「开放」对协作效率的影响

做 toB 的产品越久，就越能发现「开放」和「共享」这两个词能够带来的正面影响有多大。尤其是在协作效率的维度上。



自己负责的一个项目上线了一个大版本，做用户满意度反馈的时候，收到最多的新功能建议就是「想要看整体进度」，「想要了解当前的数据」。问原因，大多数受访者的回答都是「有助于自己了解当前所发生的事情，以及接下来应该要干什么」。再问「如果系统直接告诉你接下来要干的事情有哪些，你还需要了解整体情况吗？」，一部分人回答「那也可以，但要准确」，另一部分回答「系统不太可能知道我接下来要做哪些决策」。



对于后面这部分的回答，顺着这个逻辑往下再问三四轮，我发现有时候并不是「系统没办法知道用户接下来要做哪些决策」，而是「不清楚要做的决策需要哪些数据」，给不出「规则」，或者规则总是在变，灵活度太高。



这个问题是我暂时无法解决的，或者说用系统解决这个问题的成本太高，没有经济价值。所以，放弃这条路。但回到第一部分的人的回答，尽管对于「系统给出具体的待办事项」这个选项之后，他们认为也OK，只要是准确的，也不太需要了解整体情况，但从使用体验的角度来看，这种解决方案剥夺了用户的「掌控感」，且让追溯问题等运维行为变得成本高昂。毕竟，每个人只管自己工作台上出现的待办就好，万一哪个流程出了 bug，跑丢了，如果系统的预警功能做得不好的话，可能很久都不会有人发现。



这种方式看起来简化了用户的使用成本，但反而有较大的可能性降低整体的协作效率。换句话说，这种设计思路带来的正面价值可能无法抵消其潜在负面影响。



所以我有了开头的感触。「开放」和「共享」很有可能会带来混乱，也几乎一定会存在不合规的行为，看起来就是「放任自由」，但所有这些评价都忽略了一个最基本的维度：信息的共享程度决定了协作效率的高低。还是拿 OKR 来举例，当全公司的 OKR 记录和进度都公开可查询后，找人和评价人都不再是一个需要耗费大量精力的事情。比如我想找公司里具备某项技能的专业人才，直接在 OKR 库中搜索目前正在做或者历史做过相关项目的人就好了；再比如，我想知道哪个/些 HR 在负责某某岗位的招聘，连问都不用问，直接自己就能在系统上看到。



组织越来越大了之后，信息在不同部门、岗位甚至楼层之间的传输都会收到天然的阻碍，解决这些阻碍的最好——也许是最好——方式就是构建对应的「开放」「共享」的信息平台，全天候透明可查询。旧的组织模式和管理思路也许很难再支撑起信息时代下的协同模式，应对快速的市场变化，企业内的信息共享变得更为重要。



至于信息安全问题，基本的解决思路都是一样的：过程的行为数据全透明。谁在什么时间点查看了什么操作了什么都有记录，根据数据的保密程度做「查看-提醒」，「申请-批准」或者「直接拒绝」等规则设定。「开放」不等于「不管控」，只是不要让「管控行为」本身成为提升协作效率的障碍。





来自我的「365 写作计划」，第 299 篇