写点什么

远程办公团队如何沟通?

作者:王字 Wannz
  • 2022 年 2 月 17 日
  • 本文字数:4081 字

    阅读完需:约 13 分钟

远程办公团队如何沟通?

Hold on,在了解关于沟通的事宜之前,先让我们一起聊聊为什么要选择远程办公。

为什么要远程办公

每当我们听到那些打着“全远程沟通,异地办公”旗号的公司,脑袋里总会有一连串的问号跳出来,比如:远程办公和在办公室办公有什么不同?为什么会有人选择远程办公而不是去办公室办公?如何保证工作时间中每个人的效率与质量?通过 Zoom 或腾讯会议开会算远程办公吗?

同样类型的问题非常多,但在思考这些问题之前,不妨先让我们关注一个简单的问题“尽管一天的工作时间是 8 个小时,但是有多少人是真真正正地把这 8 个小时全部放在工作上的?”不得不承认,我们在公司中的时间不仅看起来非常忙碌,又显得有些琐碎。

自从清早踏入办公室的大门之后,我们就要把时间切分为不同的区块,然后进行针对性地处理。在这个办公室开 30 分钟的会议,抽空在内部 IM 上回复同事咨询的问题,尽快处理某些突发的事情,等到终于有精力聚精会神处理某个问题时,已经快到了下班时间。

如果你在看到这段文字时有一些熟悉的感觉,可以看看这则 TED 的视频《为什么工作不发生在工作中》(如果访问速度比较慢的话,你也可以看这条搬运的视频)。

当然,远程办公与在办公室中面对面办公肯定不一样。

在线下的办公室中,我们可以轻易地通过同事的言行举止知道  TA 此时的状态如何,我们也更容易通过一些外在的反应(比如肢体语言开始变得低落)而知道是否可以为 TA 提供帮助。但在远程办公的环境中,发生“社交 Social”的频率将会大幅度降低,除非你刻意培养,否则在远程团队中很难出现像“放心,背后还有我呢!”之类的情绪。

这也就是我们经常听到的“不能只会做事,还要学会为人”。在低落时收到他人的正向反馈,更易于建立彼此之间的“情感信任”,与“认知信任”不同,前者往往会通过情感纽带与人际关系建立信任关系,而后者的建立则源于可靠性与能力。

孤独已经成为了远程办公的最大冲击

在这份 Buffer 制作的《2018 年远程办公调查问卷》中,孤独是远程办公状态下的最大挑战,也是最可能导致员工离职的原因之一。

有 15 分钟时间与同事交往的人的表现会更好

如何优化远程办公下的沟通体验?

鉴于以上种种原因,我们基于自己的工作经验整理了如下小方法,如果你也在尝试将自己的公司工作模式改为远程办公,可以看看。

方法一、信息互通

使用线上工具进行信息互通能够快速提升效率

相比以往的线下办公,远程办公最大的挑战在于我们需要将一些以往能够直接“走到彼此工位”,或者“直接在会议室里专注讨论某些事情”的行为,改成使用 IM、视频与电话的形式来进行沟通,以往可能拍拍同事的肩膀就能够知道接口的实现进展,现在就必须要等待那么几分钟让 IM 上的头像再次闪动起来。

从这个角度来看,远程办公的效率其实是有所降低的。

因此我们必须要尝试将以往的工作习惯进行升级,通过使用线上协作工具来提升办公过程中信息互通的问题,不要再往 IM 中丢文件慢悠悠地传输了,使用网盘或者内部 wiki 来完成更好的信息同步吧。

目前国内外的协作办公工具已经百花齐放,国内的产品有企业微信,钉钉和飞书三巨头,国外的产品也有谷歌的 Workspace(旧称 G Suites),微软的 Teams 和 Office 365,以及 JIRA 与 Confluence 等等。

在进行信息互通这件事时,我也想分享几个关于信息互通的原则:

  1. 文件放在网盘或 wiki 里,而不是直接发在群聊中,避免查找时在聊天记录里痛苦的回溯;

