ISO 文件怎么管？“筷子第一股”双枪科技教你 1 招！

2021 年 8 月 5 日，双枪科技作为“筷子第一股”正式登录 A 股。在上市媒体见面会上，双枪科技董事长郑承烈介绍道，双枪的文化核心体现在四个“美”，即产品美、员工美、环境美、财报美。其认为，公司能够取得今日成就，亦是得益于这四美。而在第一美“产品美”中，郑承烈便特别提及了“公司的产品品控严格、质量管理居领先地位”。

作为质量管理工作的重要组成部分，质量体系文件管理亦得到双枪科技的高度重视。双枪科技携手蓝凌打造全新的 ISO 文控管理平台，以实现质量体系文档的信息化、流程化和安全管控，提升 ISO 质量体系管理工作效率及合规性。

企业简介双枪科技股份有限公司系一家领先的日用餐厨具供应商。自成立以来，公司致力于日用餐厨具的研发、设计、生产和销售，拥有筷子、砧板、勺铲、签类和其他餐厨具 5 个大类，超过 1000 种单品；年销售筷子约 3 亿双、砧板约 1000 万片。公司荣获“农业产业化国家重点龙头企业”“国家林业重点龙头企业”“中国竹业龙头企业”“浙江省专精特新企业”等殊荣。

双枪科技质量体系文件管理面临哪些痛点？公司一直以来都非常重视质量管理工作，其通过了 ISO9001 质量体系认证、欧盟 SGS 认证和美国 FDA 认证；并建立了健全的质量管理体系，在供应商资质管理、原材料验收、产品设计、生产加工、产品送检、售后服务等环节制订了严格的质量管理规范。

随着公司规模的不断扩大以及业务的不断扩张，相应的质量体系文件管理工作也面临更加严格的要求。双枪科技希望打造一套全新的 ISO 文控管理平台，帮助企业解决所面临的难题：ISO 体系规范与执行难；文件风险控制与追溯不便；文件管理成本高、效率低；文件版本多，管理混乱……

如何借力 ISO 文控管理平台管好文件？在深入选型、对比之后，基于蓝凌在知识管理领域 21 年的经验沉淀、拥有功能稳定的 ISO 文控产品、以及与众多大客户的成功合作实践等优势，双枪科技选择携手蓝凌共同打造全新的 ISO 文控管理平台，实现质量文件从创建、审批、发布、更新、借阅、回收、废止的全生命周期流程管理，保障质量体系执行过程的可控性、连续性和可追溯性。

文件创建自动编号双枪文控中心包括规章制度、体系管理、实验室、公文管理、通知管理、模板管理、公司常用文件等各类文件。文控管理员点击“新建”按钮即可快速进入新建页面，并可对阅读、拷贝、下载文件等权限进行设置，以及审批流程的通知方式、处理意见、电子签名、通知时间、该文件是否发布到新闻或课件库等进行设定。文件创建之后，系统根据编号规则自动生成文件编号，无需进行编号申请。

文件审批记录留痕借助蓝凌强大的流程设计配置引擎，双枪文控中心支持文件发布、更新、借阅、回收、废止等各环节流程自定义配置，保障整个过程留痕记录。如果文件设定了审批流，则审批人进行审批操作，审批通过后，文件即可发布到文控中心相应分类下；如该文件无需走审批流，则文件提交后直接发布，默认可阅读者能看到该文件。

版本修订文档锁定文件发布后，如若需要对文件进行版本更新，需要再次走审批流程。在版本修订过程中的文档将被锁定，避免文件新旧交替过程中的错用；文件的各版本以及各版本的修订记录都在系统里留存，可查看、导出等。

借阅权限精细管理文件发布后，用户在授权范围内进行文件的阅读、使用和借阅，文件借阅、审批到归还全流程在线管理。为控制文件使用范围，可以仅设置文件阅读权限，附件的下载、拷贝、打印权限需有正当理由，在特定情况下，经申请、获批才可使用。

⑤ 文件失效及时通知文控管理员可设定文件生效和失效时间，对文件的使用期限进行管理，失效文件、被废止文件和被回收的文件，普通员工无法查阅。双枪文控中心首页还设定了废止、回收、失效文件等公告区域，让员工第一时间知晓文件更新情况，避免文件错用。

⑥ 质量管理流程在线基于蓝凌强大的流程引擎，双枪科技梳理、规范了质量管理相关的各项业务流程并进行 E 化落地，包括生产管理、质保管理、物控管理、设备管理等，实现了流程从起草、审批、沟通、驳回、发布、实施反馈、废弃等全周期在线管理，提升流程流转效率，助力质量管控高效、合规。

ISO 文控管理平台为双枪带来了哪些价值？双枪科技 ISO 文控管理平台，是其加强质量管理工作的重要一环，全面助力其实现质量文件全周期管理，提升文件管理效率、合规性，降低管理成本。▶ 文件体系全生命周期管理文控管理全程电子化、流程化，大大节约文件从创建、审批、签字到打印、分发、回收的效率，对文件执行全过程进行监控，所有记录可追溯。▶ 文件权限安全管控通过登录限制、动态水印、存储加密、权限管理、版本管理等安全机制，保证文件的安全性，降低重要文件泄露隐患。▶ 质量流程全程在线质量管理流程从起草、审批、沟通、驳回、发布、实施反馈、废弃等全周期在线管理，提升流程流转效率。

未来，蓝凌将发挥与众多企业合作的知识管理实践经验，积极推进知识管理的深化应用，全方位为员工、团队、组织、业务赋能。蓝凌知识管理平台，以华为云为动力引擎，携手合作伙伴，共建协同生态，赋能企业知识管理，助推业务创新发展。