如何有效地管理项目变更？

在项目推进过程中，常常会遇到需求变更，打乱原有的项目计划。做好项目变更管理成为项目经理必备的技能，以保障项目有序进行，按时交付。项目变更管理就是评估变更请求、批准变更、更新项目计划、实施变更、监控变更并记录的全过程。在项目变更管理中最重要的一步是变更请求的影响分析，可以通过结构化流程分析变更的影响。

以下 5 个步骤可以帮助你把握影响分析的要点。

1. 确定变更的原因

首先要明确为什么提出更改请求？变更能否可以避免？变更对项目、流程、产品是否有益？除此之外，还要检查变更日志，以确定项目的更改次数是否过多。当变更确定下来后，还要评估此变更相对于其他的变更的优先级是什么。

2. 分析变更对三重约束的影响

项目管理三重约束，加上质量为项目管理四要素，图片来源于网络

• 范围

确定变更对整个项目范围的影响。搜集变更的详细信息以识别需要添加、删除、更改的产品特性，对产品分解结构（PBS)和工作分解结构（WBS)进行调整。还有变更引起的资源实现变化，并调整资源分解结构（RBS)。

• 成本

变更是否会引起成本增加？增加的成本谁来支付？整体地分析变更对成本的影响，确定对成本管理计划和总体财务计划进行的任何更改。除此之外，分析中还应该突出项目和组织的财务效益，记录变更带来的正面影响，比如改进的计划、更好的性能、更低的风险、未来的机会、相关方的满意度等等。

• 进度

预估实施变更所需要的时间，并评估其对里程碑和关键路径的影响，确定对项目进度管理计划和里程碑的更改。

ONES Plan 甘特图

3. 确定依赖关系

项目活动由复杂的前后关系交织在一起，要识别出其他依赖于此变更的任务，并确定前后的关系，对必须在此变更前完成的任务进行优先级排序。同样重要的是，确定资源依赖关系以及如何分配资源进行此次变更。最后，还需要确定其他的一些依赖关系，比如市场条件、政府法规等。

4. 分析风险

分析与此次变更相关的风险，以及由于变更可能会新面临的风险，并进行定性和定量分析。

5. 确定对项目管理系统的影响

确定并列出需要对项目过程描述或项目决策结构进行的所有更改，对沟通、质量、风险管理计划和整个项目管理计划进行更改。

以上的所有分析结果都可以整理记录出来，为变更控制委员会准备一份详细的报告。当变更被批准后，就可以根据前面已确定的要变更的计划对其进行更改，根据计划实施变更。并在变更的执行过程中监控状态和风险。

对于整个变更流程，可以通过制定标准的变更流程，使变更管理更加规范和高效，一些大型项目还需要专人管理已批准的变更与更改。

在整个项目中使用变更管理流程，旨在实现三个主要目标：

• 建立一种先进的方法，以便规范地识别和提出对项目原计划的变更，并评估变更的价值和有效性；

• 通过分析各项变更的影响（有害的/有益的），为持续验证和改进项目创造机会；

• 建立一种机制，以便项目管理团队规范地向有关干系人沟通变更的批准和否决情况。

最后，除了用结构化的流程分析变更影响和流程规范管理和执行变更外，还需要选取合适的时机引导团队复盘变更的原因，持续地改进策略和流程规范。

复盘中需要排除干扰因素，聚焦高频变更并分析产生的本质。复盘除了支持持续改进，形成流程闭环，也有助于团队就变更原因和解决方案达成共识，提高团队管理变更和执行变更两方面的执行力。