如何用 AI 工具提升办公效率？4 个隐藏使用技巧盘点！

2023 年以来，AIGC（人工智能生成内容）席卷了全球办公领域。我们见证了无数“智能助手”的诞生，它们大多都采用同一种交互设计：屏幕右侧一个输入框，或者一个悬浮的对话气泡。

想让 AI 工具帮我们完成各项任务，我们需要从网上搜刮各种提示词，同时还要上传或粘贴上下文信息，让 AI 理解我们的意图，但这种操作断层的割裂设计，很难让人进入心流状态，拥有行云流水的顺畅体验。

真正的智能，不应该是一个需要你费力去“聊”的机器人，而应该是一个“懂你手边事”的默契伙伴。

国内领先的可视化协作平台 boardmix（博思白板）近期发布了一项重磅更新，焕新升级内置的 AI 功能“boardmix AI”，支持选中无限画布上的任意图元，随时随地使用 AI，自动调用所需智能体，AI 办公效率 UpUpUp。

AI 交互的范式转移

在介绍 boardmix 的新功能之前，我们需要理解这次更新背后的行业趋势：AI 交互正在从“基于聊天（Chat-based）”转向“基于上下文（Context-based）”。

什么是“画布图元交互”？

在 boardmix 的无限画布上，每一个元素——譬如一段文字、一张便签、一张图片、一个 PDF 文档，甚至是一个思维导图的节点——都被称为一个“图元”。

以往的 AI 工具，不论是 ChatGPT 还是各种 Copilot，视角偏向宏观，它们很难聚焦到微观的具体对象。而 boardmix 全新的画布图元交互方式，赋予了 AI“微观聚焦”的能力。

当你选中画布上的任意图元时，AI 浮窗会自动激活。此时，boardmix AI 已经默默完成了两个关键动作：

对象锁定：AI 知道你现在的操作对象就是“这个”被选中的元素。

意图预判：基于该元素的类型（是图还是文），AI 预加载了相应的大模型或智能体。

告别“提示词焦虑”

交互方式仅仅是外部操作上的变化，与此同时，boardmix AI 能够自动调用所需智能体，极大程度上消除了用户的“提示词焦虑”，下达指令时无需输入复杂的“背景信息”，因为“选中”这个动作本身，就包含了最核心的上下文。

• 旧模式：“请阅读我刚刚上传的那个关于新能源汽车的 PDF 文件，并帮我总结……”（需要输入包含上下文信息的显性指令）

• boardmix 新模式：选中 boardmix 画布上的 PDF 文件 -> 点击“智能总结”。（隐性上下文，操作极简）

boardmix AI 如何重塑办公工作流？

boardmix AI 此次更新的核心，在于让用户可以选中画布上的任意图元，支持自由提问或直接下达命令。为便于大家了解如何借助 boardmix AI 快速实现办公提效，下面分享 4 个职场中高频出现的办公案例，让大家切身体会 boardmix AI 的便利之处。

场景一：冗长的学术文档，一键转为“思维导图”

科研人员、大学生或行业分析师常面临动辄几十页的 PDF 论文或全英文的文献。传统的阅读方式是线性阅读，耗时极长，且难以理清逻辑结构。

boardmix AI 解决方案：PDF 文档 -> 结构化思维导图

在 boardmix 画布上直接上传或粘贴一份 PDF 格式的学术论文。鼠标单击选中该 PDF，在弹出的 AI 浮窗中输入指令（或点击预设）：“整理为思维导图”。

深度解析：

这不仅仅是简单的摘要。boardmix AI 会进行深度语义分析：

层级识别：自动识别论文的标题、摘要、方法论（研究路径/研究设计/数据收集和分析方法/方法论的合理性与局限性）、结论等章节结构。

要点抽取：剔除冗余修饰词，提取核心论点和数据支持。

逻辑重构：将线性文本转换为视觉化的思维导图。

原本 2 小时才能读完的论文，现在只要 10 秒钟即可生成一张脉络清晰的“知识地图”。大纲要点一目了然，你可以直接在导图上进行二次编辑、高亮或添加笔记，让论文更易于理解和消化。

