算法人生（13）：从“Scrum”看“PDCA 时间管理法”

很多人会好奇为什么“读了很多书，却依然不知道怎么过好这一生”？大家可能都有各自的理解，但正如王阳明先生的“知行合一”所说，“知”要能“行”出来才算“真知”，生活中很多时候知并不一定能行，所以知与行之间还是差着些东西的。笔者认为，“知”与“行”之间差了一个“反复练习”，读了书上的道理，没有按照书中所说的去“行”，又或者“行了一次两次，就放弃了”，这是因为“思维的链接”要被建立的话，需要反复的过程，没有反复的练习，思维依然会链接到旧有的链条中。你看小宝宝刚刚咿呀学语的时候，同一个词和句子都是要跟着大人反复练习的。同样，成年人的思维链接很多已经固定了，要想凭着看几本书（只是知道，但不去实践），是不太可能将书本的知识转化为“智慧”的，智慧要靠“实践”书本上的知识，要靠“反复练习”才能拆解旧有的思维链接，建立新的思维链接。对于反复练习时间的方法，IT 人常用的 Scrum 倒是一个很好的借鉴思路。

Scrum 是一种敏捷项目管理框架，项目被划分为一系列短周期的工作单元，称为 Sprints，通常持续 1-4 周。每个 Sprint 的目标是交付可工作的产品增量。它强调迭代式增量开发，旨在短周期内完成目标并持续改进产品,大致的步骤分为 Sprint Planning，Daily Scrum，Sprint 开发，Sprint Review，Sprint Retrospective，这些步骤从另外一个 PDCA 循环角度来看是这样的：

1. 计划（Plan）：在 Scrum 中，这个阶段对应于 Sprint Planning 会议。团队基于 Product Backlog 选择一组 User Stories 或其他工作项作为 Sprint Backlog。在这个过程中，团队明确计划在接下来的一个 Sprint（一般为两周至三周）内要完成的工作。

2. 执行（Do）：这是 Sprint 执行阶段，团队在这个时间段内开发产品功能，进行测试并准备演示。整个 Sprint 期间，团队专注于实现 Sprint Backlog 中所定义的目标。

3. 检查（Check）：主要体现在两个方面：一是通过每日站立会议（Daily Scrum）对进度进行日常检查，同步进度、协调合作并解决障碍；二是 Sprint Review，在此阶段，团队展示他们已完成的功能，并与其他利益相关者一起审查产品的增量成果，收集反馈。

4. 行动（Act）：对应的是 Sprint 回顾会议（Sprint Retrospective），在该会议上，团队成员反思过去 Sprint 期间的工作方式，识别出哪些地方做得好，哪些需要改进，并制定具体的行动计划以便在下一个 Sprint 中实施改进措施。这个过程确保了团队能够不断地从实践经验中学习并提升效能。

说到 PDCA 循环,它是美国统计学家爱德华兹·戴明博士推广普及的一种连续循环过程，包含“计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、行动（Act）”的一种科学的质量管理和持续改进的方法论，它基于迭代改进的思想，鼓励在计划、执行、检查和行动四个阶段中形成闭环管理，确保每一个改进过程都是基于上一轮的反馈和学习，大致的步骤如下：

1. 计划（Plan）：确定目标，分析现状，识别问题，制定改善措施和计划方案。

2. 执行（Do）：按照计划实施方案，执行改进措施。

3. 检查（Check）：收集数据，监测执行结果，对比计划目标，检查执行效果是否达到预期。

4. 行动（Act）：基于检查结果，分析原因，采取相应行动。如果是成功改进，将成果标准化并推广应用；若是未达预期，则需重新分析问题，修订计划，再次执行 PDCA 循环，直至问题得到解决。

让我们来举个例子，看看 PDCA 循环如何可以提升个人的时间管理效率：

• 计划阶段（Plan）：个人可以根据当前的项目安排情况和个人的学习，生活安排来制定详细的计划，包含时间的分配，重要的事情在什么时候做，琐碎的事情是否可以统一划分到某个时间段一起做，与人沟通的事情要看别人的时间点等等，可以明确每日、每周乃至一个时间段内的工作和个人生活的目标，以及完成每个任务大约所需的时间；

• 执行阶段（Do）：严格执行计划，可以参考敏捷开发或番茄工作法等时间管理方法，确保每个时间段都能专注于手头的任务，远离容易产生干扰的环境或事物，减少干扰和中断。这里依然推荐大家尽可能的进入“心流”中做事情，因为在心流中，“我”被放的很小，更容易集中精力在当前的事情上，从而完成这件事情的效率和质量就相对没有进入心流（有分心时）更高些；

• 检查阶段（Check）：定期评估任务完成情况，使用书面记录的方式或一些工具软件，定期检查计划和现实之间的差距，以免差距已经很大了才发现，那时候补救就更困难。笔者推荐有书面的形式来记录，而且最好能展示在视线经常可见的范围内，这样方便及时提醒自己。

• 行动阶段（Act）：分析制定的任务被很好完成或没有按时完成的原因，思考如何才能发扬优点继续完成更多任务，或者要如何改进某项任务才能赶上进度，以后要如何避免类似事情的发生。这是一个自我思绪整理的过程，比如某项任务已经安排很久，但是一直拖延不做，就要深入分析是为什么迟迟不能开始，是因为担心会失败，还是追求完美等等。只有找到原因，才能去思考解决，才能去实践解决方案是否奏效，这是一个不断实践、修正、循环，逐渐稳定的过程。

PDCA 思想有一个重点是，基于“实践结果”，调优后循环继续实践，这也是一条从“知”走到“行”的良好路线。只有不断地实践了，基于结果去修正如何继续行，如何更好的行，如何不受外界环境影响还能行，加上不断地循环过程可以加强新思维链条的建立，从而才能更好地将书本的知识转化为自己的“智慧”！