如何选择项目管理软件？9 个精选推荐

本文将介绍 9 款好用的工具：Pingcode、Worktile、石墨文档、语雀、鹿班、Google Drive、iWork、Egnyte、MrDoc。

在项目管理的世界里，有时候找到一款真正好用的工具比完成项目还让人头疼。面对五花八门的软件，功能看似全面，但用起来却可能让人更加混乱，不知道到底哪一款才适合自己。本文整理了 9 个体验不错的项目管理软件，不论是自由职业者、团队负责人，还是企业主，都能找到一个适合自己的工具。这些软件不仅功能强大，而且上手快，还能有效提升团队效率。

一、9 大好用的项目管理软件

1.Pingcode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI 智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为 25 人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及 SaaS 等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.Worktile

Worktile 是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile 提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile 在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.石墨文档

石墨文档是国内领先的在线协同办公平台，成立于 2014 年，专注于为用户提供高效的云端 Office 解决方案。其产品涵盖文档、表格、幻灯片等八大常用办公套件，并配备企业级云盘，致力于打造面向未来的多人实时协作平台。

石墨文档支持多终端、多成员、多类型文件的毫秒级实时协同，用户可在 Web 端、iOS、Android 和微信等平台上进行在线编辑，具备自动存档、历史版本追溯、机密文档生成等功能，保障企业资料安全。

其优势在于提供军事级文档安全控制体系，确保文档归企业所有，支持文件安全加密、文件水印、员工行为追溯等，全面保障数据安全。石墨文档适用于需要高效协同办公、注重数据安全的企业和团队，广泛应用于电商、制造业、教育培训、媒体等多个行业。

【官网：https://shimo.im】

4.语雀

语雀是由蚂蚁集团开发的一款文档和知识管理工具，自 2018 年面向互联网用户推出后迅速获得市场认可。它集成了文档编辑、知识库和数据表等功能，特别强调协作和知识分享，使得文档内容的表达更丰富，促进了文档内容的深入理解和团队内知识的流动。

语雀的主要功能包括实时协作编辑、文档和知识库管理、以及强大的搜索和结构化知识整理工具。

该平台的优势在于简化的界面设计和深度的协作特性，支持多种数据格式和视图自定义，使其成为企业和团队知识管理的优选工具。

语雀适合需要进行复杂文档管理和团队协作的用户，尤其适用于追求效率和组织知识的企业。

【官网：yuque.com】

5.鹿班

鹿班是阿里巴巴集团旗下的一款智能文档管理工具，专为电商平台和企业用户提供高效的文档管理解决方案。作为阿里巴巴生态系统的一部分，鹿班在市场上享有较高的知名度，尤其在电商领域广泛应用。通过 AI 技术的支持，鹿班可以快速生成高质量的设计内容，同时提供文档管理和协作功能，帮助企业在竞争激烈的市场中保持优势。

鹿班的主要功能包括自动化设计生成、文档管理、团队协作、版本控制以及项目跟踪。用户可以通过鹿班快速创建各类设计，如商品详情页、海报、广告图片等，并能够进行文档的管理和共享。鹿班支持多人协作，团队成员可以实时编辑和同步文档，确保信息的统一和准确。

鹿班的优势在于其高效的设计生成能力和强大的 AI 驱动功能。相比传统的设计流程，鹿班能够大幅缩短设计时间，帮助企业快速响应市场需求。此外，鹿班还提供了全面的文档管理和团队协作功能，使得企业能够在统一的平台上高效地管理设计和文档，大大提升工作效率。

鹿班特别适用于电商企业和需要频繁进行设计更新的团队，尤其是在大型促销活动或节假日期间，鹿班能够帮助企业快速生成大量的设计内容，并确保所有文档的管理和共享井然有序。其强大的 AI 和自动化功能使得鹿班成为电商领域不可或缺的工具。

【官网：https://luban.aliyun.com】

6.Google Drive

Google Drive 是一款云存储解决方案，允许用户在任何设备上保存、访问和共享文件。它与 Google 的整个应用生态系统紧密整合，特别是 Google Workspace 的办公应用，如 Google Docs 和 Sheets，使其成为一个多功能的工作平台​。

Google Drive 的核心功能包括文件存储、在线编辑、实时协作和文件共享。用户可以直接在云端上传和编辑各种文件类型，如文档、图片和视频。此外，Drive 的搜索功能非常强大，能够通过文件名、类型甚至内容来快速定位文件​。

Google Drive 的一大优势是其无缝的协作工具和高度可定制的共享选项。这使得它在需要频繁协作的工作环境中尤为有用。Drive 还提供 15GB 的免费存储空间，用户可以根据需要选择升级其存储计划。

Google Drive 适用于需要远程存储、文件共享和协作的个人用户和企业用户。无论是学生、自由职业者还是大公司，都可以从 Google Drive 的便捷和多功能性中受益。特别是对于那些依赖 Google 工具进行日常工作的用户，Google Drive 提供了一个集成的解决方案来管理和同步他们的文件和数据​ ​。

【官网：drive.google.com】

7.iWork

iWork 企业文档是由苹果公司开发的一款专业文档管理和办公套件，专为 macOS 和 iOS 设备优化，旨在为企业提供高效的文档处理和协作解决方案。苹果公司作为全球科技行业的领导者，其产品在市场上享有很高的声誉和用户认可度，iWork 也因此在企业办公软件领域占据重要地位。

iWork 的主要功能包括文档创建与编辑、演示文稿设计、电子表格处理以及实时协作。它的套件包括 Pages、Keynote 和 Numbers，分别对应文字处理、演示和电子表格。iWork 还支持云端存储和同步，用户可以随时在不同设备间无缝切换，确保文档的实时更新和共享。

iWork 的优势在于其用户友好的界面和与苹果生态系统的深度集成。相比其他办公软件，iWork 的界面更简洁直观，操作流畅。同时，iWork 与 iCloud 深度集成，支持实时协作，用户可以在多个设备上同时编辑文档。其文件格式与 Microsoft Office 兼容，确保文档在不同平台间的互通性。

iWork 企业文档特别适用于使用苹果设备的企业和团队，尤其是那些注重设计和用户体验的公司。它适合需要频繁协作、重视数据安全和隐私保护的组织，如设计公司、广告公司以及需要高效办公解决方案的中小型企业。

【官网：https://www.apple.com.cn/iwork】

8.Egnyte

Egnyte 是一款广受信赖的文档管理软件，专为满足现代企业在数据安全和内容管理上的需求而设计。作为一个领先的智能内容平台，Egnyte 自 2008 年以来，一直在帮助全球企业高效、安全地管理其数字内容。凭借其人工智能技术，Egnyte 能够提供数据发现、分类以及安全存储，使之成为市场上的佼佼者。

Egnyte 的主要功能包括文件存储、版本控制、实时协作、文件共享以及高级的权限管理系统。它还特别强调数据的安全性和合规性，提供灾难恢复支持和敏感内容的分类功能。

这款软件的优势在于其全面的安全功能和高度的定制性，支持多种合规标准，包括 GDPR 和 ISO 27001 等，同时提供面向不同行业需求的解决方案。Egnyte 适合需要严格数据治理和安全需求的中大型企业，尤其是那些需要符合特定行业合规性的企业。

【官网：www.egnyte.com】

9.MrDoc

MrDoc 是一款专为个人和小型团队设计的在线文档管理系统，支持私有部署，确保数据的私密性和安全性。作为一个开源项目，它通过持续的开发迭代来满足日益增长的用户需求，并得到了广泛的社区支持和认可。

主要功能包括支持 Markdown 和富文本文档的创建，强大的文档权限管理，以及跨平台支持，包括 Web 端、桌面客户端和移动 APP。MrDoc 还支持文档的结构化管理，允许用户以书籍化的方式组织文档，非常适合作为产品手册和在线教程的发布平台。

MrDoc 的优势在于其开源性质和灵活的部署选项，用户可以根据自己的具体需求调整和优化系统，同时保持数据的控制权在自己手中。其用户界面简洁直观，即使是非技术用户也能快速上手。

该系统特别适合需要高度数据隐私和定制化文档管理解决方案的个人用户和小型团队。无论是用于管理知识库、团队文库，还是编写产品手册和在线教程，MrDoc 都能提供强大的支持。

【官网： www.mrdoc.pro】

二、项目管理软件如何真正提升工作效率

• 集中管理信息：一个优秀的项目管理软件，可以让团队的任务、文件、沟通记录等集中在一个平台上。比如，Notion 就提供了“全能笔记”的功能，帮助用户将文档、项目进展和团队备忘录放在同一平台中。据 Notion 用户调查，约 85% 的用户表示 Notion 改善了信息管理。

• 减少重复沟通和人工错误：项目进度、任务分配和完成状态都能实时更新，这样避免了因为信息不对称而产生的重复沟通。Monday.com 提供的自动化工具，可以帮助用户设置提醒和任务通知，减少了人为失误。

• 可视化提升团队透明度：许多软件通过图表、看板和日历视图，让团队的工作进展一目了然。比如，ClickUp 提供多种项目视图，并且可以自定义查看方式，适应团队的个性化需求。透明化的项目进展也帮助管理者更容易做出决策。

三、如何选择最适合自己的项目管理工具

选择项目管理软件时，需要从个人或团队的实际需求出发。考虑项目复杂程度、团队协作方式和预算是关键。

评估需求。明确需要的功能。是简单的任务分配，还是复杂的项目跟踪？如果是单纯的任务管理，不必选择功能复杂的软件。比如，Todoist 非常适合专注于个人任务管理，它以直观的设计满足基本需求。

协作方式和沟通需求。有些团队偏重实时协作，而另一些可能更注重项目的系统化管理。以 Monday.com 为例，它提供实时消息、评论和 @通知功能，尤其适合需要频繁沟通的团队。Monday.com 的用户报告显示，它帮助 70% 的用户大幅减少了项目沟通中的反复往复。

预算考虑。功能越多的软件，价格通常越高。很多软件提供免费版本或试用期，这样可以体验后再决定是否购买。比如，ClickUp 的免费版本已提供了绝大多数核心功能，对预算有限的团队尤其实用。

四、适合不同规模团队的项目管理软件

不论是小团队还是大型企业，找到适合的项目管理软件并不容易。选择时，需要关注软件是否能支持团队规模的变化，功能是否灵活，价格是否适中。

对于初创公司或小团队来说，简单易用、价格合理的软件更具吸引力。像 Trello 就是不错的选择。它以看板形式呈现，简洁的操作界面让人快速上手。而且，Trello 提供免费版本，足以满足小团队的基本需求。根据一项 Capterra 调查，近 80% 的小团队用户对 Trello 的界面友好性和直观性表示满意。

中型团队可能需要更复杂的工具。Asana 就是一个适合选择。Asana 支持多种项目视图（如列表、日历、甘特图等），并提供协作和任务分配功能，帮助团队跟进任务进度。数据管理和文档整合功能让中型团队能够高效协作。据 Asana 的统计，使用该工具后，约有 60% 的团队表示团队沟通时间减少了近一半。

对于大型企业来说，Microsoft Project 具备复杂的项目管理功能，尤其在资源规划和成本管理方面。虽然它上手较难，但功能全面，适合需要细致管理的公司。

总结

项目管理软件的选择确实不容易，但一旦找到适合的工具，它会显著改善工作效率，简化流程，让团队沟通更顺畅。无论是小型团队追求简单高效，还是大企业需要精细的资源管理，市场上都有各具特色的工具可以满足需求。希望这份 9 款精选项目管理软件的清单能为企业提供一些思路，找到适合自己的“工作助手”。毕竟，一个合适的工具能带来的不仅是效率，还有更从容的项目管理体验。

常见问答（FAQ）

1. 项目管理软件的主要功能有哪些？

答案：项目管理软件通常包括任务分配、进度跟踪、文档共享、团队协作、时间管理和数据分析等功能。一些高级工具还提供甘特图、自动化流程和预算管理功能。不同软件的功能重点有所不同，选择时可以根据团队实际需求来挑选。

2. 如何选择适合的项目管理软件？

答案：选择项目管理软件时，建议先明确团队需求和预算。如果团队规模小且预算有限，可以选择简单易用的免费或低成本软件，如 Trello、Todoist 等。中型团队可选择功能丰富的 Asana、ClickUp 等，支持多视图和协作功能。大型企业更适合 Microsoft Project 或 JIRA 等软件，它们在资源管理和流程定制方面表现更出色。

3. 免费的项目管理软件有哪些？

答案：许多项目管理软件提供免费版本。常见的免费项目管理软件包括 Trello、Asana、ClickUp 和 Todoist 等。免费版一般包含基础功能，适合个人用户或小型团队。如果有更多高级功能需求，可以选择收费版本或探索其他软件。

4. 项目管理软件真的能提升工作效率吗？

答案：是的，项目管理软件通过将任务、沟通和资源集中到一个平台，减少了沟通时间和信息丢失。很多用户反馈，通过可视化进度、自动化提醒、集中存储文件等功能，团队的工作效率有显著提升，特别是在任务分配和进度跟踪方面。

5. 如何评估项目管理软件是否适合自己的团队？

答案：可以从试用开始，观察软件的易用性、功能完整性和协作效果是否满足团队需求。同时关注软件的客户支持、集成功能和性价比。在试用期间，尝试团队内的实际项目，看看团队成员的接受度和操作体验。