深入分析 2024 年文档管理系统排名：十大工具对比
这篇文章介绍了以下工具：Pingcode、亿方云、Worktile、讯飞文档管理、同方文档管理、卓越文档管理、易文档、Liferay、Kofax、Saviom。
在企业管理中，信息的流动和存储往往成了困扰许多人的痛点。面对大量文件，找不到合适的文档管理系统，工作效率直线下降，重要信息也可能在混乱中丢失。选择一个合适的文档管理系统不仅可以提升团队协作，还能让工作变得更加高效有序。本文对 2024 年最受欢迎的十款文档管理系统进行了深入对比。这些系统各具特色，从易用性到安全性，从功能丰富性到价格合理性，都会有详细的分析。
一、10 大文档管理系统对比
1.Pingcode
这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。
PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；
PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI 智能助手；
该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为 25 人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及 SaaS 等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2.亿方云
亿方云是 360 集团旗下的专业企业网盘服务。一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达 65 万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。
亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持 Office/WPS 等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI 文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。
除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如 PDF 转换、音频转文字等等。
在安全方面，亿方云通过了 ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA 权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。
从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次 AES CTR 256 算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。
【官网：https://sc.pingcode.com/x9168】
3.Worktile
Worktile 是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。
此外，Worktile 提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile 在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。
【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】
4.讯飞文档管理
讯飞文档管理是由科大讯飞推出的一款智能文档管理系统，依托公司强大的人工智能技术和丰富的行业经验，致力于为企业提供高效、安全的文档管理解决方案。科大讯飞在语音识别和人工智能领域处于领先地位，凭借其先进的技术和优质的服务，讯飞文档管理在市场上逐渐占据了一席之地。
这款系统的主要功能包括文档创建、编辑、存储和共享，支持多种文件格式。同时，讯飞文档管理提供强大的搜索功能，用户可以快速找到所需文档。系统还支持版本管理，记录文档的修改历史，确保信息的完整性和准确性。此外，讯飞文档管理具备团队协作功能，允许多用户实时编辑文档，提升团队的工作效率。
讯飞文档管理的优势在于其智能化程度高，能够根据用户需求自动推荐相关文档。同时，系统注重数据安全，提供多层次的权限控制和数据加密，确保企业信息的安全。此外，用户体验设计简洁直观，易于上手，减少了培训成本。
适用用户场景广泛，特别适合需要高效文档管理的企业和团队，尤其是教育、医疗、金融等行业。无论是日常办公还是项目协作，讯飞文档管理都能满足不同用户的需求，提升整体工作效率。
【官网：https://www.xfyun.cn】
5.同方文档管理
同方文档管理系统是一款综合性强的文档管理解决方案，隶属于同方股份有限公司。作为国内领先的 IT 解决方案提供商，同方在信息技术领域拥有深厚的技术积累和丰富的市场经验，致力于为企业提供高效的信息管理工具。其文档管理系统广泛应用于政府、教育、金融等多个行业，深受用户信赖。
