会议管理系统减少大中型企业的会议矛盾

会议是企业进行集体决策和重要事项部署时必不可少的手段，会议管理是管理行为的重要延伸。在很多的中大型公司，会议室多，会议次数也较多，这些公司会较重视会议管理。而小型公司人员不多，多级部门少，所以一般会议管理方面就比较松散。

不过无论是什么类型的公司，都会存在有以下的会议相关的管理问题：

• 在传统的办公模式下，召开会议之前都是会议申请人提前到各个会议室去查看会议室的容纳人数以及会议室的资源配置情况，然后再确定选择哪个，十分麻烦。

• 很多企业要开会之前都是通过钉钉、微信等软件发消息通知参会人员，消息一多，就可能漏掉，容易造成人员通知不到位，而且由于没有详细的会议登记，以后想看某个主题相关的会议是否召开，都找不到依据。

• 部分企业在开会之前没有提前进行会议室预约安排，到了时间后却发现已经被其他人占用，又需要临时更换会议室，临时通知参会人员，非常不方便。

• 一般会议的召开只是一部分参会人员参加，作为公司的最高领导不能做到每一次会议都到场，也不必每个会议都到场，这样下来，领导也就很难了解公司所有的会议召开情况，不便于对各部门工作进行监管。

• 会议记录一般是负责记录的人员在本子上进行记录，然后整理后打印出来依次分发给相关人员，这样不但浪费纸张成本，而且效率还十分低且容易漏掉记录个别重要会议内容。信息滞后也会影响决策事项的进展，不能迅速做出决策和跟踪状态。

• 当有领导参与的会议需要配合多个领导的时间，难以整理安排，会议召集困难，从沟通到定下来时间较长，影响了工作进展。

• 经常性的召开会议，一天至少一次，有些甚至开几次，临时会议太多，一天下来工作时间几乎都在开会，严重影响工作效率。

• 没有会议的规范规章管控，参与会人员经常迟到、聊天讨论、进进出出、请假，随意性强，这会影响会议的状态还有工作的决策。

• 会议资料和信息分发的方式或途径多样的，没有系统规范化，查阅和整理统筹资料困难，耗费时间多。

• 会议没有事先准备好材料，已经准备了材料的会议，参会人员没有事先阅读了解。等开会的时候就出现各种突发状况，手忙脚乱。

这些会议问题一般的大中型企业都会直接选择使用会议管理系统解决。现在多数企业都会用各种管理系统解决管理难题，企业在哪方面有管理问题都能有对应管理系统能帮到它，且市面上的管理系统都是成熟且全面的了，搜索管理系统就有很多，也可以直接搜白码低代码开发平台，这个平台有个软件中心就有各行业多种不同类型的管理系统，像进销存管理系统、CRM 管理系统、ERP 管理系统这些用的企业还挺多的，会议管理系统在白码平台里也有，近年来很多大中型企业都引进了，算是比较火的一个管理系统。

会议管理系统能对会议室的大小能容纳人数、用途、配置设备、地点等信息整理记录好，方便各部门人员随时查看，当人员需要用到会议室可直接系统预订。在系统中可以看到会议的信息资料，例如会议主题，与会人员，会议开始结束时间，会议状态等这些信息。自动提醒到要参加会议的人员，不用再一个个人发信息。系统可帮你语音转文字记录会议内容。会议记录自动分发给与会人员。会议申请时要提交相关会议准备资料，方便开会时直接取用。这些还不能完全满足企业的需求，所以一般企业都会选择定制系统，结合企业的需求开发一个管理系统，便于长期企业使用。

会议管理系统的宗旨就是减少会议资源浪费，高效协同不同部门、不同区域人员会议，以及及时提醒和杜绝日程冲突，可见它是一款提升效率、减少成本的企业级软件系统。会议管理系统不仅是简单的一个软件系统，它也解放了企业更多的精力和时间，而且还为公司提高了工作效率，减少工作失误，最终提高了公司效益。