场景二：连接现实与数字世界，草图瞬间数字化

产品经理和设计师常常在白板或纸上绘制草图，会议结束后，常常需要将这些“手绘流程图”重绘为 Visio 或 Sketch 里的数字流程图，这种繁琐的手绘过程未免过于低效。

boardmix AI 解决方案：手绘图片 -> 可编辑数字流程图

用手机拍下白板上的手绘流程图，上传至 boardmix 画布。选中这张图片，下达指令：“转为流程图”。

深度解析：

这是一个跨越模态的转换过程，涉及了复杂的视觉理解技术：

OCR 文字识别：识别手写的潦草文字。

图形检测：识别矩形（过程）、菱形（判断）、圆形（开始/结束）等标准图元。

拓扑关系还原：理解箭头指向的逻辑流转。

矢量化重绘：将上述信息瞬间重构为 boardmix 原生的流程图组件。

手绘的草图瞬间转为可自由编辑的数字图形，你可以拖拽节点，修改文字，调整连线。这一功能彻底打通了“线下头脑风暴”与“线上文档交付”之间的最后堵点，让创意的落地速度提升 10 倍以上。

场景三：穿越信息迷雾，多源文档的“上帝视角”

投资经理或企业高管做决策时，往往需要对比大量文件。例如：“对比 A 公司和 B 公司 2025 年财报的研发投入差异”。人工做法是打开两个 PDF，左右分屏，肉眼查找，手动录入 Excel，极易出错且效率低下。

boardmix AI 解决方案：多选文档 -> 智能对比表格

利用鼠标框选功能，同时选中画布上的两个（或多个）财报 PDF 文档。在 AI 输入框中下达指令：“用表格梳理关键区别”。

深度解析：

这是 boardmixAI“多模态融合处理”能力的集中体现：

并行读取：AI 同时挂载多个文档的上下文。

信息对齐：在不同文档中寻找语义对应的关键指标（即使它们的表述方式不同）。

结构化输出：将非结构化的文本数据，清洗并输出为结构化的 Markdown 或原生表格。

将数小时的“找数”工作压缩为秒级。生成的对比表格不仅准确，而且直接位于画布上，方便团队进一步讨论和决策。这对于竞品分析、合同比对、简历筛选等场景具有革命性意义。

场景四：创意设计零门槛，2D 平面秒变 3D 手办

运营人员或内容创作者常常为配图发愁。普通的 2D 插画缺乏冲击力，而找专业 3D 设计师建模渲染成本极高，周期长。

boardmix 解决方案：2D 图片 -> 3D 手办模型图

选中一张普通的二维图片，下令：“将图片改成 3D 手办风格”。

深度解析：

这里调用了先进的 图生图（Image-to-Image） 生成式模型：

特征提取：AI 保留原图的色彩关系、构图逻辑和核心形象特征。

风格迁移与升维：AI 注入“3D 渲染”、“光线追踪”、“材质纹理（如磨砂、高光）”等视觉信息。

潮流 3D 手办模型图即刻拥有。对于电商海报、PPT 配图、活动宣发物料来说，这相当于给每个人配备了一位 24 小时待命的资深 3D 设计师。

如何使用 boardmix AI？

boardmix AI（博思 AI）是 boardmix 在线白板中集成的超级智能体，依托于 boardmix 的无限画布之上，选择任意画布图元即可自由提问，或是下达指令，经由 boardmix AI 背后的各个智能体处理后，生成的内容同样会汇集到无限白板之中，仅用一个工具即可完成内容的创作、可视化呈现、分享和多人协作等。

boardmix AI 使用方法：在浏览器打开 boardmix 博思白板首页，进入 boardmix 工作台，点击左侧的“博思 AI”标签，打开 boardmix AI 超级智能体，下方预置了多个智能体，点击“更多智能体”，可打开智能体商店，查看 boardmix AI 已上架的所有智能体。

选定智能体后，在输入框简单输入需求，按下回车键 Enter，会自动新建一个 boardmix 文件，进入到 boardmix 画布中，就能畅享灵动自由的 AI 办公新范式。

以上就是本次想和各位分享的所有内容，希望能帮到有需要的朋友。如果你有其他疑问，或是想进一步了解的内容，欢迎在下方的评论区留言，我们一起交流探讨。