  2. 与团队成员共享自己的日历与日程,在彼此约线上会议时更加快捷方便;

  3. 尽可能只在工作群中聊工作,避免刷屏导致对他人的打扰;

  4. 根据需要同步的信息选择更好的信息传递方式,普通的文字能简洁高效的传递内容,如果需要加之以情绪和语气,语音电话的效率也很高;

  5. 建立早会与日报周报制度,早会中不讨论具体的业务,让每个人在 3 分钟之内同步当天要做的事情与所需要的协作。周报则用来与公司目标,团队目标进行对齐,避免跑偏。

总而言之,信息互通这件事的原则只有一个:让团队中的每个人知道自己与他人都在认真办公,就像是在办公室办公一样。

方法二、增加团队之间的连接

远程办公避免不了通过文字或者语音开会,开会时如果有可能,打开摄像头或保持麦克风畅通是一件很重要的事情,因为:

  1. 你能确保其他参会人员有没有在听,就像在会议室开会一样;

  2. 你能感受到对方的存在,而不是一个人自言自语;

  3. 你能从对方的表情和语气中,明白你说的话是否真的被理解了;

当然,使用视频会议工具中的各种功能(比如白板,分组讨论,投票等),也能够帮助你更好更快地与团队中的其他成员建立连接。

方法三、增强上班状态的仪式感

不一定是正装,但从家居服到新衣服,也能让自己切换状态

在家办公是很容易「变颓废」的,虽然我们因为居家办公节省了交通通勤的时间,也拥有了额外睡觉和学习娱乐的时间,但我们感知「工作氛围」的能力可能有所下降,因此我们需要:

  1. 保证每天作息时间依然有规律,而不是睡到开会前 5 分钟再起床;

  2. 起床后正常洗漱,工作前记得把睡衣换成工作时的衣服;

  3. 工作时间保持自己始终在电脑或手机前,响应同事的消息不要超过 15 分钟;

  4. 有可能的话,最好分割休息与办公的区域,不要一天都待在床上;

远程办公时的所有节奏与状态,都需要尽可能与上班时一致,这才能够使我们有「上班」的感觉,而不是时不时蜷在被窝中再睡一会,或者掏出手机刷会微博。

方法四、增强工作过程的透明度

远程办公中很重要的一点就是,如何让同事和上下级明确知道「我们在家也是在办公」,而不是因为我们无法看到彼此的所作所为,就开始产生对彼此的「不信任感」。

因此,有效地将自己的工作进展与内容进行同步透明,就显得十分重要。

在我司的工作日常中,主要是用了 JIRA+wiki+NextCloud+OKR 的四件套,来完成工作过程的透明。在 JIRA 中使用看板明确自己每天所做的事情,以及所花费的时间,在 wiki 中记录工作内容的结论与产出(比如产品经理的 PRD,研发工程师的技术预研分析文档,运营人员的活动计划与方案),并且在 NextCloud 中对于需要协同浏览传阅的文件进行同步。而 OKR 则主要用来同步每位同事当前的核心工作目标,以及对应的衡量结果。

这样就能够保证公司中的任何同事在任何时间都知道「每位同学」在做什么。如果对其有问题,也能够和当事人、团队经理或 OKR 教练进行同步反馈,从而获得解释与澄清。

方法五、提前阅读会议的背景资料

会议前进行充分的背景同步十分必要

在线下开会时,你可能也会遇到这样的情况:明明我们在会议邮件中已经同步了相关的文档和资料,希望大家能够在同一背景知识下讨论沟通会议主题,但总有一些同事不提前看文档,导致开会时需要再一次同步背景信息。

当然,被抱怨的人可能也很委屈,他可能真的忙到没有时间提前看文档 🤔

在我司开会的过程中,我们引入了飞书「飞阅会」的会议流程,我们依然在会议邀约中同步背景资料,但是在开会前的 10 分钟保持静默的环境,要求每位参会的同事再次认真阅读文档,并在文档中写出自己的备注。

