文档管理：企业进步的重要因素

对于企业而言,文档属于非常重要的一种资料和信息,其中包含了企业的建设发展历程,核心机密,知识技术,客户资料等.但因为各种原因,大多数企业未能对文档进行正确的管理和保存,因此降低了利用效率。

如何将企业中的各种分散的碎片化知识有效地利用起来，这是大多数企业想要解决的问题。

文档管理的必要性：

大量的文档缺乏整理，大量的文档缺乏归类。一些企业也派专人来进行文档的归纳和整理，但这无疑是一件繁杂的工作，要知道从大量的文件中甄选出哪些有用，哪些是关于企业的核心资料，哪些又是过期作废的资料，这项工作不仅十分乏味，更耗费大量的时间。

一个项目组织在进行一些想法的沟通时，由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的最终实现方案的认知上存在差异，最终落实到方案上也会有所不同，通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知，减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也可以给参与者更多思考的空间。

为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的项目管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的，原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦，需要对应好格式，需要不同人员的审核和认可，难免就会觉得麻烦；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文档不知道到哪里去找，不同的文档说法不统一，等等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。

企业文档管理痛点：

1、查找困难

由于企业文档存储较分散，对企业员工获取文档信息，也带来了诸多的不便。有些文档可能不知道问谁要，又或者同事出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，给工作带来不便。

2、安全保障难

企业对数据隐私与安全的重视程度日益提高，但传统的存储方式缺乏有效的权限管理，文档的预览、文件编辑权限难以把控，容易造成信息泄漏。同时，企业的经营发展越来越仰赖数据的支撑，因此各类数据的安全不丢失、稳定可靠也成为企业较为看重的因素。另一方面，传统的文档管理方式不利于开展企业级的管理：文档协同功能的缺失影响团队协作效率；文件历史资料无法妥善存储和归档导致企业知识体系难以搭建。

3、电子文档分散存放，存在信息孤岛

部分企业的许多重要电子文档的原件被分散到各业务部门自己的信息管理系统中存放与管理，甚至是在各部门各人员的电脑或者移动硬盘、U 盘里，杂乱地散落在邮件或聊天记录里，因此在统一汇总和分发上导致障碍。

如果将各个系统相互集成，将耗费大量成本；如果各部门人工汇总，增加了时间成本，，影响到信息传递的及时性和有效性。如遇到人员变动、系统更新时，由于文件分散管理，可能会出现信息丢失，也可能产生几十上百倍的冗余数据。

若不制定规范的归档制度与防改写方式，仅是单纯转移到某种存储介质，那么它的真实性便会受到威胁；当真的需要修改时，又可能产生各种历史版本，会导致管理和查询困难。

企业文档管理解决方案：

这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样不但影响了团队合作的效率，也给团队工作带来极大的障碍。

因此，运用文档管理软件，建立企业的集中文档数据管理中心是相当有必要的。不仅如此，还要有一套完善的文档管理方案来规范企业员工的文档使用流程，行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作，提升工作效率。

针对这类问题，国内许多优秀的企业文档管理软件的产品服务商，提出了高效的"文档一体化管理"解决之道。接下来，介绍一款文档一体化管理平台 Baklib，解决以上企业文档管理痛点，力助企业实现"管理减负"。

文档管理工具需要满足内部知识存储的同时，还需保证内容分享的便捷性。而一款好的文档管理制作工具，是需要要让内部搭建员工用的简单，外部访问的客户看着舒服。

Baklib 文档管理工具有以下四大优势：

1. 操作上：Baklib 在操作上无需构建文档框架（每个主题都有对应的展示框架 现在的话有 15 个主题都是针对帮助文档场景），写完文档直接发布，简单方便学习成本低。

2. 外部展示上：Baklib 提供了多种对外的展示主题支持手机端的适配，可以随意的切换变更颜色，支持页面页脚、独立域名的添加...

3. 细节：提供了很多实用的插件包括全局搜索、用户反馈功能、文章导读、帮助站点的访问统计、站点导航...

4. 编辑器：丰富的富文本+Markdown 让编辑更加轻松（支持视频、图片、文件上传）