能使用工具（如 Excel、Confluence）管理需求池

使用 Excel 和 Confluence 来管理需求池是一个非常经典且高效的组合。它们分别擅长不同的领域，结合起来可以覆盖需求管理的全生命周期。

下面我将为您详细介绍如何结合使用这两款工具来管理需求池的最佳实践。

核心思想：分工明确

• Excel：作为“需求仓库”或“待办清单”

• 优点：灵活、易于排序、筛选、计算和可视化（图表）。非常适合进行批量操作、优先级排序和初步分析。

• 角色：是需求原始记录的集合地，是动态管理的核心。

• Confluence：作为“需求档案库”和“协作中心”

• 优点：强大的富文本编辑、页面链接、权限管理、评论和 @功能。非常适合记录详细的背景信息、讨论过程和最终决策。

• 角色：是每个需求的详细档案和决策依据的存放地，是静态知识的核心。

最佳实践详解

第一部分：使用 Excel 作为需求池核心

Excel 工作表是您需求池的操作界面。它应该包含所有需求的“元数据”，让您能快速把握全局。

1. 设计清晰的字段（列）

这是最关键的一步。一个优秀的需求池模板应包含以下字段：

2. Excel 的管理实践

• 使用表格功能：将数据区域转换为 Excel 表格（快捷键 Ctrl + T）。好处：自动扩展、自带筛选、结构化引用。

• 数据验证：对“状态”、“优先级”等字段使用数据验证，创建下拉列表，保证数据一致性。

• 条件格式：

• 将“状态”为已拒绝的行标记为灰色。

• 将“优先级”为Must-have的行标记为红色。

• 将“紧急程度”为高的单元格字体加粗。

• 冻结窗格：冻结首行和前几列，在滚动时始终能看到标题和关键信息。

• 创建多个视图：使用筛选和切片器快速创建不同视图，如：

• 待评审视图：筛选 状态 = 待评审
  

• 高优先级视图：筛选 优先级 = Must-have
  

• 下一迭代视图：筛选 目标版本 = V2.1
  

第二部分：使用 Confluence 作为需求详情的唯一真相源

每个在 Excel 中记录的需求，都应在 Confluence 中有一个对应的、更详细的页面。

1. 创建统一的需求页面模板

在 Confluence 中创建一个“需求模板”页面，确保所有需求页面的结构一致。模板应包含：

• 需求基本信息：自动从 Excel 同步（或手动填写）的字段，如需求 ID、提出人等。

• 背景与问题：为什么要做这个需求？它解决了用户的什么痛点？当前的市场或业务背景是什么？

• 用户故事：作为<角色>，我想要<活动>，以便于<商业价值>。

• 功能描述/验收标准：详细描述功能应如何工作。强烈推荐使用 Given-When-Then 格式：

• Given [某个上下文]

• When [执行了某个操作]

• Then [预期会出现某个结果]

• 设计稿/原型链接：嵌入 Figma、Axure 等设计稿或截图。

• 非功能性需求：如性能、安全性、兼容性要求。

• 相关文档与链接：链接到市场分析、竞品分析、技术文档等。

• 讨论区：利用 Confluence 的评论功能，让所有相关方在此讨论，记录不同意见和最终决策。

2. 建立信息架构

• 创建一个名为“产品需求池”或“产品待办列表”的 Confluence 空间。

• 使用页面树（Page Tree）结构来组织，例如按产品模块或年度季度分类。

第三部分：Excel 与 Confluence 的协同工作流

这是将两个工具粘合起来的核心流程。

1. 需求提出与录入

• 渠道：通过工单系统、会议、邮件等渠道收集需求。

• 第一步（Confluence）：产品经理或负责人为每一个新需求在 Confluence 中创建一个页面，使用模板填写详细信息。

• 第二步（Excel）：在 Excel 需求池中新增一行，填写核心元数据，并最重要的一步：将 Confluence 页面的链接复制到“Confluence 链接”列。

2. 需求评审与澄清

• 评审会前，所有人通过 Excel 快速浏览需求列表。

• 需要了解细节时，直接点击链接进入 Confluence 页面查看全文、背景和讨论记录。

• 在 Confluence 页面评论区进行讨论，@相关人员。

3. 需求优先级排序与排期

• 产品负责人在 Excel 中操作，利用排序和筛选功能，根据业务价值、优先级、紧急程度、估算工作量等字段，动态调整需求的顺序。

• 确定要纳入版本的需求后，在 Excel 中更新其“状态”和“目标版本”。

4. 状态同步与沟通

• 状态更新：当需求进入开发、测试等阶段时，负责人（通常是 PO 或项目经理）及时在 Excel 中更新“状态”字段。

• 透明化：将这张 Excel 表格设置为共享（如放在 SharePoint 或公司内网共享目录），或定期导出为 PDF 分发，确保所有干系人都能看到最新状态。

总结：优势与注意事项

优势：

• 低成本、高灵活度：相比专业的需求管理工具，Excel 和 Confluence 成本低，且定制性强。

• 职责分离：Excel 管“是什么和在哪”，Confluence 管“为什么和怎么做”。

• 强大的协作与记录能力：Confluence 确保了决策过程的透明和可追溯。

• 直观易懂：大部分人都熟悉这两款工具，学习成本低。

注意事项：

• 手动同步：最大的挑战是 Excel 和 Confluence 之间的信息需要手动同步。需要建立团队纪律。

• 版本控制：确保大家访问的是同一份最新的 Excel 文件，避免版本混乱。

• 权限管理：Confluence 可以精细控制页面权限，Excel 的共享权限也需要妥善设置。

• ** scalability（可扩展性）**：当需求数量巨大（如数千条）或团队规模很大时，这种手动方式会变得笨重。此时应考虑迁移至专业的 ALM 工具（如 Jira + Confluence）。

通过遵循以上最佳实践，您可以利用 Excel 和 Confluence 构建一个强大、透明、高效的需求管理体系，为产品的成功奠定坚实的基础。