企业如何应对知识管理中的文档管理

知识管理专家董晓英教授曾经说过，企业应该像成功人士一样既有情商又有智商。情商是企业文化，智商体现在企业管理和转化知识资本的能力上。没有知识和文化，企业就不能成长。没有文化，企业的战略和想法就不能实施，只能成为纸上谈兵的理念。由此可见，知识管理的重要性。

那么如何确定知识管理的战略呢？如何梳理企业中的知识？如何应用企业知识管理系统？解决这些问题的关键在于文档管理。

调查发现，企业在文档管理中通常存在三个问题：

• 企业知识内容复杂，系统多样，如何做好分类工作

• 当所有的知识都被系统地统一管理时，如何确保知识的安全

• 面对大量的知识文档，用户如何快速定位和检索这些内容

企业进行文档管理的意义：

企业通过知识管理系统能够有效地实现文档管理，其意义何在？

1、知识管理体系可以有效地挖掘和保护企业的知识资产

主要包括集中整合、企业知识资产统一管理、知识分类体系、知识索引和搜索平台、知识地图和知识推送、知识发布和版本管理、知识有效管理和合理归档、知识信息安全管理。

2、知识管理有助于提高企业员工的能力

当企业建立了合理的知识管理体系时，一方面，在商业活动中，员工可以方便、快速地获得准确的相关知识，提高工作效率，帮助员工提高工作领域的专业能力。另一方面，知识管理体系建立的各个领域的专家地图可以连接到各个领域的专家。当员工遇到困难问题时，他们可以随时咨询专家，及时解决问题，提高自己的能力。

3、创新创造价值

知识管理体系的建立提高了知识的重用率，避免了重复发明轮造成的无形浪费。同时，知识管理使企业知识生存，加快知识应用和创新能力。

如何有效地进行文档管理

1.建立一站式文档管理平台，统一管理文档

上面提到的问题可以通过一站式文档管理平台轻松解决。

负责各环节的文档管理人员可以通过相应的系统流程完成企业文档从收集、输入、整理、归档到再利用的全生命周期管理，跨部门、跨区域实现文档的全生命周期管理。同时，系统会清晰地记录文档流通的痕迹、流程审批结果等，文档流通的每一步都要安排清楚。

2.加强文档利用，提高工作效率

专业的文档综合管理平台，配备完善的文档搜索和借还功能，使文档应用更加简单。

大量文档，一键搜索：员工可以通过组合搜索、全文搜索、二次搜索、自然语言搜索等搜索功能，一键快速找到所需信息。

通过流程借还：通过企业文档借还功能，员工可以通过流程申请领导在线审批，摆脱纸质审批的低效束缚；同时，借款人、用途、借款时间将逐一记录，以便后续跟踪。更完善的是，系统还将提供归还提醒功能，文档使用统计功能，帮助企业文档应用更加标准化。

3.建立权限管理体系，确保文档安全

首先，系统中的每个分类都应该单独设置权限；此外，授权对象、权限内的可访问密度和可操作行为可以根据工作需要灵活设置。各种授权方式和支点可以深入定义每个用户在每个模块中对每个信息的可操作行为，灵活满足企业的精细管理需求。此外，当企业安全战略发生变化时，企业应随时调整定义的权限制度，以支持不断发展的管理和业务需求。

文档管理工具

Baklib，这是一款在线的文档编辑及内容分享工具，不仅制作者提供了好用的知识整理平台，还提供了优质的知识发布平台，通过其制作的文档内容会自动转化成网站，通过设置的 url 链接就能查阅，方便知识的分享。

优势：

1. 分类清晰，Baklib 创建多个栏目，内容分类管理，条理清晰一目了然。知识库存在的意义，就是存储知识资源并加以利用；

2. 简单好用的编辑器，类似 word，轻松上手使用，减少学习成本，并且支持 Markdown，文章中轻松插入文件、图片、视频等；

3. 全文检索功能，通过关键词搜索轻松查找到相应内容，提高工作效率；

4. 数据安全有保障，支持本地备份下载；

5. 高级权限管理，能够给所有内容设置等级访问权限，相应的密码管控，轻松把控访问成员。

企业提高竞争力，实现五化

• 统一化：通过系统规范内部文档管理，形成企业单位统一的知识文档管理，提高企业管理效率；

• 资产化：建立企业内部企业知识库，有效分类建立知识库，目录清晰，文件位置清晰；

• 协调化：实现内部文档的高效合作和信息共享，提高工作效率；

• 赋能化：集成 AI 人工智能，赋能知识管理体系，赋能企业，助理企业战略发展，优化提升企业知识管理能力；

• 应用化：通过构建知识地图，快速引导有效的知识文档，形成知识应用，成为企业在业务场景中的高效合作应用助手。

在企业管理中，文档是工作成果的直观体现，也是企业软实力的积累。在日常的文档管理中，利用更加先进的软件工具，避免因为文档管理不善造成的企业知识流失和协作效率低下，是每个管理者的重要职责。