大公司难解“违规报销”题，是管理方式出现问题了吗？

即使是成熟的大公司内部，违规报销问题依然无法解决。

2024 年，大厂反腐的消息在网上广为传播，以字节、网易为首的互联网大厂率先对违法违纪案件进行通报。

一个细节是，除了收受贿赂、商业泄密等不当行为外，虚假材料违规报销、违规打车也成为企业员工“违规”重灾区。

比如，在字节，有员工将虚增的发票金额和私人消费以业务招待费用名义进行报销，侵占公司资产数万元，有员工上下班通勤违规使用企业账户打车，同时将团建费用以“拜访客户”等差旅费名义进行报销，违规使用公司资产数万元......

有从业人员向「ToB 行业头条」表示，违规报销行为并非大厂专属，几乎是大部分企业都会面临的痛。尤其是在降本增效的当下，企业都在精细把控每一笔钱流向，这种现象的频繁出现，无疑是企业心头难拔的刺。

当然，除了上述违规报销外，繁琐的报销流程、低效的财务审核手段等等，由于缺乏有效的企业消费管理手段，经常给企业造成各种不必要的合规成本、效率成本、管理成本等多方面的损失。

由此也引发了许多企业管理者的灵魂发问，企业消费管理的最优解是什么？如何确保员工消费行为的合规透明？企业成本怎样有效管控？如何提升企业的运营效率和管理水平，给员工创造良好的消费体验？是否有一套完整的解决方案去涵盖企业消费管理“降本、增效、合规、体验”的现实诉求......

01

要合规，又不止于合规

“集体反思”也意味着，越来越多的企业意识到，良好的企业消费管理是企业持续发展的基石。

但单单做到合规这一点，就不容易。

在很多企业内部，招待宴请几乎是业务人员维系和发展客户的基本手段，如果伴随着出差，还会衍生出机酒、用餐、用车等众多消费场景，但对企业而言，由于中间报销环节不透明，导致消费成本在不少企业内部呈现近乎失控的态势。

而这一症结，归根结底是管理上的问题。传统观念下，企业消费管理主要是帮助企业管理货币流程，为员工买单，过去很多企业不管是自建报销系统还是外采费控系统，主要是从“事前费用垫付+事后贴票报销”的财务视角去做消费支出管理。

由于企业的消费供给端较为单一，因此部分企业需采用多领域、多供应链以及多平台去满足员工的多样化需求，同时，一般企业报销周期设置会以月、季度甚至年为单位，这种情况下财务人员很难追溯每个员工每笔单据产生的真实性。

而真正的合规管理实际上需要企业对员工每个消费行为发生的过程足够清晰，在消费前制定费用支出规则并同步到线上的报销体系中。

财务视角下的管理方式恰恰缺失“事中消费环节透明”这一环。

当然，无法合规管控造成成本损耗只是弊病之一，更多的副作用是财务工作效率低、员工体验差等。

由于消费领域场景复杂，每个供应链、服务体系、交易平台都不尽相同，报销单据多，财务审核工作量大；报销流程复杂，业务人员需要提交各种凭证，费时费力；员工在企业消费侧的需求也正向多样化、品质化、弹性化发生转变，对企业的消费模式也提出了新的需求。

完整的企业消费管理流程，一定是能覆盖员工绝大多数消费场景（招待宴请、出行、酒店、员工福利等），并在员工消费时，无感知触发企业各项费用控制、财务合规标准，企业也能清楚每一个员工消费节点。

这样既能实现“事前管控-事中透明-事后报销（无需员工垫付）”全流程主动管控，又能兼顾员工满意度，真正实现降低成本、提高效率、合法合规、满足员工体验等多维合一。

那么，多维合一的企业消费管理诉求何解？

02

美团企业版

用“全景解决方案”破题

超过 1 万家企业已经在美团企业版上找到了企业消费管理的解法。

过去一年，美团企业版用“企业消费全景解决方案”破解了企业多年无法攻克的难题。

具体拆解来看，美团企业版全景解决方案可抽象出多个关键要素，涵盖场景层、管控层、平台层与服务层。

其中美团企业版的场景层，从供应链场景出发，覆盖员工衣食住行等消费场景的方方面面，帮助企业越来越好的管理各项费用。

消费场景是否完善关系着企业员工的多样化需求能否满足、消费成本（如飞机票、酒店住宿、餐厅价格等）是否可控。

以差旅场景为例，美团企业版基于场景化管控和专属化资源（“美团 C 端资源+航司酒店直连+协议资源托管+差旅优选好价”的优质供应链），助力不同类型企业建立专属供应链体系和健康的订单分布结构，实现成本持续优化。数据显示，该方案可平均为企业差旅降本 15%-30%。

招待用餐专享折扣、工作餐到店补贴、员工福利卡用以满足员工的个性化消费......在美团企业版所覆盖的从吃、住、行，到游、购、娱等品类近 200 个的消费场景里，企业均可以找到成本优化空间。