该系统主要功能涵盖文档的创建、存储、检索、共享和版本管理等，支持多种文件格式，并提供强大的权限管理和审计功能。用户可以通过系统实现文档的全生命周期管理，确保信息的安全和合规。此外，系统还支持移动端访问，方便用户随时随地进行文档管理。
同方文档管理系统的优势在于其稳定性和安全性。凭借同方强大的技术背景，系统具备高效的数据加密和备份机制，有效防止信息泄露。同时，系统的灵活配置和用户友好的界面，使得企业能够根据自身需求进行定制化管理，提升使用体验。
该系统适用于各种需要文档管理的场景，包括政府部门的档案管理、企业内部的文档协作和教育机构的资料管理等。无论是小型企业还是大型机构，同方文档管理系统都能提供合适的解决方案，帮助用户高效管理和利用文档资源。
6.卓越文档管理
卓越文档管理是一款专业的文档管理系统，由国内知名的软件公司开发，致力于为企业提供高效、智能的文档管理解决方案。作为行业内的佼佼者，卓越文档管理凭借其强大的技术支持和良好的市场口碑，赢得了众多企业的信赖，广泛应用于多个行业。
该系统主要功能包括文档存储、版本控制、权限管理、文档检索和流程审批等。用户可以方便地上传和管理各种类型的文档，同时系统提供强大的搜索功能，帮助用户快速找到所需文件。它还支持多种文档格式，并允许用户对文档进行实时协作编辑，极大提升了团队的工作效率。
卓越文档管理的优势在于其易用性和灵活性。界面简洁直观，用户上手快，几乎无需培训。此外，系统支持高度自定义，可以根据企业的特定需求进行配置。这种灵活性使得不同规模的企业都能找到适合自己的解决方案。
这款文档管理系统适用于各种场景，如企业内部文件的管理与共享、项目文档的协同编辑、合规性文档的审计与存档等。无论是中小型企业，还是大型企业，都能通过卓越文档管理提升文档管理的效率和安全性。
7.易文档
易文档是一款集文档管理、协作与存储于一体的云端解决方案，致力于提升企业信息管理效率。作为国内文档管理系统的领军者之一，易文档凭借强大的技术实力和市场口碑，在众多用户中树立了良好的品牌形象。其云服务的稳定性与高可用性，使其在中小型企业以及大型机构中获得了广泛应用。
易文档主要提供文档存储、版本控制、权限管理、在线协作、文档审批和流程管理等功能。用户可以在一个统一的平台上方便地创建、编辑和共享文件。系统的自动化功能，能够帮助企业减少手动操作，提高工作效率。此外，易文档还支持多种文件格式的上传和转换，满足用户的多样化需求。
易文档的优势在于其简单易用的界面和强大的功能集成。用户无需具备专业技术知识，即可快速上手，进行文档的管理和共享。同时，系统提供灵活的权限设置，确保文档安全性。强大的搜索功能也让用户能够快速找到所需文件，极大地提升了工作效率。
适用场景包括中小企业的日常文档管理、项目团队的文件协作、以及需要频繁进行文档审批的部门。无论是企业内部的文件共享还是外部合作的文档交流，易文档都能提供有效的解决方案，适合各种行业的用户使用。
8.Liferay
Liferay 是一家专注于企业级数字体验平台的公司，提供强大的文档管理系统。凭借其开源特性和灵活的架构，Liferay 在全球市场中占据了重要地位，广泛应用于各类行业。其用户包括大型企业、政府机构和教育机构，凭借丰富的功能和良好的可扩展性，Liferay 受到众多用户的青睐。
Liferay 的主要功能包括文档管理、内容管理、协作工具、用户权限控制和工作流管理。用户可以轻松上传、存储和共享各种类型的文档，同时支持版本控制和审计功能，确保文档安全和合规性。此外，Liferay 还提供集成的协作工具，方便团队成员进行实时沟通和项目协作。
Liferay 的优势在于其强大的定制能力和灵活性。用户可以根据具体需求自定义系统功能，满足不同组织的业务要求。平台的开源特性也意味着用户能够自由修改和扩展，降低了整体使用成本。同时，Liferay 还具有良好的社区支持和丰富的文档资源，帮助用户快速上手和解决问题。
适用场景包括企业内部的文档管理、团队协作项目、以及需要高安全性的行业应用，如金融、医疗和政府机构。无论是小型团队还是大型组织，Liferay 都能提供灵活的解决方案，满足多样化的文档管理需求。
9.Kofax
Kofax 是一家全球领先的智能自动化解决方案提供商，专注于文档管理、数据捕获和流程自动化。作为业界的佼佼者，Kofax 在市场上享有良好的声誉，服务众多行业的企业，帮助它们提升效率、降低成本和优化业务流程。Kofax 的产品组合覆盖广泛，满足从小型企业到大型跨国公司的不同需求。
Kofax 的主要功能包括智能文档捕获、工作流自动化、文档管理、电子签名、以及信息保护等。其强大的数据提取和处理能力能够将纸质文档和电子文档快速转换为可编辑格式，极大地提升文档处理效率。此外，Kofax 支持多种文件类型和数据源，能够在复杂的业务环境中灵活应对。
Kofax 的优势在于其高效的智能自动化能力和用户友好的界面。通过机器学习和人工智能技术，Kofax 能够不断优化文档处理过程，减少人工干预，提高准确性和效率。其灵活的集成功能，支持与其他企业应用程序无缝连接，进一步增强了系统的实用性。