10 分钟之后,我们再正式开始会议讨论,因为每位参会同学都提前阅读了资料留下了批注,也了解到他人的建议与想法,开展会议的过程也变得容易了起来。

如果你想对「飞阅会」进行更深入的了解,可以点击下面的链接

想要摆脱低效开会,不如试试飞阅会会议是工作中信息交流的重要途径。一直以来,众多组织、企业和团队都在不懈追求高效会议的模式。结合了行业先进模式和公司的实操经验,字节跳动探索出了一种基于飞书视频会议及云文档的高效开会方式——飞阅会。想要了解飞阅会的的详细介绍 :👉多人会议效率低?独家秘笈飞阅会助你提效让我们一起通过观摩这场 10:0


方法六、让自己习惯主动反馈

和在办公室里拍拍同事的肩膀就能马上得到回复不同,居家办公也可能出现「很多情理之中,意料之外」的事情,比如要给外卖和快递小哥开门,忽然爸妈送来了水果与零食,要陪伴孩子做作业等等,在这种时候,可能就没法快速响应同事的消息了。

因此,我们需要在工作中达成这样的约定:

  1. 不着急的事情通过 IM 同步,着急的事情打电话;

  2. 尽可能提前按照日程共享的方式预约参会人员,不要一拍脑袋就拉会讨论;

  3. 团队中约定要在 15 分钟内回复消息,如果 15 分钟还没有回复,则电话沟通;

此外,我还是建议大家能够习惯「主动反馈」来达成信息的同步,毕竟早反馈就可能早收到答案,早点与团队同步「好消息」也能够快速鼓舞团队提升士气。

方法七、劳逸结合

云卷云舒,看看风景也能更好休息

在办公室工作,或多或少都会顾及老板和同事的感受,也不能轻易在工位上开小差,但是在家里则处于「无人管理」的状态。

当然,这并不是说我们在家办公就一定要「时时刻刻关注屏幕」,每个人每天能够集中注意力的高效工作时间始终是有限的。我们可以试试采用一些技巧,不仅能够保持自己对于工作的集中,又不至于让大脑时刻紧绷。

比如,我们可以在工作中使用「番茄工作法」,即在工作中将「工作与休息」的时间分割刻度定义为 25 分钟,先办公 25 分钟,再休息 25 分钟,再办公 25 分钟,再休息 25 分钟……

方法八、分享一些生活中的趣事

不知道你有没有这样的印象,在线下空间办公时,我们总会有机会与身旁的同事「闲聊几句」(这也是 Basecamp 说的饮水机时间),一方面这些偶尔的闲聊能够拉近彼此间的关系,另一方面我们又能够借助这些偶尔的闲聊找到「自己归属于集体」的感觉。

因此,我们可以在每周(或每月)的工作安排中,安排一个固定的时间进行线上的团建与分享,团队成员选择性参与,大家在会议中聊聊本周的工作与进展,也可以分享一些最近看到的、听到的好玩有趣的事情,甚至可以通过线上的「小游戏」(比如你画我猜)来让大家之间的距离更近。

毕竟,安安静静的办公室其实也蛮可怕的。

番薯嘚吧嘚

在寻找更好的落地与践行远程办公与企业文化的过程中,我们尝试做了一档属于我们自己的播客节目《番薯嘚吧嘚》,目前由我(@王字)与王老师(@王璟林)负责主理这档节目,我们已经在小宇宙网易云音乐喜马拉雅,Apple Podcasts 等平台进行上架,希望与你一起聊聊我们的所思所想,所见所闻。

番薯嘚吧嘚 - 播客名片因为工作中的机缘巧合,我和王老师决定尝试建立一个播客,来聊聊职场中那些关于远程办公,职场文化和所思所想的事情。 希望你们会喜欢(鞠躬)。

播客名片



发布于: 刚刚阅读数: 2
用户头像

王字 Wannz

关注

FinClip 产品经理,凡泰极客首席打杂官 2021.05.27 加入

想了解更多与小程序相关的事情? FinClip 官网 👉 https://finclip.com 想认识我?我的博客 👉 https://hiwannz.com

评论

发布
暂无评论
远程办公团队如何沟通?