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怎么组织一场活动

作者:圣迪
  • 2021 年 12 月 28 日
  • 本文字数:1144 字

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今天写手群里分享了这样一个流程,组织一个线下技术大会。先摘抄大纲:

  1. 组织流程

  2. 关键角色

  3. 内容标准

于是就有了咱 TGO 的一系列活动。

因此正好自己即将 8 号一起弄一场活动,来大概复盘/回顾一下当年在学生会/研究生会搞活动的那些 SOP。活动

说活动,那么其实也是有一些套路的,基本会有以下几个流程:

准备阶段

准备阶段,也会分为一些小的阶段划分。

统筹

统筹阶段,主要是要确定,我们做这次活动的目的 是什么,有多少预算经费 。基本有这两点就足够了,俗话说得好,有多少钱就办多大事儿,基本就这么个理儿。

策划

策划阶段,目标是能够确定下来场地 以及活动当天的流程 ,即时间 + 地点 。如果活动涉及供应商的,那么策划阶段也需要将各个供应商进行挑选做出决策。

招募 &考察

招募 &考察,分为两块内容同时进行。招募即宣传、统计要来当天活动现场的人数;这种招募一般都会进行内容编排、海报制作、渠道宣传、小程序统计等内容和工作。而另一方面,我们也需要对在策划阶段考察下来的场地、供应商,做一个实地的考察;实地考察的目的在于防范突发的风险并能有相应的风险应对方案,如当天报名人数超过了停车场可容纳数、当天参加活动的嘉宾行进的路线以及是否方便寻找、当天天气 &疫情突发等,一系列可能出现的风险进行脑补,并准备一些可能的预案,以防止墨菲定律的发生。俗话说,凡事预则立,不预则废;做好充分的准备,再怎么充分也不为过。宣传风险


现场阶段

随着时间的推移,我们就来到了活动的当天。活动当天的现场一定会人山人海,如何让活动现场能够井然有序,其实就靠在准备阶段的各种活动流程风险预判 。好的活动流程 能够告诉你,什么时间会场上应该做什么事情,好的风险预判 能够告诉你,当发生某些常见问题时候,当场应该处理的标准化流程是什么。当然,肯定不会是所有的风险在活动前就能完全穷尽,当这种例外出现时,作为活动组织者在当场随机应变,便显得非常地重要了;同时这也是一个非常好的增加经验的机会,再后期复盘时,可以增加为下次举办该类活动的风险预判

后期宣传阶段

其实很多人认为,在现场结束后,活动就结束了,其实不然。在活动结束后,我们一般还会进行 1~2 周的活动宣传,来表现这次活动带来了怎样的一个效果。与此同时,对该活动进行复盘,有哪些做得好的哪些做得不好的,形成一些书面的文字记录,沉淀下来,以供后来的兄弟姐妹们使用。长此以往,该组织组织的活动,也会因为组织的经验沉淀,而变得越来越好。这里同时也会有场地的积累、供应商的积累等。

复盘 是一件非常重要的事情。别忘记后期宣传 ,是一个更加能凸显活动精神的时刻

其实,组织一个活动也算是比较简单的。就几个字:前期多准备现场多协调后期多宣传 。基本也能达成一个大差不差的结果了。

于辛丑年廿五

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