文档管理系统应该具备哪些功能？

现在提倡无纸化办公，所以大部分的企业都在用各种类型的电子文档来办公，虽然电子文档使用起来方便且不占据办公空间，但是如果没有好的文档管理系统来进行管理，公司同样也会受到损失。

那么性能可靠的文档管理系统应该拥有哪些方面的使用功能呢？这是本文将要讨论的内容。

文档管理系统应具备的功能

文档管理系统对于企业来说是是十分重要的，它可以让公司的文档合理、有效地存储起来，以供员工查找使用。所以想要文档管理系统实用有效，那么有一些功能是必须要具备的。

1.权限控制

为了避免其他无关人员对电子文档进行误操作，文档管理系统开发了权限控制功能，不仅可以针对不同的个人用户还能针对不同的岗位以及部门，每个人都有自己的账号和权限范围并能在自己的权限范围之内对电子文档进行浏览、编辑、打印以及下载和删除。

2.全文索引

随着企业的发展需要保存的电子文档将会越来越多，要想依靠人工方式在海量文档中找到所需文件无异于大海捞针。文档管理系统中的索引功能不仅能够支持大家对 Office 以及 PDF 等类型的文件进行索引，打开文档之后还能在文档内进行索引从而方便自己查找到需要的文件资料。

3.操作统计

为了防范机密文件的泄露，文档管理系统设置了操作统计功能。也就是说，每一份电子文档在进行存储、编辑、调阅等操作时，操作用户及其时间和操作时长都会被文档管理系统记录在案，管理人员可以通过操作统计功能来了解文档资料的实况和历史操作记录，一旦发现文档有异就可以及时找到责任人。

在上文中小编为大家简单介绍了文档管理系统的一些使用功能，由此大家可以得知，文档管理系统是一种有利于文档安全保存的系统，如果企业需要使用那么就要先去了解文档管理系统什么品牌好，通过质量好服务好的系统来妥善管理各种不同类型的电子文档。

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