程中,项目的进度跟踪是最困难的,如果想要第一时间了解到项目的情况,就需要一线人员及时反馈。管理层能够及时接收到消息,才能快速协调对应资源。像之前,每个项目情况都要层层上报,上报到某一层消息已经断了,严重断层,问题无法解决。
这些应用现在还只是 1.0 版本,是我们接触明道云到正式签约期间,用了一个多月的时间打造的初版。现在,这些应用都还在试运行的过程中,董事长也对我们提出了很高的要求,要尽快地将所有项目上线到明道云当中。我们的迭代更新之路还很长,相信后面会跟明道云有更深层次的合作。
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十、试运行成果
我接触明道云一个多月来,最大的体会就是方便快捷。现在在公司内的经营会、周会、月度分析会等各种会议上,只要领导需要看数据,哪怕是现场提一个维度,我立刻就可以给他拉出他想看的数据维度及分析报表,大大减少我的工作量。以前我经常要加班到 12 点,最后因为数据不准确还会被领导批评。
现在我直接给他做了一个驾驶舱,他想看的数据、分析报表全部给他放在一个页面,看起来更加直观、便捷。在交付系统中也搭建了一个领导看板,他想要看哪个项目,就可以点进去查看,了解项目的最新进度。并且我们要求交付人员在交付过程中的数据全部要进入系统,以此作为他们的绩效考核的一项依据。
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最后,感谢明道云这款产品,让我们的工作方式得到创新的改变。谢谢大家,我的分享到此结束。本文来自鲁班软件项目管理经理余梦媛,在明道云 2022 年秋季伙伴大会活动演讲,经校对编辑后整理为演讲精华。
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