Baklib 知识库|为什么知识共享工具对减少内部知识缺口至关重要

你的企业是否存在知识缺口？

知识缺口——没有对关键知识进行研究和记录，以有效地传播信息，并教育企业内外的用户——可能是寻求生产率最大化并最终实现利润增长的公司的一个关键缺陷。知识（或数据、关键信息等）是你的业务运营处于掌控或失控的关键。是事实将你和你的竞争对手区分开来。这是你生意兴旺的核心。

根据 Panopto 的调查，员工平均每周会花 5 个小时等待来自同事或管理层的信息，以便正确完成工作。

如果你想要填补这个空白，那么答案就是知识共享。但在这种情况下，这到底意味着什么呢？

什么是知识共享？

知识共享是指企业着手识别和捕获关键业务信息，并将其有效地分发给所有用户。这些数据通常对您的业务功能至关重要，如果没有它，某些元素就会停滞不前。这可能包括从客户数据（如联系信息）到财务或物流信息、内部流程到如何使用指南的任何内容。知识共享是没有界限的。

通常，这些关键信息被划分到一个部门，甚至一个人。当一个员工离开他们的岗位时，他们掌握的知识很可能被困在电脑里（或者更糟——在他们的大脑里！），而那些有望接任的人将努力保持同样水平的生产力，因为他们要搜索他们需要的信息，学习流程，熟悉手头的工作。60%的员工表示，要想从同事那里获取信息，仅仅是为了完成他们的工作职责所需的基本任务，“很难到几乎不可能”。浪费的时间会迅速累积起来，影响企业的底线，意味着你正在输给那些工作更快、更聪明的竞争对手。

知识共享是您的业务可能遭遇的知识鸿沟的解毒剂。它不仅能提高你的工作效率，还能促进良好的内部工作文化，减少压力，最终减少人员流动。生产力的又一胜利！

为了缩小知识差距，你可以做很多事情：

• 沟通：促进公司内部的沟通。这是提高知识共享的第一步。在你的业务中，没有人是与世隔绝的，他们应该与每天接触的人交流他们的日常实践。

• 记录：通过鼓励你的员工记录他们的知识和与他们的工作有关的任何关键信息，你可以减少其他人能够承担新职责和应用他们新知识的时间。

• 例行公事：按照上面提到的沟通和文件制定例行公事，可以让员工养成保持工作效率的习惯。

• 集中：如果信息存储在许多不同的地方，那么收集信息是没有好处的。创建一个集中的位置，所有的信息都可以存储和查找，这样你的员工就不会浪费时间寻找他们需要的东西。

然而，您不必自己做这件事。有很多不同的工具可以帮助您减少业务的知识差距，并帮助您看到生产率的显著提高。这些工具为您的知识共享提供了各种功能，可以帮助简化过程，并鼓励您的员工尽可能保持最好的文档。

其中一些特性可能包括：

• 版本控制/审核跟踪：允许您访问同一文档的多个版本，并在出现任何问题时返回。

• 高级搜索功能：高级搜索功能，使您可以轻松地找到您正在寻找的确切信息。

• 类别管理：通过类别和子类别轻松构建文件。

• 访问级别：设置谁可以或不能访问某些文件或类别的规则。

• 格式化：例如代码块、嵌入、表和附件。

• 集成：将您的知识共享工具与其他程序集成以进行数据输入。

• 云备份：给你的想法自动备份所有文档。

如果这些功能看起来对您的业务有好处，那么有几个不同的工具值得考虑。知识共享工具可以有各种形式和规模，例如管理消费者数据的 CRM 程序，或告知用户和员工如何使用技术服务的知识库。这里有一些你可能想要考虑提高你的业务功能：

知识库

像 Baklib 这样的知识库是一个灵活的协作文档平台，其中存储的知识有利于客户和最终用户。这通常用于为 SaaS 产品和其他服务的客户提供自助服务，这些服务通常提供基于服务站点的系统。它的目的是减少团队的压力，让用户更容易获得所需的信息。知识库提供了一种结构化的文档形式，使构建知识库的人员更容易进行协作和改进。

社交工具

像 Hootsuite 和 Conversocial 这样的社交工具让你能够跨多个渠道（如 Facebook， Twitter 等）管理你的客户参与。如果您选择通过您的社交媒体提供客户服务，社交工具可以更容易地记录对话并快速有效地解决问题，并提供与您的其他业务系统的集成，使您能够查看客户参与的历史。您可以设置团队和用户访问级别，甚至为特定用户分配通信。

客户关系管理（CRM）

您可能熟悉客户关系管理工具，如 Salesforce 或 Dynamics。CRM 的目标是能够有效地管理客户数据，并跟踪他们在销售周期中的进展。这提高了您的企业对客户的透明度，并帮助他们了解行为和典型客户购买所需的时间。虽然不是所有的 CRM 系统都是平等的，都依赖于您的业务需求，但典型的功能包括机会管理、分析和客户生命周期报告。

在选择哪些知识共享工具对您的业务最有价值之前，您必须评估您的需求并了解您的公司的知识缺口在哪里。因此，任何新工具的实现都必须引入新的过程和规则。制定一个行动计划，并与你的团队在一个现实的时间段内扩展引入。在公司内部养成知识分享的习惯可能需要时间，但从长远来看，这将带来优异的投资回报率，并使你领先于竞争对手。