适用场景包括金融服务、医疗保健、制造业等各个行业的文档处理和管理。Kofax 非常适合需要大量文档管理和数据处理的企业，帮助它们实现数字化转型和流程优化，提升业务响应速度和客户满意度。
10.Saviom
Saviom 是一款功能强大的资源管理和文档管理系统，专为帮助企业优化项目管理和资源配置而设计。它在市场上拥有良好的声誉，尤其受到中大型企业的青睐，因其能够有效提高项目的可见性和控制力。凭借灵活的解决方案和强大的支持团队，Saviom 在竞争激烈的市场中脱颖而出，成为众多企业信赖的合作伙伴。
Saviom 的主要功能包括项目规划、资源分配、时间跟踪、财务管理和文档管理等。它允许用户创建和管理项目、分配资源、监控项目进度，同时提供实时数据分析与报告功能。这些功能不仅提升了项目的透明度，还帮助团队更高效地协作，确保项目按时交付。
Saviom 的优势在于其强大的自定义能力和用户友好的界面。用户可以根据自身的需求调整系统设置，满足特定的业务要求。同时，Saviom 提供多种集成选项，方便与其他企业应用无缝对接，进一步增强了系统的实用性和灵活性。
适用场景包括项目管理、资源规划和团队协作等，特别适合需要进行复杂资源调配和项目监控的行业，如建筑、IT 和咨询服务等。无论是大型项目的管理还是日常资源分配，Saviom 都能提供有效的解决方案，帮助企业提升运营效率。
二、如何选择适合企业的文档管理系统
要明确企业的需求：不同的公司有不同的文档管理方式和特定需求。比如，有些企业需要高效的协作功能，而有些企业更注重数据的安全性和合规性。可以通过评估现有的工作流程，识别出痛点，从而找到合适的系统。
考虑系统的可扩展性也非常重要：企业在发展过程中，需求可能会变化。一个能够随着企业成长而扩展的系统，将为企业节省未来的成本。根据调研，约 70%的企业在选择系统时，都会关注这一点。信息来源于 TechRepublic。
用户体验也不能忽视：系统的界面友好程度和操作便捷性，直接影响到员工的使用意愿。一个复杂的系统不仅会增加培训成本，还可能导致员工抗拒使用。
三、安全性如何影响文档管理系统的选择
在数字化时代，数据安全是企业管理的重中之重。文档管理系统的安全性直接影响到企业信息的保护和合规性。很多系统都提供数据加密和访问控制功能，但安全标准的高低却各有不同。
DocuWare 在数据安全方面表现突出。它提供多层次的安全措施，确保数据在存储和传输过程中的安全性。这让许多对安全性要求极高的企业选择了它作为解决方案。
M-Files 同样重视安全性，符合多项国际安全标准。这使得它成为金融和医疗等行业的热门选择。根据 Gartner 的报告，M-Files 在数据安全方面获得了用户的一致好评。
总结来看，选择一个安全性高的文档管理系统，可以有效降低信息泄露的风险。这个决策不仅关乎技术问题，更是企业信誉和客户信任的基础。
四、价格与功能：哪些系统性价比最高
在选择文档管理系统时，价格与功能的平衡至关重要。一般来说，DocuWare 和 M-Files 的定价在中高范围，但其功能的全面性和稳定性使得这些投资非常值得。
SharePoint 的定价策略相对灵活，企业可以根据自己的需求选择不同的订阅计划。虽然基础功能较为丰富，但对于大多数小型企业来说，可能会存在一些功能过剩的情况。
根据 Capterra 的数据显示，许多用户认为 M-Files 提供的价值与其价格相匹配。虽然初期投入较高，但长期使用下来，用户普遍感到满意。这一评价反映了市场对其性价比的认可。
总结
选择合适的文档管理系统对企业的运营效率至关重要。2024 年，有多款优秀的系统可以满足不同规模和行业的需求。通过仔细评估企业的具体需求、预算和团队的使用习惯，能够找到最适合的解决方案。希望本文的对比分析能为企业的决策提供帮助，让你的文档管理更加高效、有序。在数字化转型的浪潮中，选择合适的工具将为企业带来更大的竞争力。
常见问答（FAQ）
1.文档管理系统可以提高工作效率吗？
答案：文档管理系统通过自动化文件管理流程、提供快速检索和便捷的协作功能，显著提高工作效率，减少手动操作和文档丢失的风险。
2.文档管理系统如何保证数据安全？
答案：大多数文档管理系统采用多重安全措施，包括数据加密、访问控制、审计日志等，以确保文档的安全性和机密性。
3.文档管理系统适合哪些行业使用？
答案：文档管理系统适合各行各业，包括金融、医疗、教育、制造业等。无论是小型企业还是大型机构，均可通过文档管理系统优化工作流程。
4.如何评估文档管理系统的性价比？
答案：评估性价比时，可以通过比较系统的功能、稳定性、用户反馈以及价格等因素，确定其是否符合企业的实际需求和预算。
5.文档管理系统是否支持移动设备？
答案：许多现代文档管理系统支持移动设备访问，用户可以在手机或平板电脑上随时随地访问和管理文档，提升工作灵活性。
软件开发、项目管理及协作工具 2019-07-15 加入
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