明道云联合契约锁共建人事场景电子签约解决方案

背景介绍

在每个组织的人事管理工作中，从招聘、入职、在职、调岗到离职，整个过程中存在大量的合同、证明、函件、通知等文件需要签字盖章。HR 每天都要在“核对文件、敲章、通知员工签合同、催进度、给外地员工寄合同、关注合同到期时间等”繁琐的签署工作中消耗大量时间和精力。

一旦文件数量从几十、几百变成几千甚至上万的时候，成本、效率以及风险等等种种考验也将随之而来。在一些规模大或者人员流动性强的组织，每年光是人事类文件的签署成本就多到数百万。推动人事签署工作数字化转型已经成为组织数字化建设的重要一环。

针对以上人事数字化建设需求，明道云联合契约锁推出“人事场景电子签约解决方案”，通过“明道云零代码 APaaS 平台”与“契约锁电子签章系统”集成应用，将“身份认证、电子签名、电子合同、电子印章、电子模板、批量签署以及数据存证等”功能全面嵌入组织人事全生命周期管理场景。

方案介绍

用户在明道云 APaaS 平台搭建人力资源管理应用时，可通过接口调用契约锁电子签章产品功能，实现电子化签署劳动合同、在职证明、收入证明、保密协议等各类文件，搭建“人事数据、流程与电子签章”融合应用。让组织人事全生命周期管理过程中的文件签署需求，实现“申请、审批、签署、归档”全流程数字化管理，打通人事管理全程数字化最后一公里，为组织人力资源数字化转型赋能。

• 入职文件签署：契约锁简化新员工入职的形式，通过员工实名认证签订具有法律效率的入职合同和福利待遇承诺，避免不必要的争议。

• 保密协议的签署：提前通过契约锁与候选人签订保密协议，提高招聘工作流程的效率，保护企业的利益。

• 公司政策签署：公司的很多人事政策需要相关员工签字的，以往很多情况下由于不方便签署只是知会到员工。现在，企业可以在契约锁平台通过一条签署流程，将所有需要员工签字确认的政策文件通过短信发送给员工，手机端即可电子签名确认。

• 人事外部协议：很多公司需要外包很多人事服务，同样可以采用契约锁签订外包协议或者临时人事劳动合同。

• 离职协议：员工离职时将涉及到大量文件需要签署，通过契约锁可以方便与员工签订相关离职协议，让离职流程更加简化，并让离职审计变得更加有法律效力。

• 人事证明：在职、收入、离职证明等常用人事证明文件，员工在明道云 APaaS 平台搭建的人力资源管理应用登录后，进行申请、自动盖章，网上下载即可使用。

使用指南

1.基础数据维护

1.1. 使用前，需要维护好岗位信息

可以通过 excel 批量导入岗位信息，或者是手动添加。

1.2. excel 导入岗位信息

2.招聘管理

2.1. 候选人简历信息管理

1.新增候选人简历，可以在系统内新增，也可以通过公开表单搜集候选人信息

2.通过公开表单二维码，候选人可以扫描后填写个人简历信息并提交

2.2. 候选人简历阶段管理

在候选人详情页，点击按钮“更新简历阶段”，更新候选人简历阶段信息

2.3. 面试安排

点击按钮“安排面试”，填写面试安排信息，并邮件通知给候选人

2.4. offer 审批

面试通过之后，点击“Offer 申请”，填写 offer 相关信息，提交后触发审批流，审批通过之后，状态会更为“审批通过”

2.5. 转入待入职

与候选人确认入职信息后，点击按钮“转入待入职”，则人事模块会新增一条员工档案，并将人员的历史信息自动带过来

2.6. 候选人跟进日志

对于所有候选人，每个阶段状态更新，系统会自动生成一条日志，记录每一次跟进

3.人事管理

3.1. 查看人员档案信息

3.2.确认入职

点击按钮“确认入职”，则员工状态更新为“试用”

3.3. 完善档案信息

点击按钮“完善员工档案”，则推送一条填写通知给到对应员工，员工填写提交后，对应的人事负责人会收到填写完成的提醒

3.4. 劳动合同

实现员工劳动合同的管理，线上签署电子劳动合同，让已签合同自动回传系统归档，随时查询、下载。

3.4.1. 新增劳动合同

点击按钮，新增劳动合同，填写合同的基础信息并提交

完善电子签信息配置

• 我司信息：公司名称、联系人姓名、手机号需要完善；

• 签章类型：定义盖章的位置，关键字位置盖章或是加盖骑缝章（骑缝章需要文档至少有 2 页）；

• 发起方关键字：合同的发起方即我司，默认为“甲方盖章”，发起签署后会在合同中有“甲方盖章”字样处盖章；

• 接收方关键字：合同的接收方即员工，默认为“员工签署”，发起签署后需要在合同中有“员工签署”字样处签字。

3.4.2. 电子签署流程

（1）在劳动合同详情页点击按钮“获取合同附件”，则系统会通过工作流获取当前记录的 word 附件写入工作表字段“待签署合同附件”；

（2）检查获取的附件无误后，点击按钮“发起签署”，则员工手机会收到签署的短信提示，点击链接后即可完成员工签署步骤（首次需要进行实名认证，按照链接的提示步骤即可）；

员工签署操作路径：①点击短信链接➡️②输入密码或者验证码登陆契约锁（首次进行注册认证）➡️③点击查看并签署➡️④点击指定位置签署姓名➡️⑤点击完成签署

（3）员工签署完成后，我司默认会自动完成签署，当然也可以根据角色设置权限；

（4）双方签署完成后，已签署完成的 pdf 合同附件会写入工作表字段“已签署合同附件”。

3.4.3. 通知发起人和员工合同签署完成，员工可以点击下载附件合同。

伙伴介绍

关于契约锁

契约锁拥有集“数字身份、电子签章、印章管控、数据存证”于一体的数字可信产品体系，在人事管理电子签应用中拥有丰富的案例及实施服务经验。具备“电子模板、批量发起、批量盖章、合同到期提醒、入职材料收集、指定签署位置等”丰富的电子签署功能，让人事签署场景更加便捷、安全。

明道云产品生态

明道云是一个 APaaS 平台，帮助企业快速搭建个性化业务应用。产品生态合作旨在为双方产品功能及客户服务增值，未来双方还会不断完善联合解决方案，交付更多终端客户案例，驱动双方业务增长，实现明道云、产品生态伙伴、客户的三位一体共同价值。