企业做好知识管理的方法：文档管理

资深知识管理专家董晓英教授曾经说过，一个企业须具备高智商和高情商的人才。情商是一种企业的文化，智商则反映企业管理和知识资源转化能力。企业离不开知识与文化。没有了文化，公司的经营策略和创意就无法付诸实践。由此可见企业内部知识管理的重要性。

因此怎样才能决定企业的知识管理？公司的知识管理体系怎样运用？最关键的便是的是文档管理。

经研究，目前我国企业文档管理普遍存在以下三方面的问题：

1.企业的知识库复杂且具多样，怎样做好知识结构管理工作

2.在系统地、一致地处理知识时，如何保证知识的安全性

3.在海量的知识库中，如何迅速地找到并获取相关的信息

企业文档管理的重要性：

企业可以利用知识管理进行文档的管理，其意义是什么？

1、知识管理系统能对知识产权进行高效的发掘与维护

其内容包括：集中整合、统一企业知识资产管理、知识分类、知识索引与检索平台、知识地图与知识推送、知识发布与版本管理、知识有效管理与合理归档、知识信息安全管理等。

2、知识管理对提升公司职工素质的促进作用

在企业内部，如果能够建立起一套科学的知识管理系统，不仅可以方便快捷地获得有关的信息，而且可以大大地提升员工的工作效率和职业技能。而在不同的地区，由 KM 系统构建的专业地图可以将不同的专业人员联系起来。在工作中，有问题的时候，可以向专业人士请教，帮助他们快速地进行问题的解答和改进。

3、创新创造增值

通过构建企业的知识管理系统，可以有效地降低企业的知识再利用效率，防止因重复创造而产生的隐性资源。而知识经营则是促进了企业的知识存活，加速了企业的知识运用与创造。

怎样高效地进行文档管理

1.创建一个统一管理文档的文档管理系统。

以上所述的问题可以很容易地用一个统一的文档管理系统来解决。

各个部门的文档经理能够根据相关的系统程序，从收集、输入、整理、归档到回收使用整个过程，实现文档的整个生命过程。同时，该体系可以将文件流通轨迹、流程审批结果等清晰地记载下来，并将文件流通的每个步骤都做得明明白白。

2.更有效地使用文档

提供完整的文档搜索及借阅等功能，方便文档的使用。

海量的文件，一键搜索：通过组合搜索，全文搜索，二次搜索，自然语言搜索，一键查找所需要的资料。

借还过程：利用公司文件的借还能力，让雇员能够利用工作程序向上级提出网上审批，从而避免了纸上的行政效率低下；同时，将对借款人、用途、借款时间等进行详细的记录，便于后续追踪。此外，该软件将会增加返回提示、文件利用统计等多种功能，从而提高了企业文件的规范化程度。

3.设立保证文档安全性的授权管理系统

首先，应当对每一种类型的系统进行独立的许可；另外，授权对象、权限内的存取浓度及作业行为也可以依工作需求而自由设定。不同的权限方法和节点能够深刻地界定各个模块中的每一项信息的可操作性，从而能够灵活地适应公司的精益化管理要求。另外，在公司的安全策略变更后，为了适应日益增长的管理和商业需要，公司必须及时地对已有的授权系统进行修改。

文档管理工具

Baklib 是一个网络文件的编辑器和共享工具，它为开发者们提供了一个很好的学习和交流的平台，它可以将自己的文档和信息转换为一个网页，用户可以通过 url 连接查看，从而共享更多的信息。

优点：

1.分门别类， Baklib 设置多个栏，将其内容进行归类，条理清楚，一目了然。知识库的存在是为了保存和使用知识资源；

2.易于操作，易于操作，易于上手，降低了学习费用，同时还能轻松插入文档，图片，视频等。

3.利用文本查询，可以方便地根据关键字进行查询，从而大大提升了工作的工作效率；

4.保证了资料的安全性，并提供了当地的备份和下载；

5.高级权限，可以对任何信息进行分级访问，对密码进行控制，方便用户的访问。

协助公司提升竞争能力，实现五化

1.整合：将公司的内部文件进行标准化，使之成为一个统一的企业，从而提升公司的经营效率；

2.资产：构建公司的知识基础，对知识进行有效的归类、明确的目录、明确的文档定位；

3.协调：有效的内部文件协作与分享，以提升工作的效能；

4.赋能：整合 AI AI、赋予知识、赋予企业力量、助力公司发展、促进企业发展、优化和提高知识管理水平；

5.应用：在商业环境中，通过建立知识图，迅速地指导和指导有效的知识文件，从而使其在商业环境下成为一个高效的协作应用程序。

在企业管理过程中，文档是工作绩效的直观反映，是公司的软实力的积累。在日常的文档管理中，采用更为高级的工具，可以有效地防止由于文档管理不当而导致的企业内部的信息丢失和协同工作的降低。