其次是管控层，这是一套“事前+事中+事后”的一站式全流程管控体系。

以招待宴请为例。在招待发生前，企业可以将美团企业版后台导入组织架构，自定义消费审批流程或通过消费品、消费时间、消费金额等维度对消费行为进行“事前”管控。

比如，美团企业版支持员工限制餐厅（例如按照品类商家、地址范围进行筛选)，支持员工根据权限、额度、考勤情况发放预算。

在招待过程中，支持通过限制外卖收餐地址、到点签到、用餐时间管控，确保消费发生的真实合理，同时免除员工消费垫资。

招待结束后，企业管理员后台自动生成员工消费报告，对员工消费情况一目了然，集中对公结算，让财务人员高效处理发票，基于企业入账规范，提供入账凭证，帮助企业便捷报账。

并且基于数据洞察，为企业管理者提供节省分析、提效分析等维度的数据报告，为企业决策优化提供依据。

由此可见，这样的管控体系既解决了合法合规问题，又提高了管理效率、优化了成本空间、增强了员工体验，真正实现了一举多得。

在传统消费管理模式下，企业内部各个消费场景的数据信息往往是孤立的。财务、预算、业务等部门之间缺乏信息共享和协同工作，导致整体运营效率低下。

同时，由于信息不对称，管理层难以全面掌握企业的消费情况，无法做出科学合理的决策。此外，数据孤岛还可能导致企业在税务申报、财务分析等方面出现错误和遗漏，给企业带来不必要的风险。

美团企业版平台层解决方案，实现企业各部门、消费场景的数据互通，打破数据孤岛、构建一体化管理体系，企业可以实现信息共享和协同工作。

同时，美团企业版还通过服务层系统，如数据安全、食品安全和客服系统，为企业提供了全天候的订单保障和支持，确保企业运作的连续性和安全性。

美团企业版“全景解决方案”

在「ToB 行业头条」看来，解决一个场景问题的某一个环节，比如单一酒店场景的合规报销，和用一站式、全场景的整合方案去解决企业在消费管理领域的所有问题完全不在一个层级。

美团企业版通过横向（指吃、住、行、游、购、娱等品类当中可以抽象出接近 200 个消费场景）+纵向（指由于整个交易流程都是自建的，需要把整个管控规则渗透到交易当中的所有环节）的一体化方式，将过去管理体系的单一和供应链体系分散的问题一并解决，真正将“企业希望用一个系统全部搞定消费支出管理的愿望”变为现实。

03

为什么是美团企业版？

问题是慢慢浮出水面的，它一直在被发现和解决。

事实上，从过去传统的手贴票到电子票、凭票报销到企业支付无需报销、企业自签少数供应链到软件服务商聚合多供应链，企业消费管理领域的解决方式一直在进化。

但此前，却从未跑出一个能够高效率解决企业消费场景全部痛点的产品，核心原因之一在于供应链体系的搭建。

最近几年，越来越多的企业消费领域玩家开始向供应链领域拓展，一类是以携程、滴滴为主的垂类场景企业；一类是以合思、分贝通为主的费控报销类企业。

尽管大家都在纵深探索，但也存在明显的局限，比如前者覆盖的消费品类缺失，几乎很难完成餐饮供应链的整合。

而对于后者，必须与供应链平台对接，这导致其对供应链的管控能力并不强。

要知道，管理海量的供应链资源，并非单纯的接入供应链进行价格对比，还应包括不同资源的整合服务、信息的快速匹配和高效的结算体系。

其中，信息的匹配涉及确保供应链各环节之间的信息共享和同步，包括需求预测、库存状态、生产计划等信息的实时更新和匹配。这有助于减少信息不对称，提高供应链的透明度和响应速度。

比如，有数据报告显示，企业下沉市场即往三四线及以下城市占比有所提升，从 2022 年的 19.9%上升至 2023 年的 24.7%，尤其是国有企业和大型企业下沉现象更为明显。很多费控软件服务公司往往无法根据信息匹配供需关系，而错过在下沉市场的提前布局。

而美团依靠过去 C 端积累的海量资源和供应链管理能力，其供应链管控场域早已渗透至下沉市场，在三四五线城市酒店、餐厅、出行均有覆盖。

另一个是基于海量数据的客户洞察能力，消费场景最大的价值是数据，包括客户行为分析与客户喜好分析。B 端的客户消费受制于去哪里、去多久、差旅标准、职级等特定因素，如何通过数据分析在供应链中实现最好的匹配，并推动供应链生态的伙伴实现变革，这需要基于特定场景的客户数据洞察能力。

你能想象美发、洗衣是一种企业消费需求吗？你能想象企业员工请客户在寺庙喝咖啡吗？你知道“酒店+骑行”的联动，让原本“方便定在地铁附近的酒店”范围向外扩散了多少公里，为企业节省了多少钱吗......这些基于新需求、新场景、新成本优化的解决方案，均来自于美团在 B 端消费需求的数据洞察。

不难看出，基于这些优势，美团企业版不仅能够赋予企业构建自有供应链价格体系的能力，帮助企业不断优化价格体系和优化消费结构，还同时满足了企业消费场景的全域覆盖、提升了员工的使用体验和效率。

从这一层面讲，美团企业版通过一站式、全场景解决方案补全了企业消费数字化领域的完整拼图。

04

写在最后

2024 年，企业消费管理赛道仍然存在难题，遇到了太多的“如何破”。

企业消费管理是否还有创新和优化空间？如何破？

差旅场景中成本优化出现了哪些的新趋势？如何破？

招待用餐场景中合规监管的新动态？如何破？

福利场景是否更多元？如何破？

......

为了解决这些问题，美团企业版将于 12 月 11 日在上海举办以“SIMPLE 激活企业内生产力”为主题的 2024 第二届企业消费管理大会。

会上，人大商学院 x 美团研究院 x 美团企业版将联合发布《企业消费管理白皮书》，白皮书受到众多专家学者及企业管理者的推荐。白皮书将推出企业增长新引擎-SIMPLE 模型，提出行动指引，为千行百业重塑企业消费管理的实践提供新的方向和智力支持。