如何写好一封邮件？

目前在职场中写邮件的情况比以前少了很多，但也有很多场景是需要写邮件的。而写好一封工作邮件，最重要的还不是怎么写，而是什么该写，什么不能写。我把它们总结为“三写四不写”。

邮件该写什么？

三写：



1、重要的，需要留底的话。



比如不同部门之间的职责分工等问题。再比如上司给你的承诺，一般都是口头表达，如果以后无法兑现，那你只能自认倒霉。对于这种情况，即便事先说好了，也要留下书面文字。



比较好的做法是，在你们谈完话之后，你以感谢他的名义写一封邮件给他。在邮件中不妨这么说：



”感谢领导对我的信任，把如此重要的任务交给我，而且承诺在完成任务后提拔我。我一定努力完成好任务，不辜负您的期望和栽培“



这时只要老板没有说“我没有打算提拔你”这样的话，他就是默认了你说的一切。



2、必须写而大家又懒得写的备忘。



比如会议的备忘录，讨论了什么内容，得出了什么结论，哪些议题没有结论，都是需要记录的。这些事看起来挺费时间而且无用，但实际很有用，第一，它能锻炼个人的组织能力。第二，它能让你在部门中被其他同事看见。第三，帮助你理解业务。我特别建议大家多写会议纪要，尤其是对新人。



3、重要的通知和安排。



比如人事任命、调岗、调薪等。



四不写：



不想留底的不要写；



没有深思熟虑的不要写；



负面的东西不要写，特别是气话；



一次讲不清，需要反复讨论才能搞清楚的事情不要写；



邮件应该怎么写。

一封好邮件的基础是：简洁、干净。



1、正式的显示名，有公司邮箱的不要用个人的，就算使用个人邮箱，也要设置一个正式的显示名。可以是公司 + 真名。



2、清晰的标题，要能够直接表明邮件内容的目的。如“关于xx项目的方案与报价”。



3、统一的格式，少用不同颜色的字体、大小、排版。推荐所有文字都是一个颜色，一样大小，一种字体，并只用三种方式来排版：分段、缩进，和加粗。



4、一封邮件只讲一件事情。这样有很多好处，方便你对邮件进行管理，同时方便你圈定发送对象。



5、主观感受表达要视收件人而定，一般一对一邮件，可以代入主观感受，让工作关系更融洽。一对多的邮件，就少引入主观看法，做到客观公正。



6、写完之后，自己通读一遍，检查修改错别字和语句不通顺的地方并查看附件内容。由于邮件没有撤销功能，有些邮件发错导致的后果很严重。所以最后再写发送人和抄送人。为了保险起见，你可以设置几分钟之后发送，给你自己一个缓冲时间。相当于微信撤回功能。



7、良好的回信习惯，收到邮件尽快回复，代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式，代表你的职业化程度。比如，善用抄送、密送；回复、全部回复这些功能。对于需要一些时间才能回复的邮件，你可以先回复“已收到，稍后给你回复”



看到这里的朋友，知易行难。最重要的是先去做。所以现在你可以开始行动了，可以从邮箱名